Análises Recomendadas: Departamento financeiro e outros departamentos

Introdução

Para uma boa saúde do setor financeiro é recomendado que você analise com atenção os pontos ou temas que deseja controlar na empresa, realizando um levantamento do que você considera importante e o que não considera importante.

Através desse documento, pretendemos levantar os pontos positivos e negativos em cenários do dia a dia, de forma a ajudá-lo a se preparar para quando pretender realizar um controle financeiro, e mostrar o nível de detalhamento que você pode chegar.

Cada empresa tem seus métodos de controle financeiro, e o sistema de gestão da tryideas permite algumas facilidades a quem quer um controle mais simples, como não realizando um controle diário do caixa, onde o sistema pode fazer a abertura e o fechamento de forma automática, não precisando que o operador se preocupe com isso.

Já para as empresas que almejam por um controle mais detalhado, o sistema pode ser configurado para o controle do caixa, demandando que o operador abra seu caixa, realize os lançamentos e posteriormente o feche. Permite também um controle mais seguro deste processo, não permitindo que o operador feche o caixa com divergências.

Normalmente as empresas querem e buscam informações da forma mais detalhada possível, conseguindo assim ter um melhor proveito ao extrair informações através de relatórios e painel de métricas (Dashboards). Porém devemos nos lembrar que quanto mais detalhada for a informação que queremos, mais trabalhoso serão os processos rotineiros. Podemos aqui fazer uma analogia com o preparo de uma comida, onde quanto mais ingredientes você coloca, mais tempo de preparo é necessário, mas consequentemente melhor e mais acentuado fica o sabor no final :)

Recomendamos que você faça um levantamento dos pontos principais que gostaria de estar utilizando inicialmente e depois ir aumentando os controles e detalhes conforme se sentir confiável ou identificar a necessidade de um controle maior.

Alguns dos pontos principais que o Sistema disponibiliza para controles financeiros são:

Controle de Caixa
Controle de Múltiplos Caixas
Controle de Contas Bancárias
Controle de Dividendos
Agrupamento de faturas p/ acordo financeiro
Controle de Pagamentos e Recebimentos
Controle de Cheques Emitidos
Controle de Cheques de Terceiros
Controle de Recebimentos por Cartões de Crédito/Débito
Controle de Administradoras de Cartões
Controle de Adiantamentos (Funcionários/Cartões/ Clientes /Fornecedores)
Controle de Comissões de Vendedores
Controle de Receitas/Despesas
Controle de Centro de Custos

Cenários de Controle

Tendo isso em mente foi montado alguns cenários comuns que as empresas utilizam e o sistema pode ajuda-los a controlar.

Lembrando que não existe um cenário CERTO e um Cenário ERRADO pois existem pessoas que seu método operacional é diferente, existe uma rotina diferente. O que é possível dizer que existe é empresas que tem mais informação e empresas que tem menos informação, mas não quer dizer que a empresa que possui mais informação é melhor que a empresa que possui menos informações mas sim o que cada empresa consegue fazer com as informações que possuem.

É difícil separar um departamento de forma isolada pois ele é diretamente afetado por outros departamentos dentro de uma empresa, pois

1º Caso - Não exercerá o controle de caixa

Nesse caso deve estar ciente que pode haver conflitos ao gerar relatórios e verificar informações no sistema, pois é comum durante os processos de rotina acabar não dando devida atenção a um processo comum, por algum tipo de distração e acabar realizando um processo equivocado sendo ele o cancelamento de uma liquidação , e o caixa é basicamente o controle principal do departamento financeiro. Ao realizar um fechamento de caixa é possível verificar se quase todos os processo do dia foram realizados corretamente.
Deve estar pensando, "não seria possível lançar um ajuste?" Sim é possível injetar ou remover valores no borderô de forma a corrigir as informações existentes no sistema, mas entenda que você não esta corrigindo o problema, pois existe diversas coisas que podem ter causado essa divergência no caixa como por exemplo, caso haja divergência no fechamento do caixa significa que alguma movimentação foi esquecida ou foi feita de forma equivocada. Permitindo assim causar divergências nas faturas onde ao esquecer de realizar a liquidação da fatura ela ficará pendente, fazendo com que ao cliente chegar na loja para comprar novamente pode ser acusado de não ter pago por uma fatura, que devia estar liquidado, gerando assim confusões. outro possível caso seria de que você usa como base o estoque do sistema, mas esqueceu de fazer uma venda a vista, causando assim uma divergência no estoque e no caixa do sistema. faltou liquidar uma fatura seja ela a pagar ou receber, não realizou uma venda a vista ou a prazo causando uma divergência no estoque, retiradas de dinheiro sem lançamento no sistema, e por ai vai.

Caso o seu controle é físico, onde as informações são controladas pelo que existe na empresa física e não no sistema e esta utilizando ele apenas para ter algumas bases de informação, Basta então ter atenção em algumas considerações que influenciará nos documentos impressos.

É importante dar atenção na hora do faturamento se será realizado a geração de boletos ou crediário no sistema, pois é a condição que dirá o prazo de vencimento do boleto/duplicata e se será parcelado.
- Caso contrario por recomendações indicamos a usar a condição A VISTA e a forma de pagamento DINHEIRO, dessa forma aparecerá a tela de liquidação ao finalizar a emissão do documento, bastando selecionar a forma de pagamento dinheiro e liquidando a fatura. Permitindo assim uma facilidade de controle das faturas das vendas em crediários/boleto
- Nesse método é possível utilizar abertura e fechamento de caixas automáticos, onde não haverá um controle se no final do dia os valores não conferem com o real acontecido.
- Permitindo nesse cenário fazer ajustes no sistema tanto no controle de estoque como na parte financeira quando bem se sentir confortável a ajusta-lo ao cenário real da empresa.

2º Caso - O operador que Exercerá o controle de caixa também emitirá a venda

Nesse caso existe dois possíveis sub-cenários onde deve analisar se são diversos colaboradores que utilizam o mesmo operador, de forma a realizarem as emissões de documentos e os processos de recebimentos de dinheiro/troco no caixa.
- Quando a analise acima se enquadra na sua empresa ela pode se tornar uma condição um pouco complicada, caso sua ideia operacional seja de usar as informações do Borderô do caixa como uma mera base do que realizou no dia, e não ser um problema as informações estiverem divergentes, nesse caso você se enquadra em um cenário que não realiza controles se enquadrando no primeiro caso.
  Se o seu método operacional for semelhante ao acima mas consegue fazer funcionar com diversas pessoas operando em cima do mesmo caixa, sem problema pode usar o método.
  - Tendo analise descrita acima em mente e ainda deseja trabalhar com apenas um operador onde existem varias pessoas utilizando-o, sem problemas. vejo duas possíveis soluções simples, uma solução possível seria, caso não há uma mudança frequente de pessoas utilizando o sistema, é possível fazer uma verificação do caixa no momento da mudança do operador pois o sistema permite a impressão do caixa naquele momento, caso isso seja inconveniente ou um processo frequente, fica trabalhoso demais ou difícil de distinguir onde ou quem causou a divergência no caixa, pois é muito comum as pessoas deixarem para realizar os lançamentos mais tarde e acabam esquecendo, não tem problema em realizar os lançamentos em momento de maior tranquilidade, mas é ideal que registre um lembrete do que foi feito, pois é possível chegar ao fim do dia com um problema que dependendo das movimentações que aconteceram no dia. Podendo ser um processo trabalhoso revisar tudo novamente. Caso isso se torne um problema deve verificar se deseja ainda controlar o caixa, caso a resposta seja positiva, então é recomendado migrar para o terceiro caso onde apenas um operador trabalha com o caixa, caso contrario migrar para o primeiro caso.
- Quando a analise não é igual a citada acima, onde existe apenas um operador que realiza ambos processos, é o cenário mais simples e fácil de organizar dependendo da quantidade de movimentação da empresa, pois como fica tudo centralizado em um responsável, normalmente o proprietário da empresa, ele normalmente não exercerá apenas essa função então é ideal verificar quais informações gostaria de estar controlando. Caso o operador não é o proprietário ou o cargo foi transferido para um colaborador, é possível criar alguns controles para verificação do caixa de forma a evitar o uso de má fé.

3º Caso - Operador de faturamento e caixa não é a mesma pessoa:

Dividindo serviços permite estar realizando e atendendo uma quantia maior de pessoas e serviços, o mesmo é possível dentro do sistema, se na sua empresa existe a possibilidade de desmembrar operadores para cada departamento significa que podem se especializar naquele departamento e assim aplicando mais detalhes em suas atividades, dessa forma é possível se beneficiar de relatórios detalhados.
- Nesse cenário é possível cada operador ter o seu acesso e ainda caso deseja que um operador não tenha acesso a partes do sistema, é possível bloquear essas informações. Ideal nesse cenário é que as pessoas se comuniquem definindo a responsabilidade e processos de execução de cada membro e tenham dedicação com os processos que realizam de forma a atingirem os objetivos.
- Só será necessário fazer um levantamento de quais pontos desejam controlar

4º Caso - Múltiplos operadores de Faturamento/caixa - Controle Total:

Esse caso ele normalmente será complexo, dependendo de quantas funções os operadores devem exercer e quantos parâmetros deseja controlar, existem diversas possibilidade operacionais esse cenário ele é possível realizar também com apenas um operador mas como detalhado anteriormente onde tem mais processos tem mais serviço, o sistema permite criar diversos parâmetros para facilitar as operações do dia a dia de forma a agilizar esses processos, mas sempre é necessário analisar as ações realizadas e verificar se enquadrarão nos parâmetros criados, abaixo estaremos demonstrando alguns cenários que permite um controle detalhado:
- Cenário onde vários operadores realizam o faturamento e são operadores de caixas, nesse caso há duas principais opções:
  - Os operadores realizaram os controles de caixas em cima de um único caixa, bom imagina ao final do dia após um dia bastante movimentado, conseguirá encontrar os lançamentos indevidos? até é possível encontrar mas pode custar algumas horas de serviço. Caso não exercerá o processo de verificação, nesse caso solicite ao suporte que deseja controlar dessa forma.
  - Outro cenário é onde cada operador realiza também as operações de venda e o controle de caixa, semelhante a um mercado onde possui diversos caixas individuais e cada um opera apenas no seu caixa, sem influenciar diretamente o caixa de seus colegas. Esse cenário permite uma facilidade de controle e verificação de caixa ao realizar os fechamentos no final do dia.
- Cenário onde é separado os operadores de faturamento dos operadores de caixa
  - Nesse ambiente é possível deixar o departamento financeiro responsável pelo controle financeiro e conseguir deixa o departamento de faturamento responsável pelo controle de estoque e custos, permitindo assim um levantamento separado das informações e permitindo confronta-las para que o responsável pelas compras consiga ver o que é necessário comprar.
  - Caso o departamento de faturamento deseja saber como controlar o estoque existe uma documentação relacionada a Controle de Estoque.
  - No controle financeiro é possível realizar um controle de bloqueio ao departamento de faturamento com clientes que possuem dividas em atraso ou caso ele tenha um limite máximo permitido no crediário.
  - Caso consiga realizar um controle ideal nesses cenário possivelmente não precisará fazer correções no seu sistema de forma que ele normalmente estará espelhando a situação da empresa.
- Cenário onde existe uma especialização dentro de departamentos, isto é, a possibilidade de permitir que uma pessoa realize apenas uma parte do processo de forma especializada
  - digamos que no departamento financeiro exista 3 operadores que realizaram apenas operações de caixa, dessa forma permite que um operador cuide dos pagamentos, um operador cuide dos recebimentos e o ultimo operador realize a gestão do dinheiro, controle, verificação dos caixas e controle da conta bancaria (adiantamento de cartões, compensação de cheques,entre outros)
  - Nesse caso é necessário um controle de transferência de valores entre os operadores, onde eles devem enviar a quem deseja e o operador que recebe deve confirmar o recebimento de forma a permitir o recebimento do valor no caixa, permitindo assim realizar controles detalhados dos caixas de cada colaborador. Para controle de contas bancarias leia essa documentação