Cancelar x Inutilizar x Excluir x Encerrar
Para efetuar o Cancelamento é necessário que o documento tenha sido autorizado pela Receita Federal. O prazo para cancelamento varia conforme o tipo do documento e o estado. O cancelamento serve para dizer ao fisco que esse documento foi cancelado e não será mais usado. Ao cancelar terá que informar o motivo.
Como cancelar: NFe, NFCe, CTe, CTe OS, MDFe
A Inutilizacão serve para inutilizar uma nota que esta pendente (rejeitada). Caso não precise mais dessa nota, ou já é uma nota antiga, ou já tenha feito outra, essa numeração terá que ser inutilizada, não pode deixar ela pendente. Obs: nota denegada não pode ser inutilizada.
Como Inutilizar: NFe, NFCe, CTe, CTe OS
Excluir seria somente para notas de entrada, ou para MDFe pendente. Pois, a nota de entrada você poderá dar entrada nela novamente no sistema, e o MDFe poderá emitir outro. Uma nota de saída que já foi autorizada, ou cancelada, ou inutilizada, ou denegada, ou em contingencia(epec) não pode ser excluída.
O Encerramento é um evento fiscal vinculado ao MDF-e, que serve para marcar como finalizado o processo de transporte da mercadoria. É através desse evento fiscal que se identifica onde o transporte da mercadoria foi finalizado, (UF e município); Prazo: 720 horas (30 dias) depois de autorizado pela Sefaz (pode variar conforme o estado). Então ao finalizar o transporte deverá encerrar o MDFe.
Como Encerrar MDFe