Repositório de Arquivos - TryERP O que é? O Repositório de Arquivos permite armazenar documentos, imagens e outros arquivos diretamente vinculados aos cadastros do TryERP, como ordens de serviço, notas fiscais, faturas, entre outros. Os arquivos ficam salvos em um servidor de armazenamento em nuvem (S3/MinIO), acessíveis de qualquer estação conectada ao sistema. 1. Configuração Inicial 1.1 Habilitando o Repositório para uma Filial Cada filial (emitente) possui sua própria configuração de armazenamento. Para habilitar, é necessário preencher os dados de conexão com o servidor de armazenamento. Acesse o menu Configurações > Configurações Adicionais > Armazenamento em Nuvem. Filial - Selecione a empresa que deseja realizar a configuração Utilizar repositório próprio? - Marque esta opção apenas se deseja utilizar um repositório próprio Bucket - Nome do repositório no servidor (ex: `tryerp-storage`) Access Key - Chave de acesso fornecida pelo administrador do servidor Secret Key - Chave secreta fornecida pelo administrador do servidor Endpoint - Endereço do servidor MinIO ou S3 Retenção (meses) - Tempo em que os arquivos ficarão salvos no repositório Aplicar Retenção? - Indicador de exclusão dos arquivos após a expiração, considerando a retenção definida a partir da data de upload Validade do link (horas) - Tempo em que o link de download do arquivo permanece ativo - Padrão 72h (3 dias) Validade máxima (horas) - Limite máximo permitido para a validade do link - 168h (7 dias) Criptografia SSE? - Server-Side Encryption. Marcar apenas para AWS S3 com KMS. Habilitado - Marcar para ativar o repositório para esta filial Prefixo Storage - CNPJ_Identificador (Código único de 8 caracteres gerado automaticamente para a filial) Caso utilizado o repositório da tryideas, os campos Access Key e Secret Key devem ficar vazios. Os links de download gerados pelo sistema possuem validade temporária por segurança. Após o vencimento, um novo link pode ser gerado a qualquer momento. 2. Tipos de Arquivo Suportados O sistema aceita diversos tipos de arquivo, cada um com seu limite de tamanho individual: Documentos - PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX Imagens - JPG, JPEG, PNG Arquivos XML - XML Vídeos - MP4, WEBM, AVI, MOV, MKV Compactados - ZIP, RAR, 7Z A lista de extensões permitidas e os limites de tamanho para cada extensão são configuráveis pela equipe de suporte TryIdeas através da tela "ucStorageExtensaoPermitida". 3. Cadastros que possuem Anexo de Arquivos O repositório está disponível nos seguintes cadastros: Ordem de Serviço (Mecânica, Moto/Náutica, Foto/Revelação, Máquinas/Equipamentos, Pet Shop); Fatura; 4. Como Utilizar 4.1 Anexando Arquivos Nos cadastros com suporte a anexos, existe uma aba "Arquivos" onde é possível gerenciar os documentos vinculados ao registro. Para adicionar um arquivo: 1. Abra o cadastro desejado (ex: Ordem de Serviço)2. Acesse a aba Arquivos3. Clique no botão Adicionar4. Selecione um ou mais arquivos na janela de seleção5. Os arquivos aparecem na lista com status "Pendente"6. Ao salvar o registro, os arquivos pendentes são enviados automaticamente para o servidor > Registro novo: Se o cadastro ainda não foi salvo (é uma inclusão), os arquivos ficam em fila aguardando. Ao salvar, todos são enviados de uma vez. > Registro existente: Se o cadastro já foi salvo (é uma edição), os arquivos são enviados imediatamente ao clicar em Adicionar. 4.2 Ações Disponíveis na Lista de Arquivos Adicionar - Selecionar e anexar novos arquivos Remover - Excluir o arquivo selecionado (solicita confirmação) Download - Abrir o arquivo no navegador para download Visualizar - Visualizar PDFs e imagens diretamente no sistema, sem precisar baixar Copiar Link - Copiar o link de download para a área de transferência WhatsApp - Compartilhar o link de download via WhatsApp 4.3 Informações Exibidas na Lista Para cada arquivo anexado, a lista exibe: - Nome do arquivo original- Extensão (tipo do arquivo)- Tamanho (formatado em KB, MB ou GB)- Data de Upload (quando foi enviado)- Descrição (campo opcional)- Status (Pendente, Enviado ou Erro) 5. Retenção de Arquivos 5.1 O que é Retenção? A retenção define por quanto tempo os arquivos ficam armazenados no servidor antes de serem removidos automaticamente. Isso ajuda a controlar o espaço utilizado e manter apenas os documentos necessários. 5.2 Como Funciona a Hierarquia de Retenção O sistema utiliza 3 níveis de configuração de retenção, aplicados nesta ordem de prioridade: 1 (maior) - Retenção personalizada do arquivo - Quando marcada, o arquivo nunca é removido automaticamente, independente das outras configurações; 2 - Retenção por tipo de cadastro - Prazo específico definido por tipo (ex: Notas Fiscais = 60 meses). Configurável na tela Retenção por Entidade; 3 (menor) - Retenção padrão da filial - Prazo geral da filial (padrão: 6 meses). Usado quando não há configuração específica para o tipo de cadastro; Exemplo prático:- A filial tem retenção padrão de 6 meses- Contratos têm retenção configurada em 12 meses (1 ano)- Um arquivo específico de uma OS foi marcado com retenção personalizada Neste caso:- Arquivos de OS serão removidos após 6 meses (usa o padrão da filial)- Arquivos de Contrato serão removidos após 12 meses (usa a regra do tipo de cadastro)- O arquivo da OS com retenção personalizada nunca será removido automaticamente 5.3 Retenções Pré-Configuradas Os seguintes tipos de cadastro já possuem retenção definida por padrão: Contratos - 12 meses (1 ano) Demais cadastros utilizam a retenção padrão da filial (6 meses), salvo configuração específica. 5.4 Planos de Armazenamento O comportamento da retenção varia conforme o plano utilizado: Gratuito (MinIO TryIdeas) - Arquivos são removidos após o prazo de retenção; Pago / Repositório próprio - Arquivos permanecem armazenados indefinidamente; Mudança de plano: Caso o cliente retorne ao plano gratuito, os arquivos passam a considerar o prazo de retenção a partir da data original de upload. 6. Limpeza Automática O sistema executa uma verificação diária automaticamente. Nessa verificação: 1. Identifica os arquivos que ultrapassaram o prazo de retenção2. Remove os arquivos expirados do servidor de armazenamento3. Mantém o registro no sistema para fins de auditoria (quem enviou, quando foi removido, motivo da remoção) Condições para a remoção automática:- A filial deve estar com o plano gratuito (retenção ativa)- O arquivo não pode ter retenção personalizada marcada- A data de expiração do arquivo deve ter sido ultrapassada > A verificação ocorre em segundo plano após o primeiro login do dia, sem interferir no uso normal do sistema. 7. Telas de Administração (Suporte TryIdeas) As telas abaixo são restritas ao operador de suporte (operador 999) e permitem configurar o comportamento global do repositório: 7.1 Extensões Permitidas (ucStorageExtensaoPermitida) Permite configurar quais tipos de arquivo podem ser enviados e o tamanho máximo para cada tipo. | Coluna | Descrição || Extensão | Tipo do arquivo (ex: pdf, jpg, xml) || Tamanho Máximo (MB) | Limite de tamanho para aquela extensão || Habilitado | Identifica se a extensão está ativa e pode ser utilizada | Caso a tabela esteja vazia, o sistema utiliza valores padrão. 7.2 Retenção por Tipo de Cadastro (ucStorageRetencaoEntidade) Permite configurar o prazo de retenção para cada tipo de cadastro do sistema. | Coluna | Descrição || Tipo de Entidade | Cadastro ao qual a regra se aplica || Descrição | Justificativa da retenção (ex: "Obrigação fiscal 5 anos") || Retenção (meses) | Prazo em meses antes da remoção automática | 8. Perguntas Frequentes ### Posso recuperar um arquivo excluído?Não. A exclusão é definitiva. Recomendamos fazer o download do arquivo antes de removê-lo. ### O link de download parou de funcionar, o que fazer?Os links possuem validade temporária (padrão: 72 horas). Basta acessar o cadastro novamente e gerar um novo link clicando em Download ou Copiar Link. ### Posso anexar arquivos em mais de um cadastro ao mesmo tempo?Sim. Cada cadastro possui sua própria lista de arquivos independente. ### Existe limite de quantidade de arquivos por cadastro?Não há limite de quantidade, apenas o limite de tamanho individual por arquivo conforme a extensão. ### Como sei quanto espaço minha filial está utilizando?As métricas de uso são coletadas diariamente e podem ser consultadas pela equipe de suporte TryIdeas. ### Os arquivos são compartilhados entre filiais?Não. Cada filial possui seu próprio espaço isolado no servidor. Os arquivos de uma filial não são acessíveis por outra. ### O que significa "Retenção personalizada"?É uma marcação especial que protege o arquivo da remoção automática. Quando ativa, o arquivo permanece no servidor independentemente do prazo de retenção configurado. ### Posso enviar um vídeo grande?O limite de tamanho varia conforme o tipo de arquivo e é configurado pela equipe de suporte. Caso o arquivo exceda o limite permitido, o sistema exibirá uma mensagem informando o tamanho máximo aceito. ### O que acontece com meus arquivos se eu mudar de plano?- Gratuito para pago: Os arquivos permanecem e não são mais removidos automaticamente.- Pago para gratuito: Os arquivos passam a respeitar o prazo de retenção, considerando a data original de upload. 9. Glossário Bucket - Espaço de armazenamento no servidor (como uma "pasta raiz") MinIO - Servidor de armazenamento compatível com S3 utilizado no plano gratuito S3 - Padrão de armazenamento em nuvem (Amazon Web Services) Retenção - Prazo de permanência do arquivo antes da remoção automática Token - Identificador único do arquivo no sistema Soft delete - Exclusão lógica - o registro é mantido para auditoria Emitente - Filial da empresa no TryERP Extensão - Tipo do arquivo identificado pelas letras após o ponto (ex: .pdf, .jpg)