Repositório de Arquivos - TryERP

O que é?

O Repositório de Arquivos permite armazenar documentos, imagens e outros arquivos diretamente vinculados aos cadastros do TryERP, como ordens de serviço, notas fiscais, faturas, entre outros. Os arquivos ficam salvos em um servidor de armazenamento em nuvem (S3/MinIO), acessíveis de qualquer estação conectada ao sistema.

1. Configuração Inicial

1.1 Habilitando o Repositório para uma Filial

Cada filial (emitente) possui sua própria configuração de armazenamento. Para habilitar, é necessário preencher os dados de conexão com o servidor de armazenamento. Acesse o menu Configurações > Configurações Adicionais > Armazenamento em Nuvem.

Filial - Selecione a empresa que deseja realizar a configuração
Utilizar repositório próprio? - Marque esta opção apenas se deseja utilizar um repositório próprio
Bucket - Nome do repositório no servidor (ex: `tryerp-storage`)
Access Key - Chave de acesso fornecida pelo administrador do servidor
Secret Key - Chave secreta fornecida pelo administrador do servidor
Endpoint - Endereço do servidor MinIO ou S3
Retenção (meses) - Tempo em que os arquivos ficarão salvos no repositório
Aplicar Retenção? - Indicador de exclusão dos arquivos após a expiração, considerando a retenção definida a partir da data de upload
Validade do link (horas) - Tempo em que o link de download do arquivo permanece ativo - Padrão 72h (3 dias)
Validade máxima (horas) - Limite máximo permitido para a validade do link - 168h (7 dias)
Criptografia SSE? - Server-Side Encryption. Marcar apenas para AWS S3 com KMS.
Habilitado - Marcar para ativar o repositório para esta filial
Prefixo Storage - CNPJ_Identificador (Código único de 8 caracteres gerado automaticamente para a filial)

Caso utilizado o repositório da tryideas, os campos Access Key e Secret Key devem ficar vazios.

Os links de download gerados pelo sistema possuem validade temporária por segurança. Após o vencimento, um novo link pode ser gerado a qualquer momento.

2. Tipos de Arquivo Suportados

O sistema aceita diversos tipos de arquivo, cada um com seu limite de tamanho individual:

Documentos - PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX
Imagens - JPG, JPEG, PNG
Arquivos XML - XML
Vídeos - MP4, WEBM, AVI, MOV, MKV
Compactados - ZIP, RAR, 7Z

A lista de extensões permitidas e os limites de tamanho para cada extensão são configuráveis pela equipe de suporte TryIdeas através da tela "ucStorageExtensaoPermitida".

3. Cadastros que possuem Anexo de Arquivos

O repositório está disponível nos seguintes cadastros:

Ordem de Serviço (Mecânica, Moto/Náutica, Foto/Revelação, Máquinas/Equipamentos, Pet Shop);
Fatura;

4. Como Utilizar

4.1 Anexando Arquivos

Nos cadastros com suporte a anexos, existe uma aba "Arquivos" onde é possível gerenciar os documentos vinculados ao registro.

Para adicionar um arquivo:

1. Abra o cadastro desejado (ex: Ordem de Serviço)
2. Acesse a aba Arquivos
3. Clique no botão Adicionar
4. Selecione um ou mais arquivos na janela de seleção
5. Os arquivos aparecem na lista com status "Pendente"
6. Ao salvar o registro, os arquivos pendentes são enviados automaticamente para o servidor

> Registro novo: Se o cadastro ainda não foi salvo (é uma inclusão), os arquivos ficam em fila aguardando. Ao salvar, todos são enviados de uma vez.

> Registro existente: Se o cadastro já foi salvo (é uma edição), os arquivos são enviados imediatamente ao clicar em Adicionar.

4.2 Ações Disponíveis na Lista de Arquivos

Adicionar - Selecionar e anexar novos arquivos
Remover - Excluir o arquivo selecionado (solicita confirmação)
Download - Abrir o arquivo no navegador para download
Visualizar - Visualizar PDFs e imagens diretamente no sistema, sem precisar baixar
Copiar Link - Copiar o link de download para a área de transferência
WhatsApp - Compartilhar o link de download via WhatsApp

4.3 Informações Exibidas na Lista

Para cada arquivo anexado, a lista exibe:

- Nome do arquivo original
- Extensão (tipo do arquivo)
- Tamanho (formatado em KB, MB ou GB)
- Data de Upload (quando foi enviado)
- Descrição (campo opcional)
- Status (Pendente, Enviado ou Erro)

5. Retenção de Arquivos

5.1 O que é Retenção?

A retenção define por quanto tempo os arquivos ficam armazenados no servidor antes de serem removidos automaticamente. Isso ajuda a controlar o espaço utilizado e manter apenas os documentos necessários.

5.2 Como Funciona a Hierarquia de Retenção

O sistema utiliza 3 níveis de configuração de retenção, aplicados nesta ordem de prioridade:

1 (maior) - Retenção personalizada do arquivo - Quando marcada, o arquivo nunca é removido automaticamente, independente das outras configurações;
2 - Retenção por tipo de cadastro - Prazo específico definido por tipo (ex: Notas Fiscais = 60 meses). Configurável na tela Retenção por Entidade;
3 (menor) - Retenção padrão da filial - Prazo geral da filial (padrão: 6 meses). Usado quando não há configuração específica para o tipo de cadastro;

Exemplo prático:
- A filial tem retenção padrão de 6 meses
- Contratos têm retenção configurada em 12 meses (1 ano)
- Um arquivo específico de uma OS foi marcado com retenção personalizada

Neste caso:
- Arquivos de OS serão removidos após 6 meses (usa o padrão da filial)
- Arquivos de Contrato serão removidos após 12 meses (usa a regra do tipo de cadastro)
- O arquivo da OS com retenção personalizada nunca será removido automaticamente

5.3 Retenções Pré-Configuradas

Os seguintes tipos de cadastro já possuem retenção definida por padrão:

Contratos - 12 meses (1 ano)

Demais cadastros utilizam a retenção padrão da filial (6 meses), salvo configuração específica.

5.4 Planos de Armazenamento

O comportamento da retenção varia conforme o plano utilizado:

Gratuito (MinIO TryIdeas) - Arquivos são removidos após o prazo de retenção;
Pago / Repositório próprio - Arquivos permanecem armazenados indefinidamente;

Mudança de plano: Caso o cliente retorne ao plano gratuito, os arquivos passam a considerar o prazo de retenção a partir da data original de upload.

6. Limpeza Automática

O sistema executa uma verificação diária automaticamente. Nessa verificação:

1. Identifica os arquivos que ultrapassaram o prazo de retenção
2. Remove os arquivos expirados do servidor de armazenamento
3. Mantém o registro no sistema para fins de auditoria (quem enviou, quando foi removido, motivo da remoção)

Condições para a remoção automática:
- A filial deve estar com o plano gratuito (retenção ativa)
- O arquivo não pode ter retenção personalizada marcada
- A data de expiração do arquivo deve ter sido ultrapassada

> A verificação ocorre em segundo plano após o primeiro login do dia, sem interferir no uso normal do sistema.

7. Telas de Administração (Suporte TryIdeas)

As telas abaixo são restritas ao operador de suporte (operador 999) e permitem configurar o comportamento global do repositório:

7.1 Extensões Permitidas (ucStorageExtensaoPermitida)

Permite configurar quais tipos de arquivo podem ser enviados e o tamanho máximo para cada tipo.

Caso a tabela esteja vazia, o sistema utiliza valores padrão.

7.2 Retenção por Tipo de Cadastro (ucStorageRetencaoEntidade)

Permite configurar o prazo de retenção para cada tipo de cadastro do sistema.

8. Perguntas Frequentes

### Posso recuperar um arquivo excluído?
Não. A exclusão é definitiva. Recomendamos fazer o download do arquivo antes de removê-lo.

### O link de download parou de funcionar, o que fazer?
Os links possuem validade temporária (padrão: 72 horas). Basta acessar o cadastro novamente e gerar um novo link clicando em Download ou Copiar Link.

### Posso anexar arquivos em mais de um cadastro ao mesmo tempo?
Sim. Cada cadastro possui sua própria lista de arquivos independente.

### Existe limite de quantidade de arquivos por cadastro?
Não há limite de quantidade, apenas o limite de tamanho individual por arquivo conforme a extensão.

### Como sei quanto espaço minha filial está utilizando?
As métricas de uso são coletadas diariamente e podem ser consultadas pela equipe de suporte TryIdeas.

### Os arquivos são compartilhados entre filiais?
Não. Cada filial possui seu próprio espaço isolado no servidor. Os arquivos de uma filial não são acessíveis por outra.

### O que significa "Retenção personalizada"?
É uma marcação especial que protege o arquivo da remoção automática. Quando ativa, o arquivo permanece no servidor independentemente do prazo de retenção configurado.

### Posso enviar um vídeo grande?
O limite de tamanho varia conforme o tipo de arquivo e é configurado pela equipe de suporte. Caso o arquivo exceda o limite permitido, o sistema exibirá uma mensagem informando o tamanho máximo aceito.

### O que acontece com meus arquivos se eu mudar de plano?
- Gratuito para pago: Os arquivos permanecem e não são mais removidos automaticamente.
- Pago para gratuito: Os arquivos passam a respeitar o prazo de retenção, considerando a data original de upload.

9. Glossário

Bucket - Espaço de armazenamento no servidor (como uma "pasta raiz")
MinIO - Servidor de armazenamento compatível com S3 utilizado no plano gratuito
S3 - Padrão de armazenamento em nuvem (Amazon Web Services)
Retenção - Prazo de permanência do arquivo antes da remoção automática
Token - Identificador único do arquivo no sistema
Soft delete - Exclusão lógica - o registro é mantido para auditoria
Emitente - Filial da empresa no TryERP
Extensão - Tipo do arquivo identificado pelas letras após o ponto (ex: .pdf, .jpg)