Pré-Venda (Comandas) Emissão de Pré-Venda Neste artigo será explanado a geração de pré-vendas no sistema tryideas, também chamado de comandas, e todas as funções relacionadas a este recurso. Podemos utiliar a pré venda para controle de mesas ou de comandas, ou seja, é feito um lançamento relacionando um cartão/mesa e posteriormente esse lançamento deve ser faturado para que seja registrado a venda em si dos itens. O sistema irá registrar um mapa destes cartões/mesas para que seja fácil a visualização e o controle do que está sendo lançado. É possível também controlar seus deliverys com essa funcionalidade. Vamos ao passo a passo: 1º Passo: primeiramente deve ser configurado uma operação para uso deste recurso, para mais informações clique aqui. 2º Passo: abertura da tela de pré venda. Aqui podemos realizar o lançamento de três formas diferentes, vou explicar de forma separada cada possibilidade para ficar mais fácil o entendimento, mas de modo geral, o controle que o sistema realiza é o mesmo para os três modelos. Movimento > Emissão de Pré Venda. Aqui temos a tela de lançamento da pré venda, essa opção nos permite selecionar um cliente (existe a possibilidade de configurar a obrigatoriedade da alteração do "cliente diverso") e também o número de uma mesa ou cartão. Ao informar um Número e teclar o enter, será possível registrar produtos nesta comanda. Cadastrar Relacionamento (Grupo de Produto X Impressora) Neste manual vamos lhe mostrar como fazer o cadastro do relacionamento de grupo de produtos x impressora, que serve para definir em qual impressora irá imprimir o ticket de pedido para determinado grupo de produto. Exemplo: Em um restaurante preciso que os produtos que sejam bebidas o ticket seja impressora em uma impressora que tenho na copa, e o ticket de produtos de alimentos preciso que seja impresso na impressora que tenho na cozinha, então ao realizar o pedido, que tenha bebida e alimentos, será impresso dois ticket do pedido, um na copa com os produtos bebidas e um na cozinha com os produtos alimentos. Para realizar este relacionamento você vai acessar o menu Cadastros, depois irá na opção Gerenciar Cadastros, no campo de pesquisa, você pode pesquisar por relacionamento e o sistema irá exibir as opções, Cadastrar Relacionamento. Clicando em Cadastrar Relacionamento o sistema irá exibir a seguinte tela, nela você precisará informar Grupo: Vai informar o grupo de produto. Selecionar impressora: Vai exibir a lista das impressoras que tem configurado no seu computador, para selecionar em qual deseja fazer a impressão do ticket deste grupo selecionado anteriormente Após informar os campos, pode clicar no botão para adicionar o relacionamento, o sistema irá adicionar abaixo e limpar os campos para poder cadastrar o próximo caso precisar. Feito o cadastro de todos os relacionamento você poderá clicar em Gravar ou pressionar a tecla F5. Caso tenha duvidas de como cadastrar os agrupamentos de produtos, pode estar Clicando aqui e você será direcionado para o nosso manual, de cadastro de grupos de produtos. Caso você tenha informado ou o grupo, ou a impressora incorreto, ou ainda precisar alterar a impressora para o o grupo, você precisará fazer a exclusão do relacionamento cadastrado, clicando sobre ele para selecionar e dai clicando no botão e fazer o cadastro novamente. Emissão de Pré-Venda Balança Neste documento iremos tratar sobre o uso da tela de Pré Venda, específica para ser utilizada com uma balança interligada, ou seja, um recurso que fará a leitura do peso que estiver sobre a balança, e incluirá o valor na comanda. Esta opção geralmente é utilizada por restaurantes e afins, juntamente com um controle de cartão físico, onde cada usuário receberá um cartão de numeração única, na entrada do estabelecimento, ou então junto ao buffet, ao registrar os itens de seu consumo. Configurações Antes de iniciar o uso da tela, precisamos definir algumas configurações obrigatórias. Acesse o menu: Configurações > Configurações Globais > Pré-Venda, e localize as seguintes opções, "Operação padrão" e "Parceiro padrão". Defina as opções, e clique na opção "Salvar" para aplicar as alterações. -> Livre Automático - Outra opção é a possibilidade de considerar a refeição livre automaticamente, quando o valor referente ao prato/recipiente pesado ultrapassar o valor da 'refeição livre', desta forma atribuí-se a refeição livre para a comanda. Caso deseje utilizar esta opção, na mesma tela de configurações acima, localize e selecione a opção "Considerar a 'Refeição Livre' automaticamente quando passar do valor na Pré-venda Balança", e clique em Salvar para aplicar a configuração. Após isso, precisamos realizar mais uma configuração. No menu lateral, localize a opção "Configurações do P-zei", e selecione o produto no campo "Refeição Livre", clique em Salvar novamente. Cadastro de Produtos Os produtos devem ser cadastrados normalmente, onde é necessário definir que o "Produto é de Balança" para os itens pesáveis. Caso tenha alguma dúvida sobre como realizar o cadastro, verifique este manual. Preferencialmente, cadastre a "Refeição KG" antes de outros Produtos que são de balança, para que este produto já venha pré-selecionado na tela de pré-venda, e esteja pronta para o uso assim que for aberta. Guia de uso da tela Após realizadas as configurações, iremos abrir a tela através do menu: Movimento > Pré Venda (Balança). Explicando cada campo e controle da tela, sua forma de uso, e também dos atalhos disponíveis. Cartão: Neste campo iremos informar o número do cartão do cliente, no qual serão incluídos os itens por ele consumidos. É possível digitar manualmente, ou então bipar o código de barras, através de uma leitora; Produto: Neste controle serão listados todos os itens marcados como "Produto de Balança" em seu cadastro; Peso: Caso deseje realizar a leitura do Peso previamente, e conferir o peso ou valor por exemplo, utilize o atalho F1 do teclado, para ler o peso e exibir o resultado na tela; Valor: Conforme mencionado acima no Peso, será exibido o valor ao utilizar o atalho F1 do teclado; Outros Produtos: Neste campo, é possível selecionar outros tipos de produtos para incluir na comanda, como por exemplo, Sucos, Refrigerantes, etc. Tara: Esta opção deverá ser utilizada apenas nas situações onde o cliente trás o seu próprio recipiente, desta forma será realizado a pesagem do mesmo para registro da tara, a qual será vinculada ao cartão do mesmo. Após isso, ele poderá se servir, e ao retornar a balança, a tara referente ao peso do recipiente deverá ser selecionada no quadro ao lado direito antes de realizar a pesagem. Ao registrar o Peso pela opção F5, o peso da tara será descontado, considerando apenas o peso líquido. (O uso da tara, não irá considerar o "livre automático", caso possua esta opção habilitada). Excluir Tara: Ao lado da lista de Taras incluídas no cartão, existe uma opção para remover a tara do recipiente, para os casos em que foi inserida indevidamente ou em duplicidade por exemplo; Excluir Produto: Para remover um item incluído indevidamente, selecione o mesmo, e clique sobre o botão ou pelo atalho F2 do teclado. Confirme e mensagem exibida, e o item será removido da comanda; Observações: Este campo permite a inclusão de alguma observação caso deseje inserir. Total: Exibe o valor total da Comanda carregada. Atalhos: ESC: opção utilizada para limpar a tela, e definir o foco no campo "Cartão", para realizar a abertura de uma nova comanda. Sempre que finalizar a inclusão dos itens no cartão, tecle ESC para deixar a tela pronta para atender o próximo cliente. F1: realiza a leitura do Peso considerando o Produto selecionado, e preenche o resultado dos valores nos campos Peso e Valor. F3: define o foco no campo "Outros Produtos", onde poderá selecionar o item digitando o código, descrição ou bipando o código de barras do produto. É possível teclar enter para abrir a lista de itens e selecionar o desejado. F4: abre a lista de itens pesáveis, do campo "Produto", permitindo selecionar outro produto para ser considerado na próxima pesagem. F5: realiza a leitura do peso que está sobre a balança, e inclui na comanda, considerando o item que está selecionado no campo "Produto". F8: realiza a leitura do peso para registro da Tara do recipiente, a qual será descontada posteriormente, após o cliente se servir. Fechamento do Cartão (comanda) No caixa, o fechamento das comandas se dará através de outra tela, acessível pelo menu: Movimento > Pré Venda (Mesas/Comandas). Nesta tela serão listados todas as comandas em aberto, onde iremos realizar o fechamento no momento em que o cliente estiver saíndo do estabelecimento ou desejar realizar o acerto de sua conta. Cadastrar Observações Predefinidas Neste manual, estaremos lhe mostrando como cadastrar as observações predefinidas, essas observações podem ser utilizadas na emissão de pré-vendas, onde numa opção chamada F7 - Predefinida, pode estar sendo incluído algum dado como vem buscar, para entregar, retirado no local, etc. Como cadastrar uma Observação Predefinida Primeiramente irá selecionar o menu Cadastros / Gerenciar Cadastros, na tela de pesquisa pode digitar "Consultar Observações". Ao clicar sobre este menu, irá exibir na tela as informações que já possui cadastrada ou vazio, para poder fazer a inclusão, neste caso, pode estar clicando no botão "+" para Incluir um novo registro. Assim poderá fazer a inclusão de uma nova observação, para quando estiver gerando a pré-venda, ter na aba de observações predefinidas os dados necessário para selecionar. Divisão de Comanda 1. Visão Geral O recurso de Divisão de Comanda permite dividir o consumo de uma comanda (pré-venda) entre múltiplas pessoas ou contas. Cada conta pode conter quantidades parciais dos produtos consumidos e ser faturada independentemente, gerando documentos fiscais (NFC-e, NF-e) ou movimentações internas. Principais funcionalidades Dividir a comanda igualmente entre N pessoas Criar contas individuais com atribuição manual de produtos e quantidades Editar por quantidade ou por valor (o sistema converte automaticamente) Botão Pagar Restante para o último cliente pagar tudo que sobrou Botão Pagar por Valor para distribuir um valor fixo proporcionalmente Faturamento individual por conta (NFC-e, NF-e ou Movimento) Persistência automática: a divisão é salva e pode ser retomada depois Controle de saldo: o sistema garante que nenhum produto seja cobrado a mais Nota Complementos de produtos (adicionais) já estão incluídos no valor unitário de cada item. Não é necessário tratá-los separadamente. 2. Como Acessar 1 - Abra a tela de Emissão de Pré-Venda e selecione (ou crie) uma comanda. 2 - Adicione os produtos desejados à comanda normalmente. 3 - Clique no botão "Calcular Comanda" na tela de Pré-Venda. A tela de Divisão de Comanda será aberta. 3. Layout da Tela A tela de Divisão de Comanda é organizada em 6 áreas principais: Área Posição Descrição Barra de Divisão Topo Controles para dividir a comanda: Nº de Pessoas, botões de divisão, Total e Saldo Abas de Contas Abaixo da barra Cada aba representa uma conta. Clique para alternar entre contas Rodapé da Conta Abaixo das abas Nome/Identificação da conta, Total da Conta e Status (Pendente/Faturada) Grid de Itens da Conta Centro (expansível) Lista os produtos com colunas editáveis para atribuir quantidades ou valores Resumo da Comanda Parte inferior Visão consolidada de todos os produtos com saldos de faturamento e distribuição Barra de Ações Rodapé Botões de faturamento, impressão, pagamento rápido, salvar e fechar 4. Resumo da Comanda O grid de Resumo (parte inferior da tela) exibe todos os produtos da comanda com as seguintes informações: Coluna Descrição Produto Nome/descrição do produto Un Unidade de medida (PC, UN, KG, etc.) Qtd Quantidade total pedida na comanda Vlr Unit Valor unitário do produto (já inclui complementos) Vlr Total Valor total do produto (Qtd × Vlr Unit) Faturado (verde) Quantidade já faturada em notas fiscais anteriores Distribuído (amarelo) Quantidade atribuída nas contas pendentes (ainda não faturadas) Saldo (laranja) Quantidade ainda disponível para distribuição (Qtd - Faturado - Distribuído) Dica Quando o Saldo de todos os produtos estiver em 0, significa que toda a comanda foi distribuída nas contas. Verifique antes de faturar para garantir que nada ficou de fora. 5. Divisão de Contas 5a. Criar Nova Conta Clique no botão Nova Conta na barra de divisão. Uma nova aba será criada com o nome "Conta X" (numeração sequencial). Os produtos da comanda aparecerão no grid de itens com quantidade zerada, prontos para serem atribuídos. 1 - Clique em Nova Conta 2 - Uma nova aba aparecerá no controle de abas 3 - No campo Nome/Identif., digite o nome do cliente (opcional) 4 - Atribua as quantidades ou valores desejados no grid de itens 5b. Dividir Igualmente Esta função divide automaticamente todos os produtos da comanda em partes iguais entre o número de pessoas informado. 1 -No campo Nº Pessoas, informe a quantidade de pessoas 2 - Clique em Dividir Igualmente 3 - O sistema criará N contas e distribuirá cada produto igualmente entre elas Atenção A divisão igualitária substitui todas as contas pendentes existentes. Contas já faturadas são preservadas. O saldo restante (descontando o que já foi faturado) é dividido entre as novas contas. Arredondamento Quando a divisão não é exata, as primeiras contas recebem o valor arredondado para baixo (4 casas decimais) e a última conta recebe o restante, garantindo que a soma feche exatamente com o total da comanda. 5c. Remover Conta Selecione a aba da conta que deseja remover e clique em Remover Conta. A conta será excluída e os itens atribuídos a ela voltarão ao saldo disponível. Importante Contas que já foram faturadas (com nota fiscal emitida) não podem ser removidas. 6. Editar Itens de uma Conta O grid de itens da conta possui duas colunas editáveis que funcionam de forma bidirecional: ao editar uma, a outra é recalculada automaticamente. Coluna Cor de Fundo Formato Descrição Qtd Atribuída Azul claro 4 casas decimais Quantidade do produto atribuída a esta conta OU Valor (R$) Amarelo claro 2 casas decimais Valor em reais atribuído a esta conta para este produto 6a. Editar por Quantidade Clique na coluna Qtd Atribuída e digite a quantidade desejada. O valor correspondente será calculado automaticamente: Valor = Quantidade × Valor Unitário Exemplo: Produto com Vlr Unit = R$ 25,00. Ao digitar Qtd = 0,5 → Valor = R$ 12,50 6b. Editar por Valor Clique na coluna OU Valor (R$) e digite o valor em reais. A quantidade correspondente será calculada automaticamente: Quantidade = Valor ÷ Valor Unitário Exemplo: Produto com Vlr Unit = R$ 25,00. Ao digitar Valor = R$ 10,00 → Qtd = 0,4000 Limite O sistema não permite atribuir uma quantidade ou valor superior ao saldo disponível do produto (coluna Disponível). Se o valor digitado exceder o limite, será ajustado automaticamente. 7. Pagar Restante O botão Pagar Restante (F10) preenche automaticamente a conta selecionada com todo o saldo restante de cada produto da comanda. Quando usar? Ideal para o cenário do último cliente que deseja pagar tudo que sobrou da conta. Em vez de digitar manualmente cada produto, basta um clique. Como funciona 1 - Selecione a aba da conta que receberá o restante 2 - Clique em Pagar Restante (F10) ou pressione F10 3 - O sistema automaticamente atribuirá o saldo disponível de cada produto à conta selecionada. Se a conta já tiver alguma quantidade atribuída, o saldo será adicionado ao que já existe. Resultado Após clicar em Pagar Restante, o Saldo de todos os produtos no grid de Resumo deverá ficar em 0,0000, indicando que toda a comanda foi distribuída. Exemplo prático Comanda com 2 produtos: Batata Frita (Qtd 1, R$ 30,00) e Refrigerante (Qtd 3, R$ 8,00 cada = R$ 24,00). Total: R$ 54,00. Já dividida em 3 contas iguais (R$ 18,00 cada). Conta 1 e 2 faturadas. Na Conta 3, ao clicar em Pagar Restante, o sistema atribui automaticamente o saldo que sobrou: 0,3334 de Batata (R$ 10,00) + 1,0000 de Refrigerante (R$ 8,00) = R$ 18,00. 8. Pagar por Valor O botão Pagar Valor (F11) permite que o cliente informe um valor fixo que deseja pagar, e o sistema distribui esse valor proporcionalmente entre todos os produtos da comanda. Quando usar? Ideal quando o cliente diz: "Quero pagar R$ 50,00" sem especificar quais produtos. O sistema calcula automaticamente quanto de cada produto corresponde àquele valor. Como funciona 1 - Selecione a aba da conta desejada 2 - Clique em Pagar Valor (F11) ou pressione F11 3 - Na janela que aparece, digite o valor desejado (ex: 50,00). O sistema informa o valor total disponível na comanda. 4 - Confirme. Os produtos serão preenchidos proporcionalmente com base no peso de cada um no total. Regra de proporcionalidade O valor informado é distribuído de acordo com o peso relativo de cada produto no total disponível: Peso do Produto = (Saldo × Vlr Unit) ÷ Valor Total DisponívelValor para o Produto = Valor Informado × Peso do ProdutoQuantidade = Valor para o Produto ÷ Vlr Unit Exemplo prático Comanda com 2 produtos: Produto Saldo Vlr Unit Valor Disponível Peso Batata Frita 2,00 R$ 15,00 R$ 30,00 (60%) 0,60 Suco Natural 1,00 R$ 20,00 R$ 20,00 (40%) 0,40 Total Disponível: R$ 50,00 Cliente informa: R$ 25,00 Produto Cálculo Valor Atribuído Qtd Atribuída Batata Frita R$ 25 × 60% R$ 15,00 1,0000 Suco Natural R$ 25 × 40% R$ 10,00 0,5000 Total da Conta: R$ 25,00 Validação O valor informado não pode ser maior que o valor total disponível na comanda. Se for, o sistema exibirá uma mensagem de aviso. Use o botão Pagar Restante se quiser pagar tudo que sobrou. 9. Salvar Divisão O botão Salvar (F9) grava toda a divisão no banco de dados. As contas, seus itens e quantidades são persistidos, permitindo que a divisão seja retomada posteriormente caso a tela seja fechada. Persistência Ao reabrir a tela de Divisão para uma comanda que já possui divisão salva, todas as contas e itens são carregados automaticamente. Contas já faturadas aparecem com o status "Faturada" e seus itens ficam bloqueados para edição. Importante É recomendável salvar a divisão antes de faturar. O faturamento utiliza os dados que estão em memória, mas salvar garante que nenhuma informação seja perdida caso ocorra algum erro. 10. Faturamento Cada conta pode ser faturada individualmente. O faturamento gera um documento fiscal (ou movimento) apenas com os produtos e quantidades atribuídos àquela conta específica. Seleciona a aba da conta → Clica no botão de faturamento → Tela de emissão é aberta → Documento emitido → Conta marcada como "Faturada" 10a. Faturar NFC-e Clique em Faturar NFC-e (F5) para abrir a tela de emissão de NFC-e com os produtos da conta selecionada. A NFC-e é o documento fiscal para venda ao consumidor final. 10b. Faturar NF-e Clique em Faturar NF-e (F6) para abrir a tela de emissão de NF-e com os produtos da conta selecionada. A NF-e é utilizada para vendas entre empresas ou quando o cliente solicita nota fiscal eletrônica completa. 10c. Faturar Movimento Clique em Faturar Movimento (F7) para gerar uma movimentação interna sem documento fiscal. Útil para controle interno, cortesias ou baixas sem emissão fiscal. Após o faturamento Ao concluir o faturamento com sucesso, a conta é automaticamente marcada como "Faturada" (texto verde na aba e no status). O número da nota fiscal é vinculado à conta para rastreabilidade. Os itens faturados ficam bloqueados para edição. Validação pré-faturamento O sistema verifica antes de faturar: Se uma conta está selecionada Se a conta ainda não foi faturada Se existe pelo menos um item com quantidade atribuída maior que zero 11. Imprimir Conta O botão Imprimir Conta (F8) exibe um resumo da conta selecionada com todos os itens atribuídos, quantidades, valores unitários, totais e o valor total da conta. Se a conta já foi faturada, o número da nota fiscal também é exibido no resumo. 12. Teclas de Atalho Tecla Ação Descrição F5 Faturar NFC-e Abre a tela de emissão de NFC-e para a conta selecionada F6 Faturar NF-e Abre a tela de emissão de NF-e para a conta selecionada F7 Faturar Movimento Gera movimentação interna sem documento fiscal F8 Imprimir Conta Exibe o resumo da conta para impressão F9 Salvar Salva toda a divisão no banco de dados F10 Pagar Restante Atribui todo o saldo restante à conta selecionada F11 Pagar por Valor Distribui um valor informado proporcionalmente entre os produtos ESC Fechar Fecha a tela de divisão e retorna à pré-venda 13. Cenários de Uso Cenário 1: Divisão igualitária simples 3 amigos dividem igualmente uma comanda de R$ 90,00. 1 - Informe 3 no campo Nº Pessoas 2 - Clique em Dividir Igualmente 3 - 3 contas de R$ 30,00 cada são criadas automaticamente 4 - Fature cada conta individualmente conforme cada pessoa pagar Cenário 2: Cada um paga o que consumiu 2 clientes querem pagar exatamente o que cada um pediu. 1 - Clique em Nova Conta duas vezes (cria Conta 1 e Conta 2) 2 - Na Conta 1, atribua os produtos do Cliente 1 editando a coluna Qtd Atribuída 3 - Na Conta 2, clique em Pagar Restante para atribuir tudo que sobrou 4 - Fature cada conta Cenário 3: Cliente quer pagar um valor fixo Um cliente diz: "Vou pagar R$ 50,00 e o resto fica para o outro". 1 - Crie 2 contas com Nova Conta 2 - Na Conta 1, clique em Pagar Valor e informe 50,00 3 - Na Conta 2, clique em Pagar Restante 4 - Fature cada conta na ordem desejada Cenário 4: Faturamento parcial (pessoas saindo em momentos diferentes) Uma mesa com 4 pessoas. 2 vão embora primeiro e pagam, as outras 2 ficam e pedem mais itens. 1 - Divida em 4 contas e fature as Contas 1 e 2 das pessoas que saíram 2 - Feche a tela de divisão. Na pré-venda, adicione os novos itens à comanda 3 - Reabra a Divisão (Calcular Comanda). As Contas 1 e 2 aparecem como "Faturadas" 4 - Os novos itens aparecem com saldo disponível. Distribua entre as Contas 3 e 4 5 - Fature as Contas 3 e 4 quando as últimas pessoas saírem Cenário 5: "Sou o último, quero pagar tudo que resta" O último cliente da mesa quer encerrar a comanda pagando tudo que falta. 1 - Crie uma nova conta (ou selecione a dele) 2 - Clique em Pagar Restante (F10) 3 - Todos os saldos restantes serão atribuídos automaticamente 4 - Fature a conta. A comanda será encerrada 14. Perguntas Frequentes Posso alterar uma conta depois de salvar? Sim, desde que a conta não tenha sido faturada. Contas pendentes podem ter seus itens editados normalmente. Após faturar, os itens ficam bloqueados. O que acontece se eu fechar a tela sem salvar? As alterações feitas desde o último salvamento serão perdidas. Se houver contas criadas mas não salvas, elas não serão persistidas. Recomenda-se sempre salvar (F9) antes de fechar. Posso dividir entre um número diferente de pessoas do que as contas criadas? Sim. O campo "Nº Pessoas" é usado apenas pelo botão "Dividir Igualmente". Você pode criar contas manualmente com "Nova Conta" independente do número informado. Como sei se toda a comanda já foi distribuída? Verifique a coluna Saldo no grid de Resumo e o campo Saldo na barra de divisão (canto superior direito, em vermelho). Quando ambos estiverem em 0,00, toda a comanda está distribuída. Posso usar "Pagar por Valor" em uma conta que já tem itens atribuídos? Sim. O sistema recalculará os itens da conta com base no novo valor informado, substituindo as quantidades anteriores de forma proporcional. E se a divisão não for exata (ex: R$ 100,00 dividido por 3)? O sistema utiliza arredondamento com 4 casas decimais para quantidades. As primeiras contas recebem o valor arredondado para baixo, e a última conta recebe o restante, garantindo que a soma seja exata. Posso emitir NFC-e para uma conta e NF-e para outra? Sim. Cada conta pode ser faturada com um tipo de documento diferente. Uma pode gerar NFC-e, outra NF-e e outra apenas Movimento. Pré-Vendas (Mesas/Comandas)