Análises Recomendadas - Controle de Estoque

Estoque é tão importante quanto os demais departamentos de uma empresa, para uma boa saúde organizacional ao realizar os devidos cuidados com o estoque permite que não desperdice matéria prima, consegue realizar um controle da quantidade que é necessário comprar e com qual frequência baseado nas vendas realizadas. Evitando assim realizar compras erradas onde o produto fica muito tempo preso no estoque correndo o risco até de vencer caso tenha um prazo de validade, ou ao contrario onde não sabe quanto será necessário comprar e acaba precisando realizar diversas compras dentro de um curto período tendo despesas com fretes impactando diretamente no custo do produto. Isso causa o aumento do preço de venda para obter o mesmo lucro que anteriormente, mas as vezes isso não é possível devido a alta concorrência das empresas fazendo com que tenha menos lucro que as outras empresas. Abaixo estará listado as principais ferramentas que o sistema fornece para auxiliar nesse controle.

• Importação de documento fiscal através de arquivo XML.
• KIT de mercadoria
• Controle de sabores de Pizza
• Controle de Lotes
• Montagem de produtos com controle de registros
• Montagem de produtos automatizado
• Inventário
• Ferramentas de ajuste de estoque
• Controle de estoque mínimo.
• Controle de Contas de estoque

Com isso tentarei descrever as ferramentas que o sistema disponibiliza de forma a auxiliar na gestão de estoque e custo da sua empresa. A gerencia de um estoque pode ser simples, ou complexa dependendo se a sua empresa simplesmente revende os produtos adquiridos, ou realiza modificações ou industrialização dos produtos adquiridos, ou seja, se acontece algum tipo modificação na matéria prima transformando-a em produto acabado. Tentarei demonstrar em ambos os cenários uma possibilidade de controle do estoque.

Cenários

Controlando Estoque

O Controle de estoque de forma básica existe muita simplicidade e pode ir aumentando o grau de complexidade conforme a necessidade que precisa ter de controle. A contabilidade normalmente exige no final de um período o Inventario dos produtos, porém poucas pessoas sabem que eles só precisam dos produtos que serão utilizados na comercialização. Produtos como uso e consumo, manutenção, limpeza, enfim todos os produtos que não serão comercializados não é obrigatório controlar o estoque desses produtos. facilitando assim serviços para a empresa na hora de verificação de inventario e para a contabilidade na hora de lançar as informações. Entenda que em momento algum estou dizendo que não deve controlar o estoque dos produtos que não serão revendidos, mas é importante que analise para qual necessidade irá fazê-la. Sendo possível no cadastro do produto marcar que não deseja controlar estoque desse produto.

Produtos que são apenas revendidos

Nesse cenário o importante é ter atenção ao importar as notas de compras de mercadorias, a atenção que me refiro é ao produtos adquiridos, como não existe uma regra de como um produto é deve ser descrito, muitas empresas usam as suas próprias nomenclatura e a primeira vez que esta comprando de um fornecedor provavelmente não estará vinculado o produto adquirido a um produto cadastrado no sistema. caso adquiriu um produto pela primeira vez, então possivelmente não estará cadastrado e será necessário cadastra-lo .
Caso o produto adquirido já esteja cadastrado basta apenas relaciona-lo, levando esse ponto em consideração já será um grande passo para o controle do seu estoque, pois evitará de ter diversos cadastros do mesmo produto espalhando o estoque dos produtos em cada cadastro, para melhor ilustração, imagine que sua empresa é um mercado e uma vez resolve adquirir "tomate"de um fornecedor e na próxima vez resolve compra "tomate" de outro fornecedor que na nota vem descrito como "tomate padrão" levando em consideração que é o mesmo produto será necessário ensinar o sistema que o nome "tomate padrão" é o mesmo que "tomate" então em vez de cadastrar um novo produto será necessário relaciona-lo. pois assim evitará ter que cadastrar um novo produto na balança caso a utilize, caso não utilize etiquetas de balança nos produtos é provável que procure o produto cadastrado no sistema e apenas informa a pesagem do produto, o mesmo problema acontecerá no momento de procurar o produto, terá diversos produtos cadastrados para a mesma finalidade.
Caso deseja aprender como detalhar mais esses processos temos um documentação de como realizar importação de notas, pode estar também solicitando ao suporte um esclarecimento.

Produtos que são industrializados

Nesse cenário existem alguns processos que acontecem a mais do que simplesmente comprar uma mercadoria e vendê-la, pois a mercadoria comprada passa por um processo de modificação, sendo necessário considerar a matéria prima e matérias de uso e consumo que serão utilizados para modificar esse produto, caso a combinação dos produtos seja apenas a união de 2 itens ou mais onde são oferecidos sem querer considerar um custo além do valor informado, é possível utilizar a ferramenta de KIT onde é possível agregar quantos produtos deseja a um único produto, e ao comercializa-lo o sistema irá reduzir do estoque dos respectivos produtos que compõe esse KIT sendo possível que detalhe os produtos que compõe o kit, normalmente ele é utilizado em lojas que fazem cestas ou conjuntos para vender um combo. Porém caso o a industrialização envolva produtos que não deseja que apareça na emissão do documento ou deseja ter um controle das produções que acontecerão. é recomendado utilizar a montagem de produtos sendo possível definir o preço de venda com base no custo dos produtos que o compõe na momento da montagem.

Múltiplos locais de armazenagem

Quando deseja aumentar a complexidade e possui diversos locais de armazenagem dos produtos, é possível realizar um controle detalhado em cada um desses estoques, e permitindo a transferência de um para o outro caso exista necessidade. Permitindo assim ter controle de relatórios detalhado e permitindo também caso deseja que os produtos que sofreram montagem sejam separados dos demais.

Controle de Lotes

Caso sua empresa precisa controlar validade dar mercadorias, e ter um controle onde os produtos que entraram no estoque por primeiro sejam os primeiros a serem vendidos utilizando o método FIFO (First In First Out) - (Primeiro que entra primeiro que sai) o sistema permite auxiliar nesse controle. para mais detalhes existe uma sessão especifica sobre esse assunto. Clique aqui

Controle de Estoque Mínimo

O sistema permite te auxiliar a ter um estoque mínimo caso deseja, avisando-o quando o estoque esta reduzido abaixo do estoque mínimo e é permitido também combina-lo com as sugestões de compras.

Inventário

As pessoas tem costume de temer esse camarada justamente porque todo inicio de ano a contabilidade vem pedi-lo, ai é sempre aquela confusão de revisar todo o estoque. gastando muitas vezes quase uma semana de trabalho. pensando de forma que foi um desperdício de tempo. Bom a melhor forma de resolver isso é manter o estoque sempre alinhado. se fizer uma verificação parcial do seu estoque durante o ano inteiro onde você realiza pequenos processos de verificação, evitando assim no inicio do ano ter que fazer todo o processo de uma vez. Agora se deseja nunca realizar essa verificação e manter o seu estoque correto, basicamente você precisa realizar todas as operações corretamente sem margem de erros. uma tarefa quase impossível. Pois todos estão sujeitos aos erros. O que podemos fazer é ajustar o sistema de forma a atender seu método operacional e assim evitar que erros aconteçam. Caso deseja realizar os Inventários pode seguir essas documentações conforme sua necessidade.