Configurações de email

Informações relacionadas a configuração de e-mail no sistema, monitoramento de emails, etc.

Configuração da Conta de Envio de E-mails

Monitoramento de Email's recebidos

Configure as Contas de E-mail da sua empresa, nas quais recebe os Arquivos XML das Notas dos seus Fornecedores, para que o Sistema faça o monitoramento e capture os Anexos. Posteriormente, você poderá utilizar estes arquivos no Lançamento das Compras, na Emissão do CTe e do MDFe.

Monitoramento de Email's recebidos

Monitoramento da Caixa de Entrada

Essa funcionalidade foi desenvolvida com o intuito de agilizar os processos do dia-a-dia.

O sistema já possuí a funcionalidade da Manifestação do Destinatário, que consulta as Notas emitidas contra o seu CNPJ, mas esse processo não é imediato, pois depende da Receita para retornar os dados, o que pode demorar horas, ou talvez até mais de um dia, para retornar as notas.

O e-mail, geralmente é disparado logo após a Emissão da Nota, pelo sistema do seu Fornecedor. Desta forma, se os Fornecedores lhe enviam os arquivos por e-mail, poderá utilizar essa funcionalidade e ter mais praticidade, e rapidez nos processos da sua empresa.

Antes de tudo, precisamos configurar as Contas de E-mail nas quais recebe os Arquivos XML. Clique aqui para saber como realizar a configuração.

Após realizada a Configuração, o sistema irá iniciar o Monitoramento dos e-mail's configurados, e irá salvar os que possuem algum anexo no formato XML.

 

Os e-mail's recebidos que possuírem um Anexo XML, poderão ser utilizados nas seguintes telas do sistema:

- Importar NFe (Lançamento das Compras)

 

- Emissão de CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

 

- Emissão de MDFe (Manifesto de Documentos Fiscais)

 

 

Conforme imagens acima, após clicar no botão para selecionar o ANEXO, a seguinte tela será aberta.

- A Filial será preenchida conforme o que foi preenchido na tela de Emissão, mas poderá ser alterada caso necessário;

- Caso queira filtrar por alguma Conta de E-mail em específico, poderá selecionar a mesma, ou então será filtrado por todas;

- Selecione o Período de recebimento dos E-mail's que deseja consultar;

- Clique no botão Pesquisar para realizar a consulta.

Todos os e-mail's recebidos que possuem algum anexo XML serão exibidos, respeitando os filtros selecionados.

Caso queira Visualizar o XML, clique no botão 

 

É recomendado consultar a situação da nota no site da Receita, pois o fornecedor/emitente da nota, poderá ter realizado o cancelamento da mesma logo após a emissão.

Caso tenha dúvidas sobre a regularidade da nota, consulte a situação da mesma, selecionando-a e clicando no botão 

 

Selecione as Notas que deseja importar os dados, marcando a caixa de texto , e clique no botão "F5 - Incluir Dados", ou utilize o F5 do teclado.

Os dados serão preenchidos automaticamente, facilitando o preenchimento dos campos, e todo o processo manual que deveria ser efetuado sem essa funcionalidade.

 

Personalização dos padrões de mensagem no sistema

Neste capítulo será abordada como é feita a personalização dos padrões de e-mails disparados pelo sistema.

Personalização dos padrões de mensagem no sistema

Como personalizar o layout do e-mail

A personalização do layout de e-mails no sistema requer um conhecimento básico de HTML, uma linguagem de marcação utilizada para organizar os conteúdos de forma estruturada.
Caso queira alterar o visual do seu layout de e-mail, será necessário estilizar o mesmo com CSS.  Este artigo irá te mostrar onde você pode estar colocando o layout que personalizou. Feitas devidas considerações, vamos a prática!

 

1° Passo - Abra o menu de configurações do sistema

Você deverá acessar o menu de configurações globais, basta ir até a parte superior do sistema clicar sobre o botão de Configurações e ir até Configurações Globais.

 

2° Passo - Identifique o tipo de layout que deseja alterar

O sistema te dá a possibilidade de alterar uma série de layouts, abaixo é possível ver uma lista dos tipos que podem ser alterados:

 

3° Passo - Alterar o layout que deseja no seu editor de texto

3.1-Aba-Email.png

Agora que você já decidiu qual o tipo de layout deseja alterar, deverá selecionar a aba Email(em verde) e então a sub aba que corresponde a sua escolha.
Lembrando que você pode copiar o código HTML da caixa(em azul) e fazer as devidas mudanças no seu editor favorito.
Pronto! Agora você já pode realizar alterações dos seus layouts de acordo com sua necessidade.

 

Informações adicionais

Segue abaixo a lista de tags disponíveis para você estar colocando no HTML da mensagem. As tags são úteis para as informações que variam, como número da nota, nome do cliente, etc.

 

  • Aba: MDFe - Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais
    • %NUM_NOTA - Número do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais
    • %DATA_EMISSAO - Data de emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais
  • Aba: Cobrança - Cobranças de faturas originadas de vendas e afins ou até mesmo faturas cadastradas manualmente
    • %NOME_CLIENTE - Nome do cliente a ser cobrado
    • %DATA_ATUAL - Data que o e-mail  está sendo enviado
    • %VALOR - Valor da cobrança
    • %DATA_VENCIMENTO - Data de vencimento da cobrança
    • %NOME_EMITENTE - Nome da empresa que está enviando a cobrança
    • %TELEFONE_EMITENTE - Telefone da empresa que está enviando a cobrança
  • Aba: Ordem de serviço - Ordens de serviço geradas pelo sistema
    • %ID% - Código da Ordem de Serviço
    • %RAZAOSOCIAL% - Razão Social da empresa que está enviando a Ordem de Serviço
  • Aba: Movimento - Movimentações geradas pelo sistema;
    • %numeroMovimento% - Número do Movimento gerado pelo sistema
    • %naturezaOperacao% - Natureza da operação utilizada no Movimento
    • %RAZAOSOCIALEMITENTE% - Razão social da empresa que está enviando o Movimento
 

Configurar e-mail com cobrança automática para seu cliente

Você já sentiu a necessidade de avisar o seu cliente que a fatura dele já venceu? Está realizando essa tarefa manualmente e gastando muito tempo?
É possível automatizar este processo através do envio automático da Cobrança por e-mail.
Mas como funciona isso, exatamente?
Toda vez que uma parcela vencer, ou seja, uma conta a receber não seja quitada até a data do vencimento, o sistema irá enviar um aviso de cobrança automaticamente por e-mail ou SMS, para o cliente.

 

O sistema realiza o envio automático apenas UMA única vez.

Caso queira enviar novamente, poderá realizar esta opção manualmente, pela tela de Consulta de Recados.

 

1° Passo - Ir até as configurações do sistema

Para que tudo funcione como esperado, são necessárias algumas configurações. Primeiro de tudo devemos ativar o envio da cobrança automática. Para isso, vá até o menu de Configurações e em seguida clique sobre Configurações Globais.

 

2° Passo - Ativar o envio de cobrança automática

Feito isso, localize a aba Geral (em verde), e então procure pela opção Enviar Cobrança Automaticamente, marque este campo e posteriormente clique em Configurar Envio.
O botão de Configurar Envio só ficará ativo se habilitada a opção de Enviar Cobrança Automaticamente.

 

3° Passo - Alterar mensagem e definir quando o sistema deve cessar o envio das cobranças em configurações adicionais

Ao clicar em Configurar Envio, será aberta uma tela semelhante a imagem acima onde é possível ver uma opção chamada Não Enviar Cobranças, após 10 dias do Vencimento da Parcela, basta definir a quantidade de dias e seguir para o próximo passo.
Mas como funciona na prática essa configuração dos dias?
Exemplo: João tem uma parcela vencida a 10 dias, a partir do próximo dia o sistema não irá mais notificar João sobre essa pendência.

Esta opção evita o envio de cobrança para parcelas que estão há muito tempo em aberto. Pode haver casos em que a empresa não realizava o controle de caixa, e esta opção evita o envio de cobranças indevidamente.

 

Logo abaixo é possível alterar a mensagem que será enviada ao cliente e também é possível estar realizando uma alteração no código HTML do layout de cobrança (em azul).
Você não precisa fazer qualquer tipo de alteração na Mensagem, a tryideas sistemas já disponibiliza um estilo padrão de e-mail. Recomendamos que a personalização da mensagem seja feita apenas por usuários avançados.

 

4° Passo - Ativar o método de envio da cobrança para seu cliente

Atualmente o sistema dispõe de duas opções de envio da Cobrança: E-mail e SMS. Você poderá optar por alguma delas, ou ambas, se desejar.

O próximo passo, será definir quais clientes irão receber o aviso de cobrança, caso deixem alguma parcela vencer.
Para isso, iremos editar o cadastro do cliente desejado, e na aba 2 - Dados Opcionais (em verde), iremos marcar o método da cobrança desejado (em vermelho).

Pronto! Sempre que alguma parcela deste cliente vencer, ele será notificado pelo método selecionado acima.

 

 

 

É possível definir um método de cobrança padrão para os novos cadastros. Desta forma, você não precisa marcar a opção desejada manualmente, sempre que realizar o cadastro de um novo cliente.

Para isso acesse o Menu: Configurações > Configurações Globais.

Na aba Geral (em verde), localize as opções Habilitar Cobrança por... (em vermelho), e selecione a opção desejada.

Após marcar a opção desejada, clique no botão Gravar (F5).

Informações adicionais para usuários avançados

Caso opte por alterar a estrutura da mensagem de cobrança, você terá a sua disposição as tags abaixo, elas serão substituídas pelos respectivos dados do cliente no momento do envio da cobrança.

 

Configuração do e-mail de envio no sistema quando cliente utiliza ZIMBRA ou YAHOO

Neste artigo estaremos tratando sobre a configuração do servidor de envio de e-mails no sistema.

Por qual motivo essa configuração é necessária?

Quando um e-mail é recebido ele possui um remetente, ou seja,  quem disparou tal e-mail, essa configuração é necessária justamente para configurarmos quem está disparando este e-mail. Isso fará com que seus clientes saibam quem está enviando as notas fiscais para ele.

1° Passo - Abrir as configurações de e-mail no sistema

Menu de acesso: Configurações > Configurações Globais > Email > Configurações do Email.

email.jpg

2° Passo - Definir as configurações de e-mail de acordo com o tipo

Caso você utilize serviços de e-mail como Gmail, Outlook(antigo Hotmail), Yahoo, etc pode estar utilizando a opção Pré-Configurados e definindo o serviço adequado. Conforme mostra a imagem abaixo.

e2.jpg

Caso tenha um e-mail próprio(ex: contato@nomedaempresa.com.br), pode estar definindo os campos Servidor SMTP, Porta, Versão TLS.

Feito isso, você deverá definir os seguintes campos manualmente:

3° Passo - Testar envio de e-mail

Para realizar o teste de envio do e-mail, você deve ter informado todos os dados conforme instruções acima. Em seguida deverá clicar no botão Testar Envio, informar um e-mail de destino e clicar em Ok.

Tela para informar o e-mail do destinatário

Caso o envio tenha sido realizado com sucesso o destinatário informado no campo receberá um e-mail de confirmação e a configuração foi finalizada.

Em caso de falha, você deverá revisar as configurações informadas. Informe novamente sua senha, verifique o endereço de e-mail, realize um teste de login no seu e-mail com a senha informada, etc.

Agora que todas as configurações foram feitas basta clicar no botão Gravar na parte inferior da tela.

E-mail Tryideas Zimbra 

Conforme imagem abaixo:

Informações destacadas em azul são relativas ao seu e-mail e senha.

Yahoo Mail

Será necessário gerar uma senha no site do Yahoo para ser utilizada no sistema. Segue o passo a passo:

1º Passo: Abra sua conta Yahoo.

2º Passo: No canto superior direito, clique sobre o seu NOME e na opção INFORMAÇÕES DA CONTA

3º Passo: Clique na guia SEGURANÇA DA CONTA e na opção GERENCIAR SENHAS DE APP;

4º Passo: Selecione a opção 'Outro app' e informe tryideas para identificação

5º Passo: Cole a senha que foi gerada no respectivo campo na configuração de e-mail do sistema.

Porta: 587 (smtp.mail.yahoo.com)
Marcar o CheckBox Utiliza SSL
Versão TSL: TSL

 

Configuração do e-mail de envio no sistema quando cliente utiliza OUTLOOK

Olá! Neste manual veremos como configurar o Outlook para utilização no sistema, vamos aos passos:

1º Passo: Com o e-mail logado procure na parte superior direita da tela um ícone de engrenagem:

hotmail-engrenhagem.PNG

2º Passo: Clique sobre ele e uma tela com algumas configurações aparecerá, desce até o rodapé dessa tela e clique sobre Exibir todas as configurações do Outlook:

outlook-todas-configs.PNG

3º Passo: Uma nova tela com várias opções será aberta. Nesta tela clique sobre Email > Sincronizar email > e selecione SIM em "Permitir que aplicativos e dispositivos usem POP":

tdas-configs-ouut.PNG

4º Passo: Após fazer isso copie as informações que estão no quadro Configuração SMTP e clique em SALVAR no canto inferior esquerdo.

5º Passo: No sistema vá até as Configurações > Configurações Globais > aba Email > aba Configurações do Email:

email-config.PNG

6º Passo: preencha as informações de acordo com o que verificamos anteriormente, preencha o SMTP que foi copiado, coloque seu e-mail e sua senha. Fica dessa forma:

7º Passo: Depois de preencher tudo de acordo, só clicar em Testar Envio e informar algum outro e-mail para teste, se ele enviar está tudo certo. 

Caso ocorra algum erro, faça logoff no e-mail e conecte novamente para ter certeza que a senha está correta. Veja também se a Microsoft não enviou nenhuma notificação de acesso a conta. Se sim, é necessário marcar lá que foi você conectando. Tente também apagar as configurações e preencher novamente.

Configuração do e-mail de envio no sistema quando cliente utiliza GMAIL

Para utilizar seu gmail no sistema será necessário fazer a liberação do app menos seguros, para isso clique em cima da sua foto no Gmail no canto superior direito e vá em gerenciar sua conta google conforme imagem abaixo:

Após isso abrirá uma nova tela de configurações da sua conta Google. No campo de pesquisa digite a palavra "app" e aparecerá provavelmente o primeiro da lista "acesso a app menos seguro", selecione-o e ative-o conforme imagens abaixo:

Caso não esteja aparecendo a opção, possivelmente é por causa da segurança de duas etapas, caso esteja ativo é necessário desativa-lá.

No menu Segurança localize a sessão de login do Google e desative as duas opções. conforme imagem:

Tente novamente localizar o app menos seguro e ativa-lo.

Tente novamente fazer o envio de e-mail teste.

Caso não de certo, verifique se existe algum e-mail recebido de verificação de atividades na sua caixa de entrada, caso exista reconheça a atividade e tente novamente.

Configurar Email do Parceiro por assunto

É possível cadastrar endereços de e-mail para o parceiro, e personalizar cada endereço por assunto.

 

Por exemplo, podemos adicionar o endereço de e-mail do setor financeiro, e configurar para que este endereço receba apenas os Boletos ou as Cobranças. Configurar o e-mail do setor de compras, e definir que as notas fiscais sejam enviadas apenas para este endereço, e assim por diante.

 

Os endereços inseridos no campo Email (em vermelho), sempre recebem todos e-mail´s disparados pelo sistema.

Para configurar o e-mail por assunto, clique sobre o botão Customizados.

 

Clique sobre a opção sinalizada, conforme imagem abaixo, para inserir um novo endereço de e-mail.

Insira o endereço de e-mail, e selecione a finalidade deste endereço, ou seja, referente a qual assunto este endereço deve ser utilizado.

Utilize ; (ponto e vírgula) para separar os endereços de e-mail, caso queira inserir vários.

 

Para remover um endereço, clique sobre o X no final da linha.

Após finalizar o cadastro, clique no botão Salvar (F5), e na tela de cadastro do Parceiro, novamente Gravar (F5).

 

Pronto! Agora o sistema irá considerar o e-mail a ser utilizado, conforme as configurações definidas acima.