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Parceiros

Cadastro, consulta e demais funcionalidades relacionadas ao Parceiro (clientes, fornecedores, motoristas, técnico, etc).

Cadastro de Parceiros e Consulta de Parceiros

Cadastro de Parceiros

Para a emissão de documentos fiscais, é necessário que seja informado um Parceiro. Um Parceiro pode ser: um Cliente; um Fornecedor; um Motorista; um Vendedor; ou uma Transportadora.

Para cadastrar manualmente um parceiro (Plano Básico):

No menu Cadastros, acessando o Gerenciar Cadastros permitirá encontrar a sessão de Parceiros, nela estará localizada a tela Cadastrar Parceiros, ao seleciona-lá será direcionado a uma tela de cadastro de parceiros. 

Para cadastrar manualmente um parceiro (Plano Completo):

No sistema, clique na opção de Cadastros, Na sessão de Parceiros aparecerá o campo Cadastrar Parceiros, basta seleciona-lo que te direcionará a tela de cadastro de parceiros.

Primeiro Passo:

O Cadastro de Parceiros tem alguns campos obrigatórios para a emissão de documentos fiscais. Os campos obrigatórios para Pessoa Jurídica são: Razão Social, CNPJ, Inscrição Estadual (caso tenha), Cidade, Rua (Logradouro) e Bairro. Para Pessoa Física são: nome, CPF, Cidade, Rua (Logradouro) e Bairro.
Conforme imagem abaixo demarcando em vermelho os campos obrigatórios:

 

Para emissão de NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor eletrônica) com apenas o nome e o CPF é possível estar salvando.

 Você pode informar o e-mail do Parceiro no cadastro, para que você possa enviar os arquivos PDF/XML de notas, arquivos de Ordem de Serviço, boletos, orçamentos e etc. É só preencher o email no cadastro do cliente. Para adicionar mais de um email, adicionar ; entre um endereço e outro sem espaços.

 

Para obter mais detalhes de como configurar o e-mail por assunto, acesse o link https://bit.ly/3jApilp

 
Segundo Passo:

Também é necessário que você selecione o tipo de parceiro que está cadastrando, para fazer isso, você deve selecionar uma das caixas de opção como segue a imagem abaixo, onde o parceiro cadastrado é um Cliente

Terceiro Passo:

Após preencher todos os campos obrigatórios, pressione F5 no seu teclado ou clique em Gravar

Existem vários campos que podem ser adicionados ao cadastro do parceiro caso queira complementar as informções, neste caso verifique a necessidade de inclusão dos demais dados, conforme sua necessidade.

Consulta de Parceiros

A tela de consulta de parceiros permite localizar parceiros já cadastrados dentro do sistema com o intuito para atender diversas finalidades, tais como, modificar informações, verificar ou buscar informações necessárias, tirar relatórios de diversas formas, exclusão de parceiros cadastrados incorretamente (Apenas permitido quando não houver movimentações dentro do sistema vinculada ao mesmo).

Consultar parceiro (Plano Básico):

Consultar parceiro (Plano Completo):

O sistema disponibiliza um campo de busca para facilitar a localização dos parceiros cadastrados, basta informar parte de uma informação que tenha conhecimento e que foi registrada dentro do sistema e o sistema filtrará todas as informações com o nome correspondente, sendo possível pesquisar por todas as colunas existentes na tabela.

Para editar um cadastro localizado é possível faze-lo através de dois cliques em cima do cadastro ou clicando no botão editar

Na opção imprimir esta disponibilizado os possíveis relatórios relacionados a parceiros conforme imagem abaixo:

Clicando no botão Histórico (F7) permite buscar as movimentações do parceiro selecionado, basta apenas clicar em cima de qual parceiro deseja e após isso clicar no histórico ou pressionar (F7) conforme imagem:

Para acessar a pasta dos seus parceiros:

O sistema possui uma pasta específica para cada um de seus parceiros, para que você possa armazenar e buscar arquivos e documentos facilmente. Para isso, consulte o parceiro e entre no cadastro, acesse a pasta:

Ao clicar no botão, a pasta irá abrir, e ali é possível buscar, salvar e acessar os arquivos referentes àquele parceiro.

Cadastro de um Parceiro Estrangeiro

Para que ocorra a emissão de documentos fiscais é necessário informar um parceiro como destinatário ou em casos de transporte o tomado do serviço, expedidor, etc. Em alguns casos esse parceiro é estrangeiro e não possui CNPJ ou um CPF para ser preenchido no cadastro e isso pode causar um pouco de dúvidas. Então, vamos ao passo a passo para cadastrar um parceiro estrangeiro no sistema tryideas:

1 - Primeiramente abra a tela de cadastro de parceiros: CADASTROS > GERENCIAR CADASTROS > CADASTRAR PARCEIROS.

2 - Os campos que serão necessários preenchimento são:

Caso você tenha o e-mail, telefone, queira informar algum grupo de parceiro ou algum dado opcional da segunda aba da tela de cadastro também é possível. Sinta-se a vontade para cadastrar de acordo com a sua necessidade e/ou controle interno.

Pronto! O cadastro já pode ser gravado, é só clicar em Gravar (F5).

Emissão da Nota Fiscal

Caso deseja realizar vendas para Estrangeiros, onde a nota fiscal será tributada da mesma forma que uma venda local (dentro do estado) para tal é necessário estar preenchendo na emissão da Nota Fiscal os campos: Presença do Comprador como "1 - Operação Presencial" e Consumidor final como "1 - Consumidor Final", conforme imagem abaixo:

Se agora com o cliente cadastrado você deseja gerar o documento fiscal basta clicar aqui para ser direcionado ao manual!

Cadastro de um Motorista

Cadastro de Motorista para uso no Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) e Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico (MDFe)

Para emissão do CTe e MDFe você pode estar incluindo os dados do motorista. É Possível apenas estar informando na emissão do CTe e do MDFe o nome e CPF, como também realizando o cadastro do parceiro para estar preenchendo as informações com apenas 1 clique.

1 - Cadastro do Parceiro

Acesse o menu CADASTROS > GERENCIAR CADASTROS > CADASTRAR PARCEIROS e preencha os dados que são obrigatórios, conforme marcado na imagem abaixo:

2 - Cadastro de motorista quando o veículo é próprio da empresa

Para isso é necessário preencher as informações do cadastro de parceiro conforme instruções iniciais e marcar que o parceiro é um motorista conforme imagem abaixo:

Você pode informar Dados Adicionais do Motorista, basta apenas clicar no botão irá abrir uma outra tela para incluir os dados da CNH do motorista.

Lembrando que é possível seu motorista ser mais que apenas motorista, caso ele seja um consumidor é necessário marca-lo como um cliente, caso seja um vendedor é necessário marca-lo também.

Caso já tenha o cadastro do parceiro porém ele ainda não é um motorista basta consulta-lo e fazer a alteração marcando-o como motorista

Cadastro de motorista quando o veículo é terceirizado e o dono do veículo é o motorista

Nesse caso é necessário preencher as informações descritas acima nos tópicos 1 e 2, e também informar na aba 2 - Dados Opcionais, RNTRC do autônomo e o tipo Proprietário, conforme imagem abaixo:

Feito isso é só clicar no botão Gravar (F5) e o cadastro do motorista já estará disponível para incluir no seu CTe ou MDFe.

Cadastro e consulta de Região

Neste manual vamos lhe mostrar como fazer o cadastro e consulta de regiões no sistema, para poder agrupar parceiros por regiões, Este cadastro serve também para fazer cadastro de regiões em que um determinado vendedor atua, para poder agrupar os parceiros daquela região e de um vendedor.

Você vai acessar o menu Cadastros, depois irá na opção Gerenciar Cadastros, no campo de pesquisa, você pode pesquisar por Regiões e o sistema irá exibir as opções, Consultar Regiões e Cadastrar Regiões.

Clicando em Cadastrar Regiões o sistema irá exibir a seguinte tela com o campo para informar a descrição, que seria o nome da Região que deseja cadastrar.

Após informar o nome da Região, pode clicar no botão gravar, ou pressionar a tecla F5 e irá gravar o cadastro.

Consulta de Regiões

Clicando na opção Consultar Regiões, o sistema irá exibir as regiões que já tem cadastrada, 

Por essa tela também e possível editar o nome de uma Região que já tem cadastrada,  basta clicar sobre o cadastro que precisa editar, e clicar no botão Editar na parte de cima da tela, irá abrir a tela com a descrição da região, pode ser feito a alteração conforme precisar e clicar em gravar ou na tecla F5 do seu teclado.

O cadastro de Regiões são utilizado apenas nos cadastros de parceiros, caso tenha duvidas sobre cadastro e consulta de Parceiros, lhe mostramos mais neste manual - Cadastro e consulta de Parceiros.

Cadastro e consulta de Distrito

Neste manual vamos lhe mostrar como fazer o cadastro e consulta de distritos no sistema, para poder agrupar parceiros por Distritos para poder separar os parceiros além de cidades mais também por distritos 

Você vai acessar o menu Cadastros, depois irá na opção Gerenciar Cadastros, no campo de pesquisa, você pode pesquisar por Distritos e o sistema irá exibir as opções, Consultar Distritos e Cadastrar Distritos.

Clicando em Cadastrar Distritos o sistema irá exibir a tela para poder informar o nome do distrito que deseja cadastrar e também poder selecionar a cidade ele pertence.

Após preencher os campos, pode clicar no botão gravar, ou pressionar a tecla F5 e irá gravar o cadastro.

Clicando na opção Consultar Distritos, o sistema irá exibir os cadastros que já tem realizado.,

Por essa tela também e possível fazer a edição de um distrito que já tem cadastrado,  basta clicar sobre o cadastro que precisa editar, e clicar no botão Editar na parte de cima da tela, irá abrir a tela com as informações deste Distrito, pode ser feito a alteração conforme precisar e clicar em gravar ou na tecla F5 do seu teclado.

O cadastro de Distritos são utilizado apenas nos cadastros de parceiros, caso tenha duvidas sobre cadastro e consulta de Parceiros, lhe mostramos mais neste manual - Cadastro e consulta de Parceiros.

Consulta de cadastro pelo ReceitaWS

É possível obter os dados para realizar o cadastro de um parceiro através de uma consulta na API ReceitaWS, na qual o sistema tryideas possui integração. É necessário apenas possuir o CNPJ do parceiro para realização desta consulta.

 

Caso possua um Plano contratado no ReceitaWS, e deseje utilizar suas próprias credenciais para o uso da API, basta informar o seu Token no menu: Configurações Globais > Geral > Configurações do Parceiro - Token API ReceitaWS.

Site do ReceitaWS - https://receitaws.com.br

 

Observação: A API não retorna a Inscrição Estadual, caso o CNPJ consultado seja contribuinte de ICMS, sendo necessário informar a IE manualmente ao realizar o cadastro.

 

Consultando os dados do CNPJ

Para realizar a consulta dos dados pelo CNPJ é muito simples, basta abrir a tela de cadastro do Parceiro, através do menu Cadastros > Gerenciar Cadastros > Cadastrar Parceiros, e clicar sobre o botão Consulta ReceitaWS, conforme ilustrado na imagem abaixo.

Após isso, a seguinte tela será exibida, basta informar o CNPJ desejado, e clicar no botão Consultar CNPJ, ou então teclar o botão de atalho F5 do seu teclado.

Em caso de sucesso na consulta, os principais dados do cadastro serão preenchidos automaticamente.

 

Defasagem máxima - esta opção permite realizar a consulta respeitando a defasagem máxima dos dados conforme os dias definidos. Os dados são atualizados constantemente no banco de dados da ReceitaWS, mas caso necessite realizar uma consulta atualizada dos dados na Receita Federal, pois alguma informação tenha sido atualizada recentemente, ou algum dado retornado não esteja correto, basta diminuir a quantidade de dias da defasagem máxima.

Atenção: uma consulta em tempo real, poderá demorar 30 segundos ou mais. Em alguns casos erros poderão ser retornados por tempo limite atingido (erro 504), em situações onde a Receita Federal não retorne os dados em até 50 segundos.

 

Configuração de Pasta para Salvar Documentos do Parceiro

Este documento descreve como configurar a estrutura de diretórios para armazenar documentos relacionados aos parceiros no sistema tryideas. Cada parceiro terá sua própria pasta identificada por seu ID (código único no banco de dados), e a organização será baseada no CNPJ do usuário do sistema,  no caso de uso do sistema em nuvem.

 

Sistema Local

Para instalação local em apenas um computador, não será necessário configurar nada, pois o sistema irá gerenciar o diretório automaticamente, onde será criada uma pasta com a descrição "Documentos Compartilhados" no diretório de onde o sistema está sendo executado. É possível alterar esta configuração e definir um caminho personalizado se desejar, confira os detalhes logo abaixo.

Para instalações com várias máquinas, o ideal é realizar a configuração de uma pasta compartilhada no servidor, onde todas as estações irão armazenar os arquivos de forma centralizada, assim ficando acessível para todos usuários.

🛠️ Procedimento de Configuração
  1. Criação da Pasta Base: Crie uma pasta no caminho desejado, e configure o compartilhamento, caso utilize o sistema em várias máquinas, desta forma todos terão acesso ao diretório;
  2. Configuração no Sistema: Acesse o menu: Configurações > Configurações Globais > Geral > Configurações do Parceiro. Localize a opção "Salvar os documentos do parceiro na seguinte pasta", e clique na lupa do campo, para selecionar o caminho configurado acima. Após isso, marque a opção "Salvar os Documentos do Parceiro em local personalizado" e clique em Salvar.

 

Sistema em VM

Vamos considerar como exemplo, que a configuração do sistema esteja com os arquivos na pasta nas1 (confirmar com o suporte e o responsável pelo servidor onde se encontra a instalação). A estrutura de pastas no servidor em nuvem, com disco compartilhado nas1, irá seguir o seguinte padrão:

\\nas1\TryNFe\[CNPJ do Usuário]\Arquivos\Parceiro_[ID do Parceiro]\

Exemplo:

Para o usuário com CNPJ 12345678000199 e um parceiro com ID 457, o caminho será:

\\nas1\TryNFe\12345678000199\Arquivos\Parceiro_457\
🛠️ Procedimento de Configuração

  1. Criação da Pasta Base: Crie a pasta "Arquivos" caso ainda não exista, dentro do diretório onde consta o CNPJ do usuário, no mesmo nível na para "Cliente".

  2. Configuração no Sistema: Acesse o menu: Configurações > Configurações Globais > Geral > Configurações do Parceiro. Localize a opção "Salvar os documentos do parceiro na seguinte pasta", e clique na lupa do campo, para selecionar o caminho configurado acima. Após isso, marque a opção "Salvar os Documentos do Parceiro em local personalizado" e clique em Salvar.