4 - A planilha para o escritório contábil

A planilha é o documento de trabalho da análise — e é também o formulário: o escritório preenche as colunas de resposta no próprio arquivo e devolve, e o sistema lê de volta. Não há retrabalho de digitação.

1. Gerar

Com a análise concluída, clique em "Gerar relatório para o escritório contábil" e escolha onde salvar. O arquivo é um .xlsx com várias abas.

O botão "Exportar a triagem" gera o mesmo arquivo. A diferença é de intenção: um é "vou mandar para o contador", o outro é "quero conferir internamente".

2. O que tem em cada aba

Aba	Para que serve	Quem lê
Resumo	Emitente, janela, faturamento, distribuição dos grupos, fonte usada com vigência e ato normativo, e quantos pareceres foram reaproveitados	Todos
Confirmar escritorio	O formulário. Uma linha por NCM, com as colunas verdes para preenchimento	Escritório contábil
Triagem completa	Todos os NCMs com todos os números, sem recorte	Fiscal da empresa
Enquadramentos	Cada enquadramento previsto por NCM: anexo, artigo, CST, cClassTrib, reduções, tipo de alíquota e a descrição do item beneficiado	Escritório
Sem previsao	Os NCMs sem previsão de benefício, ordenados por faturamento	Fiscal da empresa
Produtos por NCM	Quais produtos, com nome e valor, estão dentro de cada NCM	Escritório — é o que sustenta o julgamento nos NCMs com mais de um produto
Avisos	Os mesmos avisos da tela	Fiscal da empresa
Parametrizacao proposta	A parametrização proposta por NCM × operação tributada × grupo tributário, com a coluna "Quem resolve"	Escritório e fiscal
Listas	Apoio das listas suspensas. Não mexer	Ninguém — é técnica

3. A aba "Confirmar escritorio"

É a única aba que o escritório precisa preencher. O cabeçalho da própria aba já traz as instruções, e o capítulo Guia para o escritório contábil deste manual explica coluna por coluna — é a página que você pode enviar junto com o arquivo.

As colunas de contexto vêm preenchidas (NCM, vendas na janela, vendas a ente governamental, produtos vendidos, exemplo de produto, o item que o anexo beneficia segundo a fonte, anexo e cClassTrib apontados, situação apurada, conferência na base oficial da RFB e a resposta já registrada em análise anterior).

A coluna "Item que o anexo beneficia (fonte)" fica ao lado de "Exemplo de produto vendido", e não por acaso: a comparação entre essas duas células é a decisão que se pede ao escritório. Antes ele precisava abrir o texto do anexo por fora para fazer essa conferência.

As cinco colunas verdes são a resposta:

Coluna verde	Como preencher
Enquadra	Lista suspensa: SIM, NAO ou PARCIAL
Anexo confirmado	Lista suspensa. Escolher mesmo quando igual ao apontado
cClassTrib confirmado	Lista suspensa. Escolher mesmo quando igual ao apontado
Item beneficiado pelo anexo	Texto livre — a descrição do item conforme a lei. É o que sustenta a decisão numa fiscalização
Observação do escritório	Texto livre. Obrigatório na prática quando a resposta for PARCIAL

As três primeiras são lista fechada: valor fora da lista é recusado pela própria planilha. É de propósito — a leitura de volta não adivinha, e um "sim" digitado como "S" ou "ok" seria uma resposta perdida.

Os NCMs pendentes vêm primeiro, e depois os demais por faturamento. Quem abre o arquivo encontra o que precisa de decisão nas primeiras linhas.

4. A aba "Parametrizacao proposta"

Esta aba resolve uma inversão que o fluxo tinha: antes, a parametrização só aparecia depois do SIM, então qualquer discordância sobre cClassTrib ou operação exigia uma segunda rodada. Agora a proposta vai junto com a pergunta, e uma ida e volta resolve enquadramento e parametrização.

Uma linha por NCM × operação tributada × grupo tributário — que é a granularidade real da regra no sistema. A coluna que faz a diferença é "Quem resolve":

"Quem resolve"	Significa
Escritório	Impedimento de decisão fiscal — é pergunta para o contador
Empresa	Impedimento de cadastro: produto sem grupo tributário, NCM ausente. Não é pergunta para o contador, é tarefa interna
Suporte	Limitação do próprio cálculo (tipo de alíquota que o sistema ainda não implementa)

Antes dessa coluna, o contador recebia pergunta que não era dele. Separar os três casos é o que faz a planilha voltar respondida em vez de voltar com "isso aí é com vocês".

As colunas Cód. operação e Cód. grupo ficam visíveis de propósito: são a chave de reconciliação da volta. Se forem apagadas, a linha é reportada e ignorada — nunca adivinhada.

5. Enviar por e-mail, direto da tela

O botão "Enviar ao escritório por e-mail..." faz a volta inteira sem passar pelo Explorer: gera a planilha, gera o relatório em PDF e manda os dois anexos ao escritório, com um corpo de mensagem que já explica a demanda.

O que acontece quando você clica:

1. A tela pergunta para quem enviar, já preenchido com os endereços do escritório cadastrados no envio de dados ao contador (o principal e os adicionais). Pode editar, e vários endereços vão separados por ponto e vírgula
2. Os dois anexos são gerados
3. Aparece uma confirmação com destinatário, emitente, período, os anexos com o tamanho de cada um, e o aviso de que a planilha contém faturamento por NCM
4. Só depois do seu Sim o e-mail sai

A confirmação não é formalidade. O anexo sai do sistema e chega a um terceiro com o faturamento da empresa por NCM dentro. Confira o endereço antes de confirmar.

Conta de envio: é a mesma configurada para "arquivos do contador" na configuração de e-mail — não há conta nova para configurar. Se não houver conta específica, o sistema usa a configuração de e-mail do emitente.

Toda tentativa, com sucesso ou com erro, fica registrada no histórico de e-mails enviados, com data, destinatário e conta usada. O número da análise vai no assunto da mensagem.

Situação	O que a tela faz
Não há e-mail do escritório cadastrado	Abre o campo vazio avisando disso. Você digita na hora — e vale cadastrar depois em Dados do Contador para as próximas vezes
O PDF não pôde ser gerado	Envia a planilha do mesmo jeito e diz na confirmação que o PDF ficou de fora. A planilha é o que precisa chegar — mandar só ela é melhor que não mandar nada
Anexos somam 20 MB ou mais	Não envia. Avisa e orienta a gerar os arquivos pelos botões e enviar por link ou pasta compartilhada. É o limite prático dos provedores de e-mail do destinatário
Falha no envio	Mostra o erro do servidor e lembra que a planilha pode ser gerada e enviada manualmente. Nada da análise é perdido

Junto com a planilha, vale enviar ao contador o capítulo Guia para o escritório contábil deste manual — ele explica coluna por coluna o que se espera da resposta. O corpo do e-mail já traz o essencial, mas o guia é o material de referência.

6. Importar a resposta

Quando o arquivo voltar: rode a análise (ou mantenha a que está na tela) e clique em "Importar resposta do escritório". Selecione o arquivo devolvido.

A leitura é feita pelo texto do cabeçalho, não pela posição da coluna. Isso significa que planilhas geradas por versões anteriores continuam sendo lidas, e que uma coluna a mais no meio não quebra a importação.

Ao final, a tela informa:

• Quantos NCMs tiveram resposta aplicada
• Quantos ficaram sem resposta
• Quantos foram ignorados por não estarem nesta análise
• Quantos confirmaram e quantos recusaram o enquadramento
• Quantos pareceres foram memorizados para as próximas análises

7. Situações que a importação avisa

Situação	O que a tela faz
Análise não executada	Pede para analisar antes. As respostas são aplicadas sobre os NCMs da análise atual, casando por NCM
Nenhuma linha preenchida	Avisa e não altera nada. Costuma ser o escritório ter devolvido o arquivo errado ou não ter preenchido as colunas verdes
Planilha de outra análise	Mostra as duas chaves e pergunta se aplica mesmo assim. Acontece quando a análise foi refeita depois de enviar o arquivo. É decisão sua, não do sistema — as respostas ainda podem ser aplicadas, casando por NCM
NCM respondido que não está na análise	Conta e reporta. Não inventa linha
Falha ao memorizar o parecer	As respostas continuam válidas nesta análise; entra um aviso dizendo que não foram guardadas para as próximas

8. O que a resposta muda

• A coluna Escritório da Triagem passa a mostrar a resposta
• O Resumo é recalculado
• A aba Sugestão de tributação passa a ter as regras de benefício — só dos NCMs com SIM
• O parecer é memorizado por NCM, e a próxima análise já nasce com ele aplicado

PARCIAL não gera regra, por decisão de projeto. A regra tributária vale para o NCM inteiro, então aplicá-la alcançaria também os produtos que o escritório disse que não se enquadram. A saída correta é reclassificar aqueles produtos em um NCM próprio — a aba Sugestão explica isso na tela em vez de gerar algo errado.

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Próximo capítulo: Confirmar enquadramento sem planilha.