Visão geral e conceito contábil
Este manual descreve o funcionamento do módulo de Adiantamento de Pedidos no sistema. Cada capítulo aborda uma área:
- Visão geral e conceito contábil (este capítulo) — fundamentos teóricos
- Configuração inicial — cadastros que devem ser feitos uma vez ao implantar
- Operação venda — fluxo dia-a-dia para pedidos com adto de cliente
- Operação compra — fluxo dia-a-dia para adto a fornecedor (via XML)
- Usar saldo de adiantamento na NF — coluna "Antecipada", quadro de antecipações e política de consumo
- Consulta de Adiantamentos — tela administrativa (saldo vivo, avulso, Vincular NF, Desvincular, Devolver, Posição)
- Relatórios — DRE, Balancete, comportamento esperado
- Troubleshooting — erros comuns, casos especiais, glossário
O que é: Tratamento contábil correto para situações em que o cliente paga (ou a empresa paga ao fornecedor) antes da emissão da Nota Fiscal. O adiantamento é registrado como passivo (cliente) ou ativo (fornecedor), virando receita ou despesa apenas quando a NF é emitida.
O problema do recebimento antecipado
Quando um cliente paga um pedido antes da empresa emitir a Nota Fiscal correspondente, esse dinheiro não é receita ainda. Segundo o CPC 47 / IFRS 15 (Receita de Contrato com Cliente), a receita só pode ser reconhecida quando a obrigação de performance for cumprida — ou seja, quando a mercadoria/serviço é efetivamente entregue (representado pela NF).
Até a NF ser emitida, esse dinheiro recebido é uma obrigação da empresa para com o cliente — um passivo chamado "Adiantamento de Clientes".
Simetricamente, quando a empresa paga adiantado a um fornecedor (antes da NF de entrada chegar), esse dinheiro é um ativo ("Adiantamento a Fornecedores") até o produto/serviço ser entregue.
Lançamentos contábeis
Venda — cliente adianta
| Evento | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Recebimento do adiantamento | Banco/Caixa (Ativo) | Adiantamento de Clientes (Passivo) |
| Emissão da NF | Adiantamento de Clientes (Passivo) | Receita de Vendas |
| Devolução | Adiantamento de Clientes (Passivo) | Banco/Caixa (Ativo) |
Compra — empresa adianta ao fornecedor
| Evento | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Pagamento do adiantamento | Adiantamento a Fornecedores (Ativo) | Banco/Caixa (Ativo) |
| Recebimento da NF | Despesa / Estoque | Adiantamento a Fornecedores (Ativo) |
| Estorno | Banco/Caixa (Ativo) | Adiantamento a Fornecedores (Ativo) |
Impacto nos relatórios
| Estado da Fatura A (adto) | DRE | Balancete por RD/CC | Tela Antecipações |
|---|---|---|---|
| Aberta (pedido criado, ainda não pago) | — | — | — |
| Liquidada (cliente pagou) | — | + valor sob "Adto Clientes/Fornecedores" | + saldo de adto |
| Reconhecida (NF emitida) | + valor sob RD da NF (data da NF) | (já registrado quando liquidou) | saldo zerado |
| Devolvida | — | movimento de estorno | saldo zerado |
Regra-chave: o DRE só "vê" o adiantamento quando este é reconhecido pela emissão da NF. O Balancete por RD/Centro de Custo enxerga a movimentação financeira real (regime de caixa).
Reconhecimento parcial e saldo vivo (modelo de eventos)
Um adiantamento não precisa ser reconhecido de uma vez só. Um mesmo adiantamento pode ser consumido aos poucos — por exemplo, um adto de R$ 10.000 pode reconhecer R$ 8.000 numa NF e deixar R$ 2.000 de crédito para usar depois (em outro pedido) ou para devolver.
Para suportar isso com precisão, cada movimento do adiantamento é registrado como um evento (reconhecimento por NF, devolução, uso em outro pedido). O crédito que ainda resta é o saldo vivo:
Saldo vivo = valor original do adiantamento − soma de tudo que já foi reconhecido/devolvido. É o quanto ainda está disponível como crédito.
- O valor original da Fatura de adto é imutável (é o "depósito" feito).
- Cada reconhecimento por NF lança um evento com o valor reconhecido e a data de competência da NF — então o DRE conta exatamente o que foi reconhecido, no mês certo.
- O saldo vivo é visível na tela Consulta de Adiantamentos (coluna "Saldo Vivo") e no Relatório de Posição de Antecipações.
Por que isso importa: antes, um adto de R$ 10.000 reconhecido por uma NF de R$ 8.000 lançaria R$ 10.000 de receita (errado). Com o modelo de eventos, lança exatamente os R$ 8.000 reconhecidos, e os R$ 2.000 continuam como crédito vivo.
Estados da Fatura de Adiantamento
Ao longo de seu ciclo de vida, uma Fatura de Adiantamento (chamada internamente de "Fatura A") passa por estes estados:
| Status | Significado |
|---|---|
| ABERTO | Adto criado mas ainda não pago (saldo > 0) |
| LIQUIDADO | Cliente pagou (ou empresa pagou ao fornecedor), saldo = 0, mas a NF ainda não foi emitida |
| PARCIAL | Parte do adto já foi reconhecida/consumida por NF, mas ainda há saldo vivo > 0 disponível como crédito |
| RECONHECIDO | Adto totalmente reconhecido por NF (saldo vivo = 0) — conta no DRE da data da NF |
| DEVOLVIDO | Adto foi estornado/devolvido (total ou parcialmente) — reduz o saldo vivo sem reconhecimento contábil |
Estes estados são visíveis na tela Consulta de Adiantamentos (capítulo dedicado).