Conciliação (casar NF e pedido)

Conciliar é o coração desta integração. Como o módulo não cria pedido no ERP, ele precisa descobrir qual nota fiscal que você já emitiu corresponde a cada pedido do Mercado Livre que apareceu na lista de trabalho. Esse "casamento" entre a NF e o pedido é o que chamamos de conciliação. Só depois de um pedido estar conciliado (com uma NF vinculada) é que faz sentido enviá-la ao Mercado Livre, assunto do capítulo Envio da NF ao Mercado Livre.

Este capítulo mostra como o casamento acontece sozinho, o que você pode fazer para garantir que ele seja sempre automático, como conciliar na mão quando necessário e como interpretar os alertas da coluna Validação.

A conciliação acontece na tela Conciliação de NF x Marketplace. Cada linha da grade é um pedido do Mercado Livre; a coluna Situação mostra o estágio da conciliação daquela linha. O significado de cada situação está na seção As situações da conciliação, ao final deste capítulo.

Conciliação automática

Sempre que você usa o botão Sincronizar (veja o capítulo Sincronização de pedidos), o sistema já tenta casar cada pedido trazido com uma nota fiscal que você emitiu no ERP. Ele faz isso em três frentes, da mais confiável para a menos confiável:

1. Pelo número do pedido carimbado na nota — se a NF traz o número do pedido do Mercado Livre nas Observações de Interesse do Contribuinte (o "carimbo"), o casamento é direto e não deixa dúvida. É o método ideal.
2. Pelo texto "ML Venda <número>" nas Informações Complementares — muitos clientes já escrevem essa observação na nota. Se o número do pedido aparece ali, o sistema também reconhece e casa.
3. Por semelhança (heurística) — quando não há número carimbado, o sistema procura a nota comparando o CNPJ/CPF do destinatário, o valor dos produtos e a data, dentro de uma janela próxima ao pedido. Esse casamento é uma aposta calculada, não uma certeza.

Como os dois primeiros métodos identificam o pedido pelo próprio número, eles resultam em alta confiança. O terceiro, por depender de coincidência de dados, gera confiança Média ou Baixa — e por isso merece uma conferência sua antes do envio.

A coluna Confiança

A coluna Confiança resume o quanto o sistema tem certeza de que aquela NF é mesmo daquele pedido:

Se você já carimba o número do pedido do Mercado Livre em toda nota que emite, praticamente todo o trabalho de conciliação desaparece: ao Sincronizar, os pedidos já chegam Casados e com confiança Alta, prontos para enviar. Vale a pena adotar esse hábito.

Como carimbar o número do pedido na nota

O carimbo é simplesmente o número do pedido do Mercado Livre gravado dentro da própria NF-e, num campo padrão da nota. Na tela de emissão de NF, abra a aba Observações de Interesse do Contribuinte e inclua uma linha com:

• Identificador: qualquer texto que ajude a reconhecer a origem — sugerimos PedidoMercadoLivre.
• Observação: o número do pedido do Mercado Livre, exatamente como ele aparece na coluna Pedido da grade.

É esse dado que garante o casamento automático de alta confiança. Ele fica gravado dentro do arquivo da nota (não é só uma anotação de tela), então o sistema consegue lê-lo e ligar a NF ao pedido certo sem depender de coincidências de valor ou data. Se você emite pelo Faturamento assistido (capítulo seguinte), esse carimbo já vem preenchido automaticamente.

Conciliação manual

Quando o casamento automático não acontece (pedido com confiança Baixa, sem carimbo, ou uma nota que o sistema não encontrou), você resolve na própria grade. Clique com o botão direito sobre a linha do pedido para abrir o menu de contexto:

Ao vincular manualmente, confira se está ligando a nota ao pedido certo — principalmente quando há vários pedidos do mesmo comprador ou com valores parecidos. Um vínculo errado leva a enviar a nota de uma compra para outra. Na dúvida, use Conciliar / ver candidatos em vez de digitar o número às cegas.

Validação

Depois que uma NF é casada com o pedido — automática ou manualmente — a coluna Validação compara os dados da nota com os dados da venda no Mercado Livre. Ela funciona como um alerta, sem bloquear: aponta divergências para você decidir o que fazer, mas não impede a conciliação. Os dois pontos verificados são:

• Documento do destinatário — o CNPJ/CPF de quem recebe a nota deve bater com o comprador da venda.
• Valor da nota — o total da NF deve corresponder ao valor da compra.

Quando há divergência, a linha fica com um destaque (laranja claro) e a coluna Validação descreve o problema.

Não ignore os avisos da coluna Validação. O que aqui é só um alerta pode virar recusa no envio: o Mercado Livre pode rejeitar uma nota com destinatário ou valor diferentes da venda (mensagens como "dados do destinatário divergentes" ou "valor da NF diverge do valor da compra"). Resolva a divergência — reemitindo a nota corrigida ou desvinculando e vinculando a nota certa — antes de tentar o envio, tratado no capítulo Envio da NF ao Mercado Livre.

As situações da conciliação

A coluna Situação resume em que ponto do fluxo cada pedido está. Estas são as situações possíveis:

As cores das linhas seguem essa mesma lógica e funcionam como um "mapa de calor" da lista de trabalho — a tabela completa de cores está no capítulo Sincronização de pedidos.

Com os pedidos conciliados e a validação em ordem, você tem duas frentes possíveis: se ainda precisa emitir a nota, use o Faturamento assistido (próximo capítulo), que abre a emissão já pré-preenchida e com o carimbo do pedido pronto; se a nota já está emitida e casada, siga direto para o Envio da NF ao Mercado Livre.