Visão geral e conceito contábil Este manual descreve o funcionamento do módulo de Adiantamento de Pedidos no sistema. Cada capítulo aborda uma área: Visão geral e conceito contábil (este capítulo) — fundamentos teóricos Configuração inicial — cadastros que devem ser feitos uma vez ao implantar Operação venda — fluxo dia-a-dia para pedidos com adto de cliente Operação compra — fluxo dia-a-dia para adto a fornecedor (via XML) Usar saldo de adiantamento na NF — coluna "Antecipada", quadro de antecipações e política de consumo Consulta de Adiantamentos — tela administrativa (saldo vivo, avulso, Vincular NF, Desvincular, Devolver, Posição) Relatórios — DRE, Balancete, comportamento esperado Troubleshooting — erros comuns, casos especiais, glossário O que é: Tratamento contábil correto para situações em que o cliente paga (ou a empresa paga ao fornecedor) antes da emissão da Nota Fiscal. O adiantamento é registrado como passivo (cliente) ou ativo (fornecedor), virando receita ou despesa apenas quando a NF é emitida. O problema do recebimento antecipado Quando um cliente paga um pedido antes da empresa emitir a Nota Fiscal correspondente, esse dinheiro não é receita ainda. Segundo o CPC 47 / IFRS 15 (Receita de Contrato com Cliente), a receita só pode ser reconhecida quando a obrigação de performance for cumprida — ou seja, quando a mercadoria/serviço é efetivamente entregue (representado pela NF). Até a NF ser emitida, esse dinheiro recebido é uma obrigação da empresa para com o cliente — um passivo chamado "Adiantamento de Clientes". Simetricamente, quando a empresa paga adiantado a um fornecedor (antes da NF de entrada chegar), esse dinheiro é um ativo ("Adiantamento a Fornecedores") até o produto/serviço ser entregue. Lançamentos contábeis Venda — cliente adianta Evento Débito Crédito Recebimento do adiantamento Banco/Caixa (Ativo) Adiantamento de Clientes (Passivo) Emissão da NF Adiantamento de Clientes (Passivo) Receita de Vendas Devolução Adiantamento de Clientes (Passivo) Banco/Caixa (Ativo) Compra — empresa adianta ao fornecedor Evento Débito Crédito Pagamento do adiantamento Adiantamento a Fornecedores (Ativo) Banco/Caixa (Ativo) Recebimento da NF Despesa / Estoque Adiantamento a Fornecedores (Ativo) Estorno Banco/Caixa (Ativo) Adiantamento a Fornecedores (Ativo) Impacto nos relatórios Estado da Fatura A (adto) DRE Balancete por RD/CC Tela Antecipações Aberta (pedido criado, ainda não pago) — — — Liquidada (cliente pagou) — + valor sob "Adto Clientes/Fornecedores" + saldo de adto Reconhecida (NF emitida) + valor sob RD da NF (data da NF) (já registrado quando liquidou) saldo zerado Devolvida — movimento de estorno saldo zerado Regra-chave: o DRE só "vê" o adiantamento quando este é reconhecido pela emissão da NF. O Balancete por RD/Centro de Custo enxerga a movimentação financeira real (regime de caixa). Reconhecimento parcial e saldo vivo (modelo de eventos) Um adiantamento não precisa ser reconhecido de uma vez só. Um mesmo adiantamento pode ser consumido aos poucos — por exemplo, um adto de R$ 10.000 pode reconhecer R$ 8.000 numa NF e deixar R$ 2.000 de crédito para usar depois (em outro pedido) ou para devolver. Para suportar isso com precisão, cada movimento do adiantamento é registrado como um evento (reconhecimento por NF, devolução, uso em outro pedido). O crédito que ainda resta é o saldo vivo: Saldo vivo = valor original do adiantamento − soma de tudo que já foi reconhecido/devolvido. É o quanto ainda está disponível como crédito. O valor original da Fatura de adto é imutável (é o "depósito" feito). Cada reconhecimento por NF lança um evento com o valor reconhecido e a data de competência da NF — então o DRE conta exatamente o que foi reconhecido, no mês certo. O saldo vivo é visível na tela Consulta de Adiantamentos (coluna "Saldo Vivo") e no Relatório de Posição de Antecipações. Por que isso importa: antes, um adto de R$ 10.000 reconhecido por uma NF de R$ 8.000 lançaria R$ 10.000 de receita (errado). Com o modelo de eventos, lança exatamente os R$ 8.000 reconhecidos, e os R$ 2.000 continuam como crédito vivo. Estados da Fatura de Adiantamento Ao longo de seu ciclo de vida, uma Fatura de Adiantamento (chamada internamente de "Fatura A") passa por estes estados: Status Significado ABERTO Adto criado mas ainda não pago (saldo > 0) LIQUIDADO Cliente pagou (ou empresa pagou ao fornecedor), saldo = 0, mas a NF ainda não foi emitida PARCIAL Parte do adto já foi reconhecida/consumida por NF, mas ainda há saldo vivo > 0 disponível como crédito RECONHECIDO Adto totalmente reconhecido por NF (saldo vivo = 0) — conta no DRE da data da NF DEVOLVIDO Adto foi estornado/devolvido (total ou parcialmente) — reduz o saldo vivo sem reconhecimento contábil Estes estados são visíveis na tela Consulta de Adiantamentos (capítulo dedicado).