5 - Confirmar enquadramento sem planilha Na prática, boa parte das respostas do escritório não volta em planilha. Vem por telefone, por e-mail, numa reunião — "pode seguir a recomendação, está certo". E parte das empresas decide sem passar pela contabilidade. O botão "Confirmar enquadramento sem planilha...", na aba Triagem, existe para esses dois casos. Por que isso precisou existir. Sem esse caminho, o operador preencheria a planilha fingindo ser o contador — e o rastro da decisão ficaria falso. Um registro que mente sobre a própria origem é pior do que não ter registro nenhum. 1. O que o caminho dispensa, e o que exige Dispensa a planilha. Não dispensa a procedência: o sistema exige saber de onde veio a decisão e quem autorizou. Origem Quando usar Autorizador Planilha do escritório Automático, quando a resposta vem por importação. A planilha é a própria evidência Não se aplica Escritório — fora da planilha O escritório autorizou por e-mail, telefone ou reunião Obrigatório: nome do responsável no escritório Decisão do próprio cliente A empresa decidiu sem manifestação do escritório Obrigatório: nome do responsável na empresa 2. Como usar Na aba Triagem, marque os NCMs com a caixa de seleção da primeira coluna (dá para marcar vários) Clique em "Confirmar enquadramento sem planilha..." Decisão — escolha SIM, NAO ou PARCIAL Origem — escolha entre "escritório, fora da planilha" e "decisão da própria empresa" Quem autorizou — nome completo. Sem isso não grava (mínimo de 3 caracteres) Item beneficiado — opcional, mas recomendado: é a descrição do item conforme o anexo, e é o que sustenta a decisão numa fiscalização Se a origem for a própria empresa, a confirmação avisa que o relatório vai registrar isso. Não é bloqueio — a empresa pode decidir. É transparência. 3. Onde a procedência aparece — e por que em três lugares Uma decisão sem o escritório não fica escondida. Ela aparece em três lugares, e é isso que faz o recurso ser honesto em vez de um atalho: Onde Como aparece Aba Sugestão Decisão sem o escritório vira alerta na regra sugerida, citando quem autorizou. Alerta, não bloqueio — a empresa pode decidir, mas quem clica em gravar lê isso antes Planilha A coluna "Resposta já registrada" mostra a resposta, a origem, o autorizador e a data. Se a planilha voltar ao escritório depois, ele vê o que a empresa decidiu sozinha Relatório do cliente Na capa — origem da confirmação, data e quem autorizou. E uma ressalva explícita quando houve confirmação sem o escritório, recomendando submeter à contabilidade antes da vigência. Na capa, não em nota de pé A decisão é memorizada igual à que vem por planilha: a próxima análise já nasce com ela aplicada, carregando a procedência. Um parecer reaproveitado meses depois continua sabendo quem o deu. 4. Quando NÃO usar Quando você vai mandar a planilha mesmo assim. Se o arquivo vai e volta, deixe a resposta vir por ele — a planilha respondida é evidência melhor que um nome digitado Para "adiantar" o que o escritório ainda vai responder. A confirmação fica registrada como se fosse a decisão final; se o escritório discordar depois, você tem duas respostas conflitantes na memória Não use este caminho digitando o nome de alguém do escritório que não autorizou. O campo existe para registrar autorização real. Um nome no campo é uma afirmação de que aquela pessoa autorizou aquilo — é ela que vai responder por isso numa fiscalização. Próximo capítulo: Parametrizar as regras tributárias.