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Repositório de Arquivos

Repositório de Arquivos - TryERP

O que é?

O Repositório de Arquivos permite armazenar documentos, imagens e outros arquivos diretamente vinculados aos cadastros do TryERP, como ordens de serviço, notas fiscais, faturas, entre outros. Os arquivos ficam salvos em um servidor de armazenamento em nuvem (S3/MinIO), acessíveis de qualquer estação conectada ao sistema.

 

1. Configuração Inicial

1.1 Habilitando o Repositório para uma Filial

Cada filial (emitente) possui sua própria configuração de armazenamento. Para habilitar, é necessário preencher os dados de conexão com o servidor de armazenamento. Acesse o menu Configurações > Configurações Adicionais > Armazenamento em Nuvem.

Caso utilizado o repositório da tryideas, os campos Access Key e Secret Key devem ficar vazios.

 

2. Tipos de Arquivo Suportados

O sistema aceita diversos tipos de arquivo, cada um com seu limite de tamanho individual:

A lista de extensões permitidas e os limites de tamanho para cada extensão são configuráveis pela equipe de suporte TryIdeas através da tela "ucStorageExtensaoPermitida".

 

3. Cadastros que possuem Anexo de Arquivos

O repositório está disponível nos seguintes cadastros:

 

4. Como Utilizar

4.1 Anexando Arquivos

Nos cadastros com suporte a anexos, existe uma aba "Arquivos" onde é possível gerenciar os documentos vinculados ao registro.

Para adicionar um arquivo:

1. Abra o cadastro desejado (ex: Ordem de Serviço)
2. Acesse a aba Arquivos
3. Clique no botão Adicionar
4. Selecione um ou mais arquivos na janela de seleção
5. Os arquivos aparecem na lista com status "Pendente"
6. Ao salvar o registro, os arquivos pendentes são enviados automaticamente para o servidor

> Registro novo: Se o cadastro ainda não foi salvo (é uma inclusão), os arquivos ficam em fila aguardando. Ao salvar, todos são enviados de uma vez.

> Registro existente: Se o cadastro já foi salvo (é uma edição), os arquivos são enviados imediatamente ao clicar em Adicionar.

4.2 Ações Disponíveis na Lista de Arquivos
4.3 Informações Exibidas na Lista

Para cada arquivo anexado, a lista exibe:

- Nome do arquivo original
- Extensão (tipo do arquivo)
- Tamanho (formatado em KB, MB ou GB)
- Data de Upload (quando foi enviado)
- Descrição (campo opcional)
- Status (Pendente, Enviado ou Erro)

 

5. Retenção de Arquivos

5.1 O que é Retenção?

A retenção define por quanto tempo os arquivos ficam armazenados no servidor antes de serem removidos automaticamente. Isso ajuda a controlar o espaço utilizado e manter apenas os documentos necessários.

5.2 Como Funciona a Hierarquia de Retenção

O sistema utiliza 3 níveis de configuração de retenção, aplicados nesta ordem de prioridade:

Exemplo prático:
- A filial tem retenção padrão de 6 meses
- Contratos têm retenção configurada em 12 meses (1 ano)
- Um arquivo específico de uma OS foi marcado com retenção personalizada

Neste caso:
- Arquivos de OS serão removidos após 6 meses (usa o padrão da filial)
- Arquivos de Contrato serão removidos após 12 meses (usa a regra do tipo de cadastro)
- O arquivo da OS com retenção personalizada nunca será removido automaticamente

5.3 Retenções Pré-Configuradas

Os seguintes tipos de cadastro já possuem retenção definida por padrão:

Demais cadastros utilizam a retenção padrão da filial (6 meses), salvo configuração específica.

5.4 Planos de Armazenamento

O comportamento da retenção varia conforme o plano utilizado:

Mudança de plano: Caso o cliente retorne ao plano gratuito, os arquivos passam a considerar o prazo de retenção a partir da data original de upload.

 

6. Limpeza Automática

O sistema executa uma verificação diária automaticamente. Nessa verificação:

1. Identifica os arquivos que ultrapassaram o prazo de retenção
2. Remove os arquivos expirados do servidor de armazenamento
3. Mantém o registro no sistema para fins de auditoria (quem enviou, quando foi removido, motivo da remoção)

Condições para a remoção automática:
- A filial deve estar com o plano gratuito (retenção ativa)
- O arquivo não pode ter retenção personalizada marcada
- A data de expiração do arquivo deve ter sido ultrapassada

> A verificação ocorre em segundo plano após o primeiro login do dia, sem interferir no uso normal do sistema.

 

7. Telas de Administração (Suporte TryIdeas)

As telas abaixo são restritas ao operador de suporte (operador 999) e permitem configurar o comportamento global do repositório:

7.1 Extensões Permitidas (ucStorageExtensaoPermitida)

Permite configurar quais tipos de arquivo podem ser enviados e o tamanho máximo para cada tipo.

| Coluna | Descrição |
| Extensão | Tipo do arquivo (ex: pdf, jpg, xml) |
| Tamanho Máximo (MB) | Limite de tamanho para aquela extensão |
| Habilitado | Identifica se a extensão está ativa e pode ser utilizada |

Caso a tabela esteja vazia, o sistema utiliza valores padrão.

7.2 Retenção por Tipo de Cadastro (ucStorageRetencaoEntidade)

Permite configurar o prazo de retenção para cada tipo de cadastro do sistema.

| Coluna | Descrição |
| Tipo de Entidade | Cadastro ao qual a regra se aplica |
| Descrição | Justificativa da retenção (ex: "Obrigação fiscal 5 anos") |
| Retenção (meses) | Prazo em meses antes da remoção automática |

 

8. Perguntas Frequentes

### Posso recuperar um arquivo excluído?
Não. A exclusão é definitiva. Recomendamos fazer o download do arquivo antes de removê-lo.

### Posso anexar arquivos em mais de um cadastro ao mesmo tempo?
Sim. Cada cadastro possui sua própria lista de arquivos independente.

### Existe limite de quantidade de arquivos por cadastro?
Não há limite de quantidade, apenas o limite de tamanho individual por arquivo conforme a extensão.

### Como sei quanto espaço minha filial está utilizando?
As métricas de uso são coletadas diariamente e podem ser consultadas pela equipe de suporte TryIdeas.

### Os arquivos são compartilhados entre filiais?
Não. Cada filial possui seu próprio espaço isolado no servidor. Os arquivos de uma filial não são acessíveis por outra.

### O que significa "Retenção personalizada"?
É uma marcação especial que protege o arquivo da remoção automática. Quando ativa, o arquivo permanece no servidor independentemente do prazo de retenção configurado.

### Posso enviar um vídeo grande?
O limite de tamanho varia conforme o tipo de arquivo e é configurado pela equipe de suporte. Caso o arquivo exceda o limite permitido, o sistema exibirá uma mensagem informando o tamanho máximo aceito.

### O que acontece com meus arquivos se eu mudar de plano?
- Gratuito para pago: Os arquivos permanecem e não são mais removidos automaticamente.
- Pago para gratuito: Os arquivos passam a respeitar o prazo de retenção, considerando a data original de upload.

 

9. Glossário