Geral

• Cadastrar um Serviço
• Alocando Produtos na OS
• Alocando Serviços na OS
• Consulta de OS
• Controle de Serviços (previsão da próxima data)
• Controle de Situações da OS

Cadastrar um Serviço

Primeiro antes de cadastrar o Serviço, terá que cadastrar o Grupo de Serviço.

1. Para adicionar um novo grupo de serviços: no menu de Cadastros > Ordem de Serviço >  Gerenciar Cadastro, terá a tela de Cadastrar Grupos de Serviços
2. Cadastre um novo grupo. Coloque na descrição o grupo que o serviço se enquadraria. Pode criar vários grupos. Por exemplo: Mão de Obra / Pintura / Locação / Limpeza / Carros / Motocicletas ... Clique em gravar.

Para cadastrar o serviço clique em: Cadastro > Ordem de Serviço> Gerenciar Cadastros> Cadastrar serviços.

1. No cadastro do serviço, é necessário que você preencha:
   1. A descrição do serviço: AÇÃO + TIPO DA AÇÃO na prática ficaria assim TROCA DE ÓLEO, por exemplo.
   2. Grupo de serviço: pode selecionar o grupo que cadastrou.

       O restante fica a seu critério para preencher, pois não é necessário, mas caso queira ter um controle maior:

1. 1. Valor a vista;
   2. Valor a prazo;
   3. Valor de custo;
   4. Quantidade padrão;
   5. Unidade de Medida;
   6. Data de baixa;
   7. Serviço da NFSe: Consulte seu contador para se verificar o código que ira usar para o serviço, pois esse mesmo código irá sair na Nota Fiscal de Serviço;
   8. Caso você queira que o cálculo seja feito com base no tempo, existe uma caixinha abaixo da seleção do Serviço da NFSe, clique na caixinha para selecionar;
   9. Se este serviço tiver tempo mínimo (por exemplo, é cobrado no mínimo uma hora de serviço), preencha o campo Tempo Mínimo
      

   10. o Controle será realizado por Hora no campo, então para 1 hora o valor inserido deve ser 1, caso precise informar em minutos precisará usar as casas decimais, 30 minutos = 0,5, 40 minutos = 0,66, basta fazer regra de 3 -> (quantidade de minutos desejado x 1)/60

   11. Caso você queira que na sua NFSe apareça alguma mensagem quando esse serviço for utilizado, preencha no campo Descrição NFSe;
   12. Pressione F5 ou clique no botão Gravar 

Alocando Produtos na OS

Para registrar os Produtos que serão utilizados nesta OS:

No Menu Ordem de Serviço > selecione qual será sua ordem (Mecânica /  Maquina e Equip. / Pet Shop) > na tela de emissão de OS clique no menu Produtos Alocados (F2) e pressione F2 no seu teclado, ou clique no botão Adicionar Produto;

1.  
2. 
   
3. Selecione o produto que deseja buscando na lupa  ou digite o nome do produto e pressione Enter no seu teclado. Caso não tenha o produto cadastrado ainda, adicione o novo produto clicando no botão de adicionar , para conferir os passos necessários clique aqui;
4. Preencha as informações sobre o produto selecionado: quantidade; preço; e se desejar adicionar descontos, preencha também este campo;
5. A inserção do fornecedor e preenchimento do preço de custo são opcionais;
6. A inserção do técnico é opcional;
7. Pressione F5 no seu teclado, ou clique no botão de Adicionar/Salvar.
   
   

Os produtos foram adicionados à Ordem de Serviço.

 

Para fazer a busca de um produto pelo código de Referência Fábrica dele na OS:

Basta fazer a busca por -= conforme exemplo abaixo:

Assim ele retornará o produto cadastrado com este código diretamente. 

 

Alocando Serviços na OS

Para registrar os Serviços que serão fornecidos nesta OS:

1. Pressione duas vezes F3 no seu teclado, ou clique no botão Adicionar Serviço , uma nova tela de Alocando Serviço na OS irá abrir

2. Para selecionar um serviço, clique na lupa , ou digite o nome do serviço e pressione Enter no seu teclado

3. Para cadastrar um novo serviço se necessário, clique no botão de adicionar , e preencha os dados

4.  

Os serviços foram adicionados.

Consulta de OS

Para consultar uma OS, siga os seguintes passos:

1. Ordem de Serviço > Monitoramento de Ordem de Serviço; 
2. Indique a filial e se atente aos campos Período e Status da OS;
3. Pesquise;
4. Ao selecionar uma Ordem de Serviço, ela ficará azul claro. Com uma O.S selecionada temos algumas alternativas destacadas na imagem:

• Caso queira Imprimir o Ticket: clique na opção 1;
• Para Encerrar uma OS: clique na opção 2;
• Temos opção de Cancelar a OS, mas somente as abertas: clique na opção 3;
• Reabrir, caso não tenha sido lançada no caixa: clique na opção 4;
• O sistema também tem a opção de Enviar OS por E-mail 5, clicando aqui uma tela para colocar os e-mail a serem enviados se abrirá(já vem preenchida caso o e-mail tenha sido inserido no cadastro do cliente);
• Gerar NFe 6, lembrando que para gerar uma NFe a OS precisa ter produtos alocados. Alocação de serviços é necessário somente em NFSe;
• Caso queira Excluir uma ordem aberta, clique na opção 7;
• Para alterar os dados de uma OS que ainda não foi encerrada ou verificar uma OS, clique na opção 8: Ver Alterar.

 

Controle de Serviços (previsão da próxima data)

O Controle do Próximo serviço, está disponível apenas para a Ordem de Serviço Mecânica.

 

Para realizar este controle, é necessário uma certa atenção, pois alguns campos são de preenchimento essencial para o correto funcionamento deste recurso.

Antes de alocar um Serviço na OS, lembre sempre de informar a PLACA e a QUILOMETRAGEM do veículo, pois estas informações serão utilizadas para analisar os dados do último serviço prestado, e assim sugerir uma nova data, e a possível quilometragem que o veículo estará no próximo serviço.

 

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Abrindo uma Ordem e informando a Previsão do Próximo Serviço

1. Abra a tela de Ordem de Serviço (Menu: Ordem de Serviço > Ordem de Serviço - Mecânica);
2. Informe a Placa do Veículo e selecione o Parceiro, caso não seja preenchido automaticamente (sempre informar);
3. Informe a Quilometragem atual (verificar o hodômetro do veículo);
4. Preencha os demais campos, caso desejar. Caso tenha alguma dúvida, consulte o Manual.
5. Clique no botão "Adicionar Serviço (F3)";
6. Selecione o Serviço desejado. Na parte inferior da tela, poderá ser informado a Quilometragem e a Data Prevista para o próximo Serviço.

Pronto! Quando este veículo retornar, repita este processo, informando a quilometragem atual novamente. Se incluir o mesmo serviço dos passos acima, será sugerido automaticamente a quilometragem e data prevista para a realização do próximo serviço.

 

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Consultando os Serviços previstos

Após registrar a Data Prevista do próximo serviço, podemos consultar e acompanhar os serviços que estão prestes a vencer. Com isso, poderá ser enviado um alerta ao cliente, lembrando-o e solicitando se deseja agendar a próxima data do serviço.

Abra a tela de consultas no Menu: Ordem de Serviço > Consultar próximos serviços

Nesta tela é possível filtrar por um determinado cliente, veículo ou serviço. Informe o período previsto dos serviços e se desejar visualizar os vencidos, marque a opção.

Imprima a lista, ou selecione os Serviços que deseja enviar um lembrete ao e-mail do cliente (para configurar o texto do e-mail, veja o item abaixo).

 

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Configuração do texto enviado por e-mail

Caso queira alterar a mensagem padrão que é enviada por e-mail, acesse o Menu: Configurações > Configurações Globais > aba Email > Ordem de Serviço.

No quadro Configurações para Avisos de Serviço, poderá alterar o texto conforme desejado.

Vamos supor que queremos enviar a Placa do veículo, do qual se trata o serviço que está próximo de ser realizado novamente, iremos fazer da seguinte forma. Digitamos %PLACA%, e no momento do envio, este texto será substituído pela placa do veículo informada na ordem de serviço "AAA1234".

Segue abaixo os campos que poderão ser utilizados na mensagem:

%EMITENTE_RAZAOSOCIAL% - Razão Social do Emitente.

%EMITENTE_FANTASIA% - Nome Fantasia do Emitente.

%EMITENTE_TELEFONE% - Telefone do Emitente.

%EMITENTE_CELULAR% - Celular do Emitente.

%EMITENTE_CIDADE% - Cidade e Estado do Emitente.

%PARCEIRO_RAZAOSOCIAL% - Razão Social do Parceiro (cliente).

%PARCEIRO_FANTASIA% - Nome Fantasia do Parceiro (cliente).

%PLACA% - Placa do Veículo.

 

Controle de Situações da OS

O controle de situações permite um melhor gerenciamento e acompanhamento, em cada etapa da Ordem de Serviço.

Com este mecanismo, é possível gerenciar de forma individual cada OS, possibilita um melhor controle, e a rápida consulta sobre a situação em que a ordem se encontra, nos casos em que é necessário dar um parecer ao interessado.

 

- Cadastro de Situações da OS

O primeiro passo antes de iniciar, é realizar o cadastro das situações que temos dentro da empresa. Para isso acesse o menu: Cadastros > Ordens de Serviço > Gerenciar Cadastros, e localize a opção Consultar Situações.

- Clique sobre o botão "Incluir" e digite de forma abreviada uma descrição que identifique o processo, conforme exemplo abaixo.

Defina uma COR para cada Situação, isso irá facilitar na visualização e no controle.

Lembre-se de escolher cores diferentes para cada situação cadastrada, e de preferência tons mais neutros, para não gerar um desconforto na visualização.

- Repita o passo acima, e realize o cadastro de todos os processos utilizados, ou que serão necessários para o controle dentro da sua empresa.

 

- Definindo a Situação na Ordem de Serviço

Agora, ao abrir uma nova ordem de serviço, podemos definir a situação da mesma. Observe na animação abaixo, que no topo da tela existe uma opção onde são exibidas as situações que cadastramos no passo anterior. 

Desta forma, basta selecionar a opção desejada, preencher os demais campos da OS e gravar.

 

- Pesquisando as Ordens de Serviço por uma Situação específica

É possível realizar uma pesquisa das ordens por uma única situação. Para isso, selecione a opção desejada, conforme animação abaixo, e clique em pesquisar.

Para voltar a opção "Todas", mantenha o foco no campo da Situação da OS, e pressione a tecla "DEL" ou "DELETE" do teclado.

 

- Alterando a Situação da OS

A alteração da situação pode ser realizada de duas formas:

1 - Editando a Ordem de Serviço;

• Selecione a Ordem de Serviço desejada, e clique na opção "Ver/Alterar", ou então clique duas vezes sobre a linha desejada;
• Na tela da OS, altere a situação, e clique na opção "Gravar (F5)"; (veja na animação abaixo)

2 - Alteração direta na tela de Monitoramento

• Na OS desejada, clique sobre o campo da situação, onde será aberto a lista com todas as Situações. Selecione a desejada;
• Após alterar, clique na parte em branco, ou em outra linha para aplicar a alteração;

 

- Consultando o histórico de alterações das Situações da OS

A cada alteração realizada, será salvo um registro como histórico, contendo a Data e Hora em que a Situação foi alterada, e o Operador que realizou a alteração.

Para visualizar o histórico, clique no sinal "+" no início da linha, e selecione a aba Situação OS, conforme animação abaixo.

 

- Inativando uma Situação da OS

Caso possua alguma situação que não queira mais utilizar, poderá estar realizando a inativação da mesma.

Para isso acesse o menu: Cadastros > Ordens de Serviço > Gerenciar Cadastros, e localize a opção Consultar Situações.

Dê um duplo clique sobre a situação da OS desejada, e na tela que irá se abrir, selecione a opção "Inativo".

Após isso clique no botão "Gravar (F5)".

Pronto! Está situação não estará mais disponível para ser selecionada.