Geral

Relacionado a Emissão, Consulta, Cancelamento de Documentos Fiscais

Consultar Notas Emitidas
Manifestação do Destinatário
Importação de XML da Nota Fiscal Eletrônica NF-e
Conferência de Compra na Importação da NFe
Salvar Arquivos da Nota Fiscal
Reimpressão da Nota Fiscal
Erro: Nota denegada
Consulta da situação do Documento Fiscal na receita estadual
Cadastro e Consulta de Contingências

Consultar Notas Emitidas

Localizando Documentos

Esta tela realiza o levantamento de todas as notas já lançadas no sistema. Aqui você poderá ver o status, produtos, parceiro, e todos os dados de uma nota que acabou de emitir, de notas que emitiu em outros dias e até notas importadas de seus fornecedores.

Para consultar uma nota:

Vá até o menu Nota Fiscal(Plano Básico), Movimento(Plano Completo), ao clicar um novo menu irá abrir, selecione a opção Consultar Nota
Verifique se o Período das notas é compatível com o desejado
Você pode editar o campo “Número da Nota”, colocando o número da nota desejada, depois disso é só pressionar Pesquisar
Selecione o Tipo do documento que deseja consultar
Selecione o Documento, esta opção será “Saída” em todos os casos de notas emitidas por você, e “Entrada” no caso de notas de compras que foram lançadas
Selecione o Ambiente “Produção”
Clique em Pesquisar

Todas as notas que cumprem os requisitos dos filtros acima explicados, serão listadas.

Se a emissão da sua nota fiscal der algum erro, o sistema tem um botão de Ajuda ao lado da situação da nota, que dá dicas sobre quais são os problemas com a sua nota. Caso tenha dado errado, clique neste botão e tente efetuar as correções que são passadas.

Caso não está localizando os documentos emitidos, verifique os filtros novamente, analisando cada conjunto de filtros conforme instruções abaixo

Entendendo os Filtros

Acessando a tela de consulta de notas é possível definir diversos filtros para atender a sua necessidade de análise
1. Os 3 primeiros filtros são voltados a uma pesquisa com finalidade de busca exata e são opcionais, permitindo ficarem em branco e não sendo levados em consideração, normalmente utilizados quando a quantidade de documentos emitidos é consideravelmente grande.
  1. sendo a Filial utilizando quando se possui mais de 1 emitente.
  2. Parceiro caso deseja trazer movimentações de apenas um parceiro cadastrado.
  3. Operação caso deseja trazer apenas um tipo de operação cadastrado.
  4. É possível utilizar todos os filtros, obtendo assim um resultado onde a busca trará resultados que atendem os 3 quesitos, sendo do mesmo emitente, do mesmo parceiro e da operação selecionada.
2. Próximos filtros levado em consideração é o Período, Tipo, Documento, Ambiente. Sendo eles obrigatórios
  1. No filtro de período será necessário definir o tempo de intervalo que deseja consultar, ele trará todos os possíveis movimentos existente entre as datas definidas sempre levando em considerações os demais filtros;
  2. No filtro de tipo será necessário definir qual o modelo do documento fiscal emitido:
    
    Caso tenha o conhecimento dos modelos de documentos fiscais por números ( NFe: 55, MDFe: 58, CTe: 57, NFC-e 65, CTe OS: 67)
  3. Documento se refere a ser de entrada ou saída (compra ou venda):
  4. Ambiente se refere a questão de usar o sistema para Homologação (teste/aprendizado), onde qualquer lançamento feito não impacta o ambiente fiscal ou o ambiente de produção que é referente ao ambiente de trabalho onde impactará em informações fiscais.
    
    Normalmente o sistema se encontra em ambiente de produção.
3. Últimos filtros são para uso relativos, sendo o de "Nota Emitida p/ Sefaz", "Numero da nota", Outras Opções.
  1. A caixa de seleção "Nota Emitida p/ Sefaz" se refere a um filtro aplicado para separar documentos que foram emitidos por sua empresa de documentos recebidos, permitindo assim um melhor gerenciamento dos documentos. Normalmente é utilizado para controles de documentos de entrada, pois é possível importar documentos já emitidos, como emitir documentos de entrada
  2. O campo do "Numero da Nota" permite localizar um documento em especifico desde que tenha conhecimento de qual é seu numero. (Para desativa-lo basta deixar o numero "0 - zero", ou apagar todo o campo)
    
    Lembrando que para funcionar é necessário que ele esteja dentro dos demais filtros.
  3. Outras opções permite.
    Um filtro por cidade permitindo descobrir quais documentos foram emitidos para cada cidade, e o outro filtro é um controlador de desempenho do sistema não é recomendado que o use caso a máquina não possua um alto desempenho, causando assim possíveis travamentos ou processos demorados e indesejados.
Por fim basta clicar em pesquisar e terá as informações desejadas:

Após localizar o documento basta decidir o que deseja fazer com ele.

Reemitir /Cancelar / Inutilizar / Reimprimir / Enviar por email / Carta de correção / Averbação / Encerrar Manifesto

Reemitir?

Alguns erros são devidos a conexão com o servidor da Receita e normalmente resolvidos através de uma nova tentativa de comunicação, bastando apenas Reemitir a Nota

Clique nesse ícone

Porem alguns casos o problema é devido a informações incorretas que a Receita não pode aceitar dessa forma, Dessa forma a Receita envia uma resposta indicando onde esta o problema. Caso precise ainda emitir o documento Clique aqui e verifique possíveis soluções aos erros já encontrados.

Cancelar/Inutilizar?

Cancelar ou inutilizar? Deve ser analisado se o documento está autorizado para uso (cor verde) conforme imagem abaixo nesse caso é necessário Cancelar o documento. Caso ela se encontre na cor vermelha normalmente relacionado há alguma rejeição da receita, nesse caso será necessário inutiliza-lá.

Cancelamento de documentos fiscais devem ser levados em consideração o prazo máximo de permissão para cancelamento. Esse prazo pode varias conforme cada estado, o estado do Paraná adota esses prazos destacados abaixo.
NFe - 7 dias (168 horas);
NFCe - 30 minutos;
CTe - 7 dias (168 horas);
MDFe - 24h;
CTe OS - 7 dias (168 horas);
NFSe - depende do município;

- Cancelar? Clique nesse ícone
- No plano Completo é possível ter se deparado com esse aviso
  caso não saiba resolver existe um manual de exclusão de liquidação.

- Inutilizar? Clique nesse ícone

Reimprimir?

Clique nesse ícone

Carta de correção?

- Clique aqui para Notas Fiscais.
- Clique aqui para Conhecimentos de Transporte.

Salvar nota fiscal em pasta local?

leia esse documento.

Função normalmente usando quando precisa anexar as informações da nota emitida (PDF/XML) ao precisar enviar um email redigido.

Enviar no email?

O sistema automaticamente enviará um email desde que no parceiro esteja cadastrado o email e esteja configurado o email de envio.

É Possível estar enviando um email avulso quando necessário. Basta ler esta documentação.

Averbação AT&M? Clique aqui.

- Caso não tenha conhecimento sobre o assunto existe um documento informativo - Clique aqui.

Encerrar ou Cancelar MDFe? Clique aqui.

Manifestação do Destinatário

Essa tela tem a finalidade de realizar buscas nos servidores das receitas utilizando o seu certificado digital e localizando todos os Documentos Fiscais onde o modelo é o 55 (NF-e) emitidos contra seu CNPJ, ou seja, caso alguma empresa emita alguma NF-e onde informou seu CNPJ como destinatário ao realizar uma consulta na tela de manifestação do destinatário o sistema irá encontra-la e trazer as informações para básica, tais como, Emitente, nº da nota, valor, data de emissão, entre outras.

Com a nota selecionada é possível comunicar a Receita de que está ciente da emissão do documento, confirma que a operação é verdadeira e após isso é permitido que consiga baixar o arquivo XML caso você tenha o intuito de lançar a nota de entrada em seu sistema. Ou seja, nesta tela você consegue unicamente baixar o XML, para depois, na tela de Importação de NFe você pode importar este arquivo e lançá-lo no Sistema.

Para baixar o XML:

Clique no menu Nota Fiscal/Movimento
No menu que abrir, clique na opção Manifestação do Destinatário
1. Normalmente todos os campos já estão corretos para a pesquisa, basta clicar em Pesquisar
  
  Caso as notas não apareçam confira se os filtros de busca estão corretos, você irá selecionar o Documento que está buscando (Saída), Ambiente sempre de Produção, e em Situação MDe selecione Todas. Além disso, caso a nota que esteja procurando tenha sido emitida nos últimos dois a três dias, é possível que os servidores da Receita Federal ainda não estão sincronizados e portanto ainda não receberam a nota fiscal. Ou senão clique Apenas 1 vez em nova consulta e depois de 3 min clica em pesquisar.
  
  Se for a primeira vez que você faz acesso à essa tela, e ao clicar pesquisar nenhuma nota foi listada, clique em Nova Consulta . Essa opção pode demorar alguns minutos para retornar o resultado.
Aparecerão várias notas em sua tela, ou seja, estas são as notas que seus Fornecedores emitiram contra sua empresa.
Selecione a nota que deseja baixar

Esses passos que serão feitos agora são informados para a Receita Federal
Clique no botão Ciência da Emissão
Aguarde a linha ficar Azul.
Clique no botão Confirmação da Operação
Aguarde a linha ficar Verde.
Clique no botão Download do XML
Aguarde a caixinha da coluna XML Baixado ficar preenchida . Assim feito, o XML está disponível para ser lançado no sistema, para fazer isso, veja a seção Importação de XML.

Prazo para poder fazer a ciência da emissão é de até 10 dias após a emissão, e prazo para fazer a confirmação da operação é de até 60 dias apos a emissão da NF-e

* Caso queira consultar a nota antes de dar ciência, clique em cima dela e clique em Consultar NFe. Irá abrir o site da SEFAZ e lá poderá ver todas as informações da nota.

* Se a nota estiver errada ou a mercadoria não chegou pode clicar em Operação não Realizada. Deverá informar o motivo ao abrir a tela.

* E o Desconhecimento da Operação é quando você não tem conhecimento daquela nota emitida para a sua empresa.

Importação de XML da Nota Fiscal Eletrônica NF-e

A importação de arquivos XML serve para utilizar as notas emitidas contra sua empresa para cadastrar os produtos e parceiros que pertencem a estas notas. Com isso, não é necessário fazer o cadastro manual de todas as informações, porque o sistema consegue fazer isso automaticamente, além disso, ao importar o XML a quantidade de estoque dos produtos é atualizada.

Antes de realizar a importação do XML, é necessário que você já tenha os arquivos XML baixados, isso pode ser quando você baixou os arquivos da Receita Federal, ou recebeu por e-mail (nesses casos o arquivo estará no seu computador), ou quando você realizou a Manifestação do Destinatário (para isso, leia a seção MANIFESTAÇÃO DO DESTINATÁRIO).

Para importar as Notas Fiscais:

Clique no menu Nota Fiscal/Movimento, e no menu que abrir, clique na opção de Importar NFe
Será direcionado a tela de importação conforme imagem abaixo:
Selecione a opção que deseja realizar, e após finalizar os passos, prossiga para o passo 4:
→ Importar arquivos XML que estão no seu computador
→ Importar os arquivos XML pela manifestação do destinatário
Na tela de importação, irão aparecer as notas selecionadas, pressione Carregar XML na nota que deseja carregar os dados
Vá para a aba 5 - Produtos, ela estará piscando
Clique no botão de Cadastrar/Relacionar Produtos . Isso irá abrir uma nova tela com todos os produtos que aparecem na nota, e caso algum produto já esteja cadastrado no sistema, é necessário relacionar este produto para que você não tenha ele duas vezes cadastrado
Para relacionar um produto da nota e um produto que já está cadastrado no sistema, clique no campo Produtos e digite o nome do produto, caso ele já esteja cadastrado, ele irá aparecer na lista, é só clicar na opção que ele será relacionado
Faça isso para todos os produtos que podem já ter cadastro
Para cadastrar um produto específico, você pode selecionar o produto na lista, e clique no botão
Preencha os dados que deseja normalmente, e pressione F5 no seu teclado, ou clique em Gravar
Vá para a aba 3 - Informações para Inclusão da Nota, ela estará piscando
Caso tenha mais de uma filial, selecione a Filial que está efetuando a importação
Selecione a Operação, que normalmente será COMPRA MERC P/ COMERCIALIZAÇÃO

Para sistemas completos, no caso de operações com geração de fatura, acesse este link.
Se atente a DATA DE ENTRADA NO ESTOQUE: É a data que o sistema vai considerar para o Estoque e também para o Preço de venda e de Custo. Ao preencher este campo, esta informação é replicada para o campo DATA DE SAÍDA/ENTRADA que será considerada para fins de geração do SPED.
Nenhuma outra opção que está na tela precisa ser preenchida
Pressione F5 no seu teclado, ou clique em Gravar
Os produtos e parceiros da nota selecionada foram cadastrados/relacionados ao sistema, além do registro da quantidade de estoque

Para importar os arquivos XML que estão no seu computador:

Na nova tela que abrir, clique na opção Selecionar Arquivos
Uma tela de busca de arquivo irá abrir, nesta tela, você irá até a pasta que se encontram seus arquivos e selecionar a nota que deseja importar
Após selecionado, clique em Abrir e o arquivo será carregado
Continue a importação

Para importar os arquivos XML pela Manifestação do destinatário:

Na nova tela que abrir, clique na opção Selecionar Arquivos Manifestação
O sistema irá abrir uma nova tela, nesta tela você vai realizar uma busca pelas possíveis notas que deseja. Para isso, selecione a Filial, e informe o intervalo de tempo que a nota estará.
Todas as notas que preencham esses requisitos de filial e período de tempo serão listadas
Bem na direita, existe uma coluna de caixas de seleção desmarcadas, marque a opção correspondente à nota que deseja importar da seleção
Pressione F5 no seu teclado, ou clique em Incluir Dados
Continue a importação

Conferência de Compra na Importação da NFe

Esta funcionalidade permite realizar o comparativo das informações dos produtos constantes no pedido de compra, com os dados do XML enviados pelo seu fornecedor. Desta forma será possível conferir se os valores e quantidades dos itens recebidos, condizem com os pedidos de compra realizados.

Para a utilização deste recurso, será necessário habilitar uma configuração na Operação de Compras.

Habilitando a Conferência de Compra

Realizando a Conferência de Compra

Após realizar a Importação do XML da NFe e relacionar todos os itens, será exibida a aba "10 - Conferência de Compra".

Nesta aba deverá ser selecionado o Pedido de Compra realizado para o Fornecedor, conforme a animação abaixo.

Informe o Nº do Pedido, ou clique na "lupa" para abrir a tela de consulta e realizar a pesquisa;
Realize a conferência dos Produtos e Quantidades;
Clique "Confirmar Conferência".

Caso a Autorização Supervisionada esteja habilitada, uma tela para análise será exibida na tela, ilustrando as divergências encontradas, entre o Pedido e o XML de Compra.

Se a Autorização Supervisionada não estiver habilitada, e o Operador que estiver realizando o lançamento do XML de Compra não for um Administrador, uma Autorização local será gerada para que um Administrador autorize a inclusão.

Após a confirmação da conferência, a nota estará pronta para ser gravada.

Ao clicar na opção "Gravar", o Pedido será faturado parcialmente ou totalmente, conforme as quantidades e produtos recebidos.

Salvar Arquivos da Nota Fiscal

Você pode salvar em seu computador o arquivo XML ou o arquivo PDF de alguma de suas notas fiscais emitidas.

Para salvar os arquivos de uma nota fiscal:

Consulte a nota desejada
Clique na opção de Salvar Arquivos
Selecione o local onde deseja salvar os arquivos no seu computador e clique em OK

O arquivo XML e o arquivo PDF serão salvos no local que você selecionou.

Reimpressão da Nota Fiscal

Para reimprimir uma nota fiscal que já foi gerada:

A nota abrirá em sua tela, e já é possível fazer a reimpressão dela.

Erro: Nota denegada

Nota denegada é uma nota que contém alguma irregularidade identificada pela Secretaria da Fazenda, pode estar ligada diretamente à empresa destinatária ou à emissora do documento fiscal.

Porque isso acontece?

A denegação ocorre quando uma empresa tem problemas em seu cadastro perante a SEFAZ. Ou também a Inscrição Estadual (IE) está com alguma pendência deixando seu status como suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa.

Quando for ocasionado pela IE tem alguns motivos como :

A própria baixa da empresa;
Quando a empresa deixa de cumprir alguma obrigação perante a receita;
Quando o estabelecimento deixa de realizar alguma atividade que exigia a IE, entre outros.

A denegação dos documentos fiscais é um modo de combater a sonegação de impostos e uma maneira da SEFAZ ter maior controle sobre as operações realizadas.

Ao emitir a NF-e ou NFC-e e encontrar o erro:

205 - Nf-e esta denegada na base de dados da Sefaz.

301 - Uso Denegado: Irregularidade fiscal do emitente.

302 - Uso Denegado: Irregularidade fiscal do destinatário.

303 - Uso Denegado: Destinatário não autorizado a atuar na Unidade Federativa (UF).

Quando o erro for: 205 - Nf-e esta denegada na base de dados da Sefaz.

Terá que deixar a nota assim.

Quando o erro for: 301 - Uso Denegado: Irregularidade fiscal do emitente.

Nessa situação a empresa deve entrar em contato com a receita do seu estado para verificar a situação e regularizar. Até então se não conseguir regularizar não irá conseguir emitir notas.

Quando o erro for: 302 - Uso Denegado: Irregularidade fiscal do destinatário.

Nessa situação a empresa deve entrar em contato com o destinatário/cliente e informar ele que ele deve procurar a receita do seu estado e verificar sobre a pendência. Pois não irá conseguir emitir nota para esse CNPJ até não ser regularizado.

Quando o erro for: 303 - Uso Denegado: Destinatário não autorizado a atuar na Unidade Federativa (UF).

Nessa situação a empresa deve entrar em contato com o destinatário/cliente e informar ele que ele deve procurar a receita do seu estado e verificar sobre a pendência.

O que se deve fazer com a nota? Nestas situações terá que deixar assim a nota no seu sistema, não poderá editar, inutilizar, cancelar e nem reutilizar essa numeração, pois seu número já foi registrado e irá aparecer no seu arquivo contábil. Ela não ficará aparecendo nos avisos de notas pendentes. Mas sim, ela ficará assim em vermelho com o status denegada.

Consulta da situação do Documento Fiscal na receita estadual

Neste artigo iremos descrever uma nova funcionalidade do sistema tryideas, que é a consulta da situação do documento fiscal na receita. Esta opção irá realizar a consulta do documento no portal da receita estadual de forma automática, e exibir a sua situação, se está autorizado ou cancelado.

Iremos separar as telas onde a consulta é realizada em tópicos, e ilustrar em animações o funcionamento deste recurso.

- Emissão de CT-e

> Referenciando uma NFe - Na emissão do conhecimento de transporte, ao incluir a chave de acesso da NFe, a consulta da situação do documento será realizada, conforme animação abaixo.

> Referenciando um Documento de Transporte anterior - ao incluir a chave de acesso de um CTe emitido anteriormente pelo tomador do serviço, a consulta da situação será realizada ocorrer, conforme animação abaixo.

> Referenciando um CTe Multimodal - ao incluir a chave de acesso de um CTe Multimodal, a consulta da situação do documento será realizada, conforme animação abaixo.

- Emissão de MDF-e

> Prestador de Serviço de Transporte - ao inserir a chave de acesso dos conhecimentos de transporte no manifesto, será realizada a consulta da situação do documento na receita estadual, conforme animação abaixo.

> Transportador de Carga Própria - ao inserir as chaves de acesso das notas fiscais, o sistema irá realizar a consulta da situação de cada NFe na receita, e irá exibir o seu status, conforme animação abaixo.

- Importação do arquivo XML de CT-e

Ao realizar a importação do CTe pelo arquivo XML, a consulta da situação do documento na receita estadual será realizada, e caso o documento esteja cancelado, o sistema irá selecionar a opção "Cancelado", para que o lançamento do arquivo fique correto.

- Importação do arquivo XML de NF-e

Na importação do arquivo XML da NF-e, após carregar o arquivo, o sistema irá realizar a consulta da situação do documento na receita estadual, e será exibido o seu status, conforme animação abaixo.

Esta consulta está habilitada por padrão no seu sistema, mas caso tenha algum problema, ou não queira que esta consulta seja realizada, a mesma poderá ser desabilitada.

Para isso, acesse o menu: Configurações > Configurações Globais > Geral > Configurações Gerais. Localize e selecione a opção Não consultar a situação dos Documentos Fiscais automaticamente.
Após isso, clique na opção Salvar.

O certificado digital da sua empresa deverá estar instalado no computador onde deseja realizar a consulta.

Se você utiliza o sistema em nuvem, ou realiza o acesso através de uma conexão remota, deverá instalar o certificado para o seu usuário, pois é possível que o mesmo não possua permissão de acesso ao arquivo do servidor.

Como instalar o certificado digital para o usuário?

Se a instalação do certificado foi adicionada, ou cadastrada para ser realizada pelo sistema tryideas, o arquivo estará disponível para realizarmos a instalação para o seu usuário.

Para consultar se o certificado foi instalado através do sistema, acesse o menu: Configurações > Consultar Instalação de Certificado Digital. Após isso, clique na opção "Instalados", conforme animação abaixo.

Se você encontrar o certificado desejado na lista, basta clicar na opção "Instalar neste Usuário", para que a instalação seja realizada.

Se a opção "Instalar neste Usuário" não estiver disponível, é provável que você não utilize o sistema em nuvem ou por conexão remota. Neste caso, verifique para obter uma cópia do arquivo do certificado, e realize a instalação manualmente.

Cadastro e Consulta de Contingências

Neste manual vamos mostrar uma forma de cadastrar a contingência no sistema.

Emite-se um documento fiscal em contingência quando a SEFAZ do estado esta com algum problema técnico, não sendo possível transmitir o documento em ambiente normal, então este documento fiscal é transmitido em contingência, que consiste na emissão sem a prévia autorização do Fisco.

Como cadastrar uma Contingência

Para acessar a tela de cadastro de contingência, acesse o menu Cadastros > Gerenciar Cadastros e pesquise por Contingência:

Selecione a opção Cadastrar Contingência e a seguinte tela será aberta:

Inicio: Data e hora de inicio da contingência;
Fim: Data e hora de término de da contingência;
UF: estado onde será emitido a contingência (selecione sempre o estado de onde sua empresa possui Inscrição Estadual);
Enviar para a Sefaz Virtual: Esta opção só deve ser marcada quando o SEFAZ do estado habilita o ambiente virtual de contingência;
Selecione os serviços relacionados a contingência: Marque o tipo de documento que deseja enviar em contingência.

Ao preencher as informações, clique em e a contingência estará cadastrada.

Consultar Contingências cadastradas

Para consultar as contingências já cadastradas clique em Consultar Contingências:

A tela com as contingência cadastradas irá abrir, e nela você pode fazer edições nas que já estão cadastradas: