Visão geral e conceito contábil
Este manual descreve o funcionamento do módulo de Adiantamento de Pedidos no sistema. Cada capítulo aborda uma área:
- Visão geral e conceito contábil (este capítulo) — fundamentos teóricos
- Configuração inicial — cadastros que devem ser feitos uma vez ao implantar
- Operação venda — fluxo dia-a-dia para pedidos com adto de cliente
- Operação compra — fluxo dia-a-dia para adto a fornecedor (via XML)
- Consulta de Adiantamentos — tela administrativa (Vincular NF, Desvincular, Devolver)
- Relatórios — DRE, Balancete, comportamento esperado
- Troubleshooting — erros comuns, casos especiais, glossário
O que é: Tratamento contábil correto para situações em que o cliente paga (ou a empresa paga ao fornecedor) antes da emissão da Nota Fiscal. O adiantamento é registrado como passivo (cliente) ou ativo (fornecedor), virando receita ou despesa apenas quando a NF é emitida.
O problema do recebimento antecipado
Quando um cliente paga um pedido antes da empresa emitir a Nota Fiscal correspondente, esse dinheiro não é receita ainda. Segundo o CPC 47 / IFRS 15 (Receita de Contrato com Cliente), a receita só pode ser reconhecida quando a obrigação de performance for cumprida — ou seja, quando a mercadoria/serviço é efetivamente entregue (representado pela NF).
Até a NF ser emitida, esse dinheiro recebido é uma obrigação da empresa para com o cliente — um passivo chamado "Adiantamento de Clientes".
Simetricamente, quando a empresa paga adiantado a um fornecedor (antes da NF de entrada chegar), esse dinheiro é um ativo ("Adiantamento a Fornecedores") até o produto/serviço ser entregue.
Lançamentos contábeis
Venda — cliente adianta
| Evento | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Recebimento do adiantamento | Banco/Caixa (Ativo) | Adiantamento de Clientes (Passivo) |
| Emissão da NF | Adiantamento de Clientes (Passivo) | Receita de Vendas |
| Devolução | Adiantamento de Clientes (Passivo) | Banco/Caixa (Ativo) |
Compra — empresa adianta ao fornecedor
| Evento | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Pagamento do adiantamento | Adiantamento a Fornecedores (Ativo) | Banco/Caixa (Ativo) |
| Recebimento da NF | Despesa / Estoque | Adiantamento a Fornecedores (Ativo) |
| Estorno | Banco/Caixa (Ativo) | Adiantamento a Fornecedores (Ativo) |
Impacto nos relatórios
| Estado da Fatura A (adto) | DRE | Balancete por RD/CC | Tela Antecipações |
|---|---|---|---|
| Aberta (pedido criado, ainda não pago) | — | — | — |
| Liquidada (cliente pagou) | — | + valor sob "Adto Clientes/Fornecedores" | + saldo de adto |
| Reconhecida (NF emitida) | + valor sob RD da NF (data da NF) | (já registrado quando liquidou) | saldo zerado |
| Devolvida | — | movimento de estorno | saldo zerado |
Regra-chave: o DRE só "vê" o adiantamento quando este é reconhecido pela emissão da NF. O Balancete por RD/Centro de Custo enxerga a movimentação financeira real (regime de caixa).
Estados da Fatura de Adiantamento
Ao longo de seu ciclo de vida, uma Fatura de Adiantamento (chamada internamente de "Fatura A") passa por estes estados:
| Status | Significado |
|---|---|
| ABERTO | Adto criado mas ainda não pago (saldo > 0) |
| LIQUIDADO | Cliente pagou (ou empresa pagou ao fornecedor), saldo = 0, mas a NF ainda não foi emitida |
| RECONHECIDO | NF emitida — o adto agora conta no DRE da data da NF |
| DEVOLVIDO | Adto foi estornado/devolvido — saldo zerado mas sem reconhecimento contábil |
Estes estados são visíveis na tela Consulta de Adiantamentos (capítulo dedicado).