Autorização Supervisionada (análise de venda)
Informações relacionadas a análise de pendências do cliente, e descontos ou preços, abaixo do mínimo estipulado, ao realizar uma venda.
- O que é a Autorização Supervisionada, e quando utilizar?
- Informações analisadas na Autorização Supervisionada
- Cadastrar e Consultar Parâmetros Autorização
O que é a Autorização Supervisionada, e quando utilizar?
Esta funcionalidade permite uma análise e um controle no momento da venda, de clientes inadimplentes, ou então de descontos acima do limite, que o vendedor concedeu, entre outros.
Ao habilitar esta funcionalidade, esteja ciente de que algum administrador/supervisor deverá realizar a análise sempre que necessário, para que a venda seja liberada.
Para consultar quais informações são analisadas na Autorização Supervisionada, clique aqui.
- Habilitando a Autorização Supervisionada
Para habilitar a funcionalidade, um Operador Administrador deverá acessar o Menu: Configurações > Configurações Globais > Geral.
Nas Configurações relacionadas ao Parceiro, marque a opção "Utilizar Autorização Supervisionada".
Observe a opção abaixo "Não considerar a Autorização Supervisionada nas vendas à vista". Marque esta opção, quando desejar que a autorização não seja aplicada, quando a venda seja à vista.
- Exemplo de uso
Ao finalizar a venda, será verificado se o cliente possui alguma pendência, ou se existe alguma outra divergência na operação, e irá gerar uma solicitação de análise para os administradores do sistema.
Se existir mais de um Operador Administrador, você poderá definir quem irá receber o aviso para análise, e deixar alguma observação. Ou então, deixe o campo em branco, para que todos Operadores administradores recebam o aviso.
No sistema do Operador Administrador, será exibido um aviso no canto inferior da tela, alertando que existem novas análises a serem verificadas, conforme ilustração abaixo.
Ao clicar sobre o aviso, uma tela com a lista de análises pendentes será exibida, contendo algumas informações básicas sobre cada ocorrência.
Após clicar na opção "Analisar", esta ocorrência não irá mais aparecer a outros operadores, pois já foi atribuída a este Operador, e será ele quem irá fazer a analise da mesma.
Uma nova tela será aberta, com os detalhes de cada irregularidade. O operador deverá analisar uma a uma, e aprovar ou rejeitar.
Se todas as ocorrências forem aprovadas, a venda será finalizada. Caso alguma ocorrência seja rejeitada, um aviso será exibido ao operador solicitante, contendo a informação da irregularidade não aprovada, e não irá salvar a venda.
Informações analisadas na Autorização Supervisionada
1. Validações relacionadas ao Cliente
- Cadastro do Parceiro Vencido;
No cadastro do Parceiro, é possível definir uma data de vencimento do cadastro. Após o vencimento desta data, a cada venda, será gerada uma autorização supervisionada.
Local do campo: edite o cadastro do parceiro desejado, e selecione a aba "2 - Dados Opcionais". Localize a opção "Vencto Cadastro".
Telas onde a informação é analisada: Emissão de Nota/Movimento, Emissão de NFCe, Emissão de Pedido, Emissão de Condicional e Encerramento de Ordem de Serviço.
- Condição de Pagamento alterada;
Defina uma Condição de Pagamento ao parceiro, e sempre que outra condição for utilizada na venda, uma autorização supervisionada será gerada.
Local do campo: edite o cadastro do parceiro desejado, e selecione a aba "2 - Dados Opcionais". Localize o campo "Forma Pagto" e selecione a opção desejada.
Telas onde a informação é analisada: Emissão de Nota/Movimento, Emissão de NFCe, Emissão de Pedido, Emissão de Condicional e Encerramento de Ordem de Serviço.
- Forma de Pagamento alterada;
Defina uma Forma de Pagamento ao parceiro, e nas vendas, se esta opção for alterada, uma autorização supervisionada será gerada.
Local do campo: edite o cadastro do parceiro desejado, e selecione a aba "2 - Dados Opcionais". Localize o campo "Condição Pagto" e selecione a opção desejada.
Telas onde a informação é analisada: Emissão de Nota/Movimento, Emissão de NFCe, Emissão de Pedido, Emissão de Condicional e Encerramento de Ordem de Serviço.
- Faturas do Parceiro em Aberto;
Quando o parceiro possui contas a pagar em aberto, uma autorização supervisionada será gerada, alertando esta pendência.
É possível configurar após quantos dias do vencimento, está verificação deverá ser realizada. Para isso acesse o menu: Configurações > Configurações Globais > Geral, e nas Configurações relacionadas ao Parceiro, localize o campo "Quantidade de dias após o vencimento da fatura para bloquear o parceiro". Informe a quantidade desejada e clique no botão "Gravar (F5)".
Telas onde a informação é analisada: Emissão de Nota/Movimento, Emissão de NFCe, Emissão de Pedido, Emissão de Condicional e Encerramento de Ordem de Serviço.
- Limite de Crédito Excedido;
Defina um limite de crédito para cada cliente, conforme desejar, e quando este limite for atingido, a autorização supervisionada será aplicada.
Para definir o valor, localize o cadastro do cliente e selecione a aba "2 - Dados Opcionais". Localize o campo "Limite de Crédito" e informe o valor desejado, após isso clique no botão "Gravar (F5)".
Telas onde a informação é analisada: Emissão de Nota/Movimento, Emissão de NFCe, Emissão de Pedido, Emissão de Condicional e Encerramento de Ordem de Serviço.
2. Validações relacionadas ao Valor da Venda
Existe uma funcionalidade no sistema tryideas, onde é possível configurar a Condição e Forma de Pagamento que deve ser utilizada, tendo como base o valor da venda.
Para gerenciar os parâmetros desta validação, acesse o menu: Cadastros > Financeiro > Gerenciar Cadastros, e localize as opções Consultar e Cadastrar Parâmetros Autorização Supervisionada.
Nesta tela será possível informar a faixa de valores permitida para cada condição de pagamento, e também opcionalmente a forma de pagamento.
Assim, ao realizar uma venda, e for utilizada uma Condição ou Forma de Pagamento que não esteja de acordo com o preço configurado, será gerada uma autorização para o supervisor analisar a ocorrência, e liberar ou bloquear esta venda.
OBS: o controle por Forma de Pagamento é opcional, ou seja, se não definir este campo em nenhum parâmetro, o mesmo não será levado em consideração ao analisar as inconsistências. Mas se em algum parâmetro a forma for definida, esta validação será habilitada automaticamente.
As validações acima, NÃO serão aplicadas quando:
- Utilizado o parceiro "CLIENTES DIVERSOS" (exceto no item 2, que valida mesmo sendo o parceiro "clientes diversos");
- A Venda for à vista, e o parâmetro para desconsiderar estas vendas, estiver habilitado (Configurações Globais > aba Geral); (se estiver utilizando as configurações do item 2 citado acima, deve-se prestar atenção com relação a este parâmetro, pois poderá invalidar a verificação relacionada ao valor da venda).
- A opção "Não aplicar Autorização Supervisionada" estiver habilitada no cadastro do Parceiro (aba 2 - Dados Opcionais);
- A opção "Não aplicar Autorização Supervisionada" estiver habilitada no cadastro da Operação (aba Opções > Outros).
3. Validações relacionadas ao Produto
- Desconto acima do Permitido;
Para as vendas ou movimentos realizados pelas telas de emissão de nota/movimento ou NFCe, é possível configurar um Percentual máximo de desconto, que o vendedor poderá aplicar sobre a venda. Caso seja informado um valor maior ao configurado, uma autorização supervisionada será gerada, sendo necessário a análise para a liberação desta venda.
Para definir o percentual, acesse o menu: Configurações > Configurações Globais > aba Emissão Nota/Movimento, e localize o campo, "Percentual máximo de Desconto". Informe o valor desejado, e clique no botão "Gravar (F5)".
Telas onde a informação é analisada: Emissão de Nota/Movimento, Emissão de NFCe, Consulta de Notas e na Consulta de Movimentos.
- Preço do Produto abaixo do Mínimo estipulado
É possível estipular um valor mínimo a cada Produto, e se na venda for utilizado um valor inferior ao definido, uma Autorização Supervisionada será gerada.
Para habilitar este controle, acesse o menu: Configurações > Configurações Globais > Geral, e nas Configurações relacionadas ao Produto, selecione a opção "Habilitar Controle de Preço Mínimo".
O Preço Mínimo é obtido pela data de vigência do último Preço de Venda.
Observe no exemplo abaixo, que possuímos dois preços cadastrados para o Produto.
* Se o Preço do dia 18/06/2020 não possuísse um preço mínimo definido, o controle não seria realizado, consequentemente, o item poderia ser vendido com qualquer valor. Por isso, obrigatoriamente deverá ser informado o Preço Mínimo sempre que cadastrar um novo preço ao produto.
O próximo passo, é definir o preço mínimo em todos os produtos. Isso poderá ser realizado nas seguintes telas:
- Alteração de Preços (Cadastros > Gerenciar Cadastros);
- Cadastro do Produto (Cadastros > Produtos > Consultar Produtos) - edite o Produto desejado, e na aba "Custo/Preço de Venda", informe o Preço Mínimo no último preço vigente, ou insira um novo Preço de Venda;
- Importação de XML (Movimento > Importar NFe) - Se a Operação está configurada para salvar um novo Preço de Venda, e este preço for definido, deverá ser informado o preço mínimo para cada produto;
- Montagem de Produtos (Estoque > Efetuar Montagem) - Deverá ser informado, se a operação de ajuste de Saída, está configurada para salvar um novo Preço de Venda;
- Ajuste de Estoque (Estoque > Ajustar Estoque) - Deverá ser informado, se a operação de ajuste de Saída, está configurada para salvar um novo Preço de Venda;
- Ajuste de Estoque por Grupo de Produto (Estoque > Ajuste por Grupo de Produto) - Deverá ser informado, se a operação de ajuste de Saída, está configurada para salvar um novo Preço de Venda;
- Conferência de Estoque (Estoque > Conferência de Estoque) - Deverá ser informado, se a operação de ajuste de Saída, está configurada para salvar um novo Preço de Venda;
Telas onde a informação é analisada: Emissão de Nota/Movimento, Emissão de NFCe, Emissão de Pedido, Emissão de Condicional, Ordens de Serviço, Consulta de Notas e na Consulta de Movimentos.
Cadastrar e Consultar Parâmetros Autorização
Cadastrar Parâmetros Autorização
Para cadastrar um parâmetro de autorização no sistema, podemos ir na aba Cadastros / Financeiro / Gerenciar Cadastros / Cadastrar Parâmetros Autorização.
A seguinte tela se abrirá, e irá estar preenchendo os campos de Valores da Venda, Condição de Pagamento e Forma de Pagamento.
No exemplo acima funcionará da seguinte forma, vendas até R$ 250,00 a condição obrigatória será A Vista, e forma de pagamento dinheiro. Caso a venda e forma for diferente do cadastrado, será gerada essa autorização supervisionada, para o administrador avaliar e aceitar ou rejeitar a venda.
Ao terminar de informar os dados, poderá clicar no botão 
gravar, ou apertar o botão F5 de seu atalho.
Consultar Parâmetros Autorização
Para consultar um parâmetro de autorização no sistema, podemos ir na aba Cadastros / Financeiro / Gerenciar Cadastros / Consultar Parâmetros Autorização.
A seguinte tela se abrirá, nela você poderá conferir as informações cadastradas, editar, incluir um novo parâmetro ou até mesmo excluir um parâmetro que não deseja mais.
É importante que esteja habilitada a Autorização Supervisionada. Para estar verificando como habilitar essa autorização supervisionada, pode estar clicando aqui.