Visão geral e conceito

Este manual descreve o módulo de Devolução de Cheque Depositado — o tratamento de cheques que, depois de depositados, voltam do banco (sem fundos, sustados, etc.). Cada capítulo aborda uma área:

• Visão geral e conceito (este capítulo) — o que é e como o sistema trata, inclusive o reflexo contábil
• Configuração inicial — Receitas/Despesas, parâmetros e permissões a definir uma vez
• Cadastro de motivos de devolução — as alíneas e quais permitem reapresentação
• Registrar a devolução — passo a passo na Consulta de Cheques
• Reapresentação — depositar novamente um cheque devolvido
• Consultas e acompanhamento — situação do cheque, histórico e resumo do cliente
• Troubleshooting e glossário — erros comuns e termos

O que é: quando a empresa deposita um cheque de terceiro e o banco o devolve (não compensa), o dinheiro não entrou de verdade. Esta rotina corrige o saldo da conta bancária, registra o motivo da devolução e gera uma cobrança ao cliente — sem desfazer o depósito inteiro e sem reabrir o caixa.

O problema

O cliente paga uma venda com cheque. A empresa recebe o cheque (entra no caixa), depois o deposita no banco. O depósito credita a conta imediatamente. Dias depois, o banco devolve o cheque por falta de fundos.

Sem um tratamento adequado, surgem três problemas:

• O saldo da conta bancária fica errado (mostra um dinheiro que não entrou).
• O cliente continua devendo, mas não há um título registrando isso.
• Excluir o depósito inteiro apagaria o histórico e afetaria os outros cheques do mesmo depósito — além de mexer em caixa já fechado.

Um depósito normalmente reúne vários cheques. Ex.: depósito de R$ 1.000 com dois cheques de R$ 500. Se um volta, o banco passa a mostrar só R$ 500 — e a correção precisa afetar apenas o cheque devolvido, nunca o lote todo.

Como o sistema trata

Ao registrar a devolução, o sistema faz, em uma única operação:

• Estorno na conta bancária — um débito apenas do valor do cheque devolvido, com a data da devolução. O depósito original permanece intacto; entra um lançamento de devolução, exatamente como o banco faz no extrato.
• Novo título a receber — uma cobrança "Cheque Devolvido" contra o cliente, pelo valor do cheque (podendo incluir encargos).
• Cheque marcado como "Devolvido" — com a alínea e o motivo, visível na Consulta de Cheques. Ele não volta a ser tratado como um cheque normal em caixa.
• Tarifa bancária (opcional) — se o banco cobrou tarifa de devolução, ela é lançada como despesa.

Resultado no exemplo do depósito de R$ 1.000 (dois cheques de R$ 500, um devolvido): a conta passa a mostrar R$ 500 (depósito 1.000 − devolução 500), batendo com o extrato; o cheque devolvido fica "Devolvido"; e nasce um título a receber de R$ 500 contra o cliente. O outro cheque não é afetado.

Conceito contábil

A devolução não é a correção de um erro — é um fato novo (a inadimplência do cliente se materializou depois). Por isso o sistema não reabre o recebimento/título original:

• A receita da venda já foi reconhecida na venda (regime de competência). O recebimento do cheque foi apenas a liquidação financeira; a devolução não desfaz receita.
• O recebimento e o depósito podem ter ocorrido em um caixa/mês já fechado e enviado à contabilidade. Não se altera período fechado — o ajuste entra no período corrente.

O lançamento da devolução, no período corrente, é:

A contrapartida do novo título é o Banco, não uma nova receita — portanto não há dupla contagem de receita. O título de cheque devolvido fica fora do DRE (é um recebível de balanço); quando o cliente paga, apenas converte o recebível em dinheiro. Os encargos cobrados (juros/multa) é que são receita financeira.

Situações de um cheque

Na Consulta de Cheques, a coluna Situação mostra em que estado o cheque está:

Após uma reapresentação, o cheque devolvido volta a ficar "Em caixa", pronto para um novo depósito (ver capítulo dedicado).