Configurar e-mail com cobrança automática para seu cliente

Você já sentiu a necessidade de avisar o seu cliente que a fatura dele já venceu? Está realizando essa tarefa manualmente e gastando muito tempo?

É possível automatizar este processo através do envio automático da Cobrança por e-mail.

Mas como funciona isso, exatamente?

Toda vez que uma parcela vencer, ou seja, uma conta a receber não seja quitada até a data do vencimento, o sistema irá enviar um aviso de cobrança automaticamente por e-mail ou SMS, para o cliente.

 

O sistema realiza o envio automático apenas UMA única vez.

Caso queira enviar novamente, poderá realizar esta opção manualmente, pela tela de Consulta de Recados.

 

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1° Passo - Ir até as configurações do sistema

Para que tudo funcione como esperado, são necessárias algumas configurações. Primeiro de tudo devemos ativar o envio da cobrança automática. Para isso, vá até o menu de Configurações e em seguida clique sobre Configurações Globais.

 

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2° Passo - Ativar o envio de cobrança automática

Feito isso, localize a aba Geral (em verde), e então procure pela opção Enviar Cobrança Automaticamente, marque este campo e posteriormente clique em Configurar Envio.

O botão de Configurar Envio só ficará ativo se habilitada a opção de Enviar Cobrança Automaticamente.

 

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3° Passo - Alterar mensagem e definir quando o sistema deve cessar o envio das cobranças em configurações adicionais

Ao clicar em Configurar Envio, será aberta uma tela semelhante a imagem acima onde é possível ver uma opção chamada Não Enviar Cobranças, após 10 dias do Vencimento da Parcela, basta definir a quantidade de dias e seguir para o próximo passo.

Mas como funciona na prática essa configuração dos dias?

Exemplo: João tem uma parcela vencida a 10 dias, a partir do próximo dia o sistema não irá mais notificar João sobre essa pendência.

Esta opção evita o envio de cobrança para parcelas que estão há muito tempo em aberto. Pode haver casos em que a empresa não realizava o controle de caixa, e esta opção evita o envio de cobranças indevidamente.

 

Logo abaixo é possível alterar a mensagem que será enviada ao cliente e também é possível estar realizando uma alteração no código HTML do layout de cobrança (em azul).

Você não precisa fazer qualquer tipo de alteração na Mensagem, a tryideas sistemas já disponibiliza um estilo padrão de e-mail. Recomendamos que a personalização da mensagem seja feita apenas por usuários avançados.

 

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4° Passo - Ativar o método de envio da cobrança para seu cliente

Atualmente o sistema dispõe de duas opções de envio da Cobrança: E-mail e SMS. Você poderá optar por alguma delas, ou ambas, se desejar.

O próximo passo, será definir quais clientes irão receber o aviso de cobrança, caso deixem alguma parcela vencer.

Para isso, iremos editar o cadastro do cliente desejado, e na aba 2 - Dados Opcionais (em verde), iremos marcar o método da cobrança desejado (em vermelho).

Pronto! Sempre que alguma parcela deste cliente vencer, ele será notificado pelo método selecionado acima.

 

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É possível definir um método de cobrança padrão para os novos cadastros. Desta forma, você não precisa marcar a opção desejada manualmente, sempre que realizar o cadastro de um novo cliente.

Para isso acesse o Menu: Configurações > Configurações Globais.

Na aba Geral (em verde), localize as opções Habilitar Cobrança por... (em vermelho), e selecione a opção desejada.

Após marcar a opção desejada, clique no botão Gravar (F5).

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Informações adicionais para usuários avançados

Caso opte por alterar a estrutura da mensagem de cobrança, você terá a sua disposição as tags abaixo, elas serão substituídas pelos respectivos dados do cliente no momento do envio da cobrança.