Serialização de Produtos

O que é a serialização do Estoque

A serialização de produtos é um processo de atribuição de um número de série exclusivo a um produto individual. Esse número de série serve como uma identificação única que pode ser usado para rastrear e autenticar o produto ao longo de sua vida útil, desde a fabricação até o ponto de venda e até o consumidor final.

A serialização de produtos é frequentemente utilizada em setores como farmacêutico, eletrônico e de bens de consumo, onde a autenticidade e a rastreabilidade dos produtos são importantes. Ela ajuda a combater problemas como falsificação, contrabando, desvio de produtos e garantia de qualidade.

Ao atribuir um número de série único a cada produto, é possível registrar informações específicas sobre ele em um banco de dados centralizado. Isso pode incluir detalhes como data de fabricação, local de fabricação, lote de produção, informações de embalagem e distribuição, entre outros. Essas informações podem ser acessadas e verificadas ao longo da cadeia de suprimentos para garantir a autenticidade do produto e ajudar na identificação de qualquer problema ou irregularidade.

A serialização de produtos também pode facilitar recall de produtos, permitindo que os fabricantes identifiquem rapidamente os produtos afetados e tomem medidas corretivas. Além disso, ela pode ser uma ferramenta útil para rastrear produtos em caso de roubo, perda ou investigações de segurança.

Em resumo, a serialização de produtos é um método para atribuir identificadores únicos a produtos individuais, visando garantir sua autenticidade, rastreabilidade e segurança ao longo da cadeia de suprimentos.

Fonte: https://chat.openai.com/share/02025f98-6df7-4570-b135-654ef9e69207

Habilitando a serialização em um produto

A serialização deve ser habilitada no sistema em cada produto de forma individual. Com o parâmetro ativado, o produto precisará de um número de série em toda movimentação que ocorrer no estoque, seja na entrada ou na saída.

No cadastro da operação é possível desabilitar a exigência de informação do número de série na movimentação do estoque, útil para situações onde é feito apenas uma transferência de Contas de estoque, por exemplo. 

O número de série é controlado pelo Grupo de serialização, que precisa ser informado no cadastro do Produto. Produtos que fazem parte do mesmo grupo de serialização podem compartilhar um mesmo número de série, ou seja, é possível que o número de série entre com um código de produto e saia com outro, desde que ambos os produtos façam parte do mesmo grupo de serialização.

Como habilitar a serialização no produto

No cadastro do Produto, marque a opção Controlar Número de Série, conforme a imagem abaixo

Ao marcar o parâmetro, o campo Grupo Série se torna obrigatório e precisa ser informado. 

Se você não precisa agrupar vários produtos em um mesmo Grupo de Serialização, cadastre um novo Grupo para cada produto com a mesma descrição do Produto

Informando o número de série dos produtos

Quando um produto que controla serialização tiver o estoque movimentado, uma tela exigindo os números de série será exibida, conforme o exemplo abaixo:

No exemplo acima está sendo realizado o Ajuste de Estoque de Saída com a quantidade igual a 100. Nesse caso a tela exibe os dados do Produto, a quantidade necessária e a Origem da Movimentação (Ajuste, Nota Fiscal/Movimento, Ordem de Serviço, etc)

No campo Número de Série é possível informar o número de cada produto de forma individual, seja digitando ou fazendo a leitura do código de barras. Ao informar um número, ele será exibido inicialmente na Grid do lado direito em análise. Se alguma divergência for encontrada o número não poderá ser usado com o Produto. Segue uma lista das validações que são realizadas:

Validações na Entrada

Validações na Saída

Além de informar o número de série de forma individual, é possível informar todos os números de série de uma vez clicando no botão Informar vários números de série, conforme a imagem abaixo

Esta opção é indicada nas situações em que você recebe, junto do fornecedor do produto, uma lista com todos os números de série, ou se os produtos foram bipados em outro sistema. Produtos que são recebidos com um número de série na etiqueta é recomendado que sejam sempre bipados ou digitados com o código de barra na entrada para garantir que o número estará disponível na saída

Geração automática de números de série

O sistema oferece na entrada a opção de Geração dos números de série. Esta opção é útil na produção própria, onde você designa o número de série para cada produto.

Para gerar os números, basta clicar no botão Gerar números de série

Quando todos os números forem informados, basta clicar no botão Save

Esta tela não é exibida se no cadastro da Operação o parâmetro que desabilita a verificação dos números de série estiver habilitada. Mais detalhes: https://ajuda.tryideas.com.br/books/estoque/page/desabilitando-a-serializa%C3%A7%C3%A3o-no-cadastro-da-opera%C3%A7%C3%A3o

Desabilitando a serialização por Operação ou Empresa

É possível parametrizar as operações para que não seja exigido o número de série na movimentação do Estoque, conforme a imagem abaixo:

Operação que estiverem marcadas para Não Calcular Estoque também não será exigido o número de série.

Em que situações é esperado o uso desta opção

As situações acima são apenas exemplos, o uso deste parâmetro não se limita apenas as opções descritas. 

Desabilitando a serialização no emitente

Outra opção é desabilitar a serialização no Cadastro da Filial. Desta forma ao usar a Filial com esta opção desmarcada o número de série nunca será exigido.

Parametrizando a geração de números de série

Os números de série gerados pelo sistema na entrada podem ser personalizados de acordo com a necessidade da empresa.

A parametrização é feita nas Configurações Globais do Sistema em Configurações -> Configurações Globais -> Estoque -> Serialização

 

Os parâmetros da geração estão definidos no formato JSON, a edição deve ocorrer sem corromper o padrão do formato ou a geração não irá funcionar. Segue um exemplo de JSON

{
  "padroesGeracao": [
    {
      "chave": "TEXTO",
      "tamanho": 3,
      "ordemSequencia": 0,
      "textoFixo": "TRY"
    },
    {
      "chave": "MARCA",
      "tamanho": 3,
      "ordemSequencia": 0,
      "textoFixo": null
    },
    {
      "chave": "GRUPO",
      "tamanho": 3,
      "ordemSequencia": 0,
      "textoFixo": null
    },
    {
      "chave": "CODIGOPRODUTO",
      "tamanho": 10,
      "ordemSequencia": 0,
      "textoFixo": null
    },
    {
      "chave": "DIA",
      "tamanho": 2,
      "ordemSequencia": 0,
      "textoFixo": null
    },
    {
      "chave": "MES",
      "tamanho": 2,
      "ordemSequencia": 0,
      "textoFixo": null
    },
    {
      "chave": "ANO",
      "tamanho": 2,
      "ordemSequencia": 0,
      "textoFixo": null
    },
    {
      "chave": "SEQUENCIASERIE",
      "tamanho": 7,
      "ordemSequencia": 0,
      "textoFixo": null
    }
  ],
  "separadorGrupos": " "
}

Para formatar o JSON e facilitar a edição você pode usar qualquer editor. Um exemplo é online no site https://jsonformatter.org/

No JSON de exemplo é informado um array do padroesGeracao com as chaves suportadas. Confira a tabela abaixo

Chave Detalhes
TEXTO Permite informar um texto livre no tamanho especificado no número de série.
MARCA Permite adicionar a Marca do produto no número de série gerado
GRUPO Permite informar o Grupo do Produto no número de série gerado
DIA Adiciona o dia em que o número de série foi gerado 
MES Adiciona o mês em que o número de série foi gerado
ANO Adiciona o ano em que o número de série foi gerado
SEQUENCIASERIE Sequencia do número de série que está sendo gerado. A sequência é por Produto e é o que garante que cada número de série gerado será único. Esta chave é obrigatória

Cada chave precisa ter o seu tamanho definido com a propriedade tamanho. Ao definir o tamanho 3 na marca por exemplo, apenas os três primeiros digitos da marca serão adicionados ao números de série. 

Caso você queira apenas um número sequencial na marca, é possível remover as outras chaves, deixando apenas a sequencia. Exemplo:

{
  "padroesGeracao": [
    {
      "chave": "SEQUENCIASERIE",
      "tamanho": 7,
      "ordemSequencia": 0,
      "textoFixo": null
    }
  ],
  "separadorGrupos": " "
}

A propriedade separadorGrupos define como os campos serão separados. É possível deixar com ou sem espaço, ou definir um traço (-), barra (/) ou qualquer outro caractere. 

Exemplo de geração do número de série com todas as chaves

Para este exemplo, usaremos o produto cadastrado conforme a imagem abaixo:

As chaves ficarão conforme o exemplo, ficando no separador de grupos informado um traço (-)

Nessa situação, os números serão gerados conforme o exemplo abaixo

A imagem abaixo descreve como cada chave foi aplicado ao número de série

A intenção com todas essas chaves é permitir que um olho treinado possa apenas ao ver o número de série identificar a marca, o tipo de produto, seu código e o dia que foi produzido.

Informando o número de série a estoque já existente

Esta opção deve ser usada quando o controle de serialização for habilitado em um produto que já consta em estoque. Nessa situação o produto já tem uma quantidade em estoque originada de várias movimentações, e será possível informar o número de série desta quantidade, sem vinculo com uma movimentação especifica.

Para isso, acesse o menu Estoque -> Gerenciar Estoque ->Informar série para produtos em estoque

A tela abaixo será exibida

Nesta tela é possível selecionar a Conta de Estoque e o Produto, ou deixar o produto em branco que todos os itens com serialização habilitada e sem os números de série informados serão exibidos.

Com os produtos carregados, basta clicar no botão Informar Números de série em cada um deles na coluna Serialização e informar os códigos.

Informando o número de série a uma movimentação já existente

Em algumas situações o número de série só será informado posteriormente ao lançamento do Produto. As situações em que isso ocorre variam de acordo com o processo de trabalho de cada empresa, mas alguns exemplos são:

Em geral, é esperado que situações assim ocorram apenas na entrada e não na saída. Não informar o número de série na saída pode comprometer todo o propósito da rastreabilidade. Caso a operação de saída esteja marcada para não exigir o número de série o sistema irá permitir.

Informar número de série de uma nota fiscal que já foi lançada

Na Consulta de Notas em Movimento -> Consultar Notas -> Consultar Notas (NFe/NFCe) basta selecionar a nota fiscal, o produto e clicar no botão Informar números de série no produto conforme a imagem abaixo

Informar número de série de um pedido já lançado

Na consulta de Pedidos em Movimento -> Pedidos -> Consultar Pedidos. Selecione o Pedido, expanda os detalhes clicando no + e na abra Produtos clique na coluna com o botão para Informar o número de série, conforme a imagem abaixo:

 

 

Consultar números de série

É possível consultar os números de série e verificar a movimentação ao qual estão vinculados. Em Estoque -> Gerenciar Estoque -> Consultar Números de Série é exibido a tela abaixo:

Nesta tela podemos pesquisar por número de documento, selecionando primeiro o Tipo de Documento, Filial, Produto e também

pelo número de série.

Selecionando um registro é possível clicar no botão Ver detalhes para obter mais informações. A imagem abaixo é um exemplo da tela

Na tela acima é possível verificar exclusões que ocorreram no número de série e também o rastreio da movimentação que ocorreu