Agendamento

Confira todos os detalhes sobre o recurso de Agendamento de horários no sistema

O que é o Agendamento no sistema

O Cadastro de Agendamentos permite um controle de horários para os mais diversos serviços prestados por uma empresa, que tenham horários definidos. Alguns exemplos:

Aluguel de Quadras
Prestação de serviços diversos em mecânicas, como Revisão de Carro, Troca de óleo
Clinicas

Este recurso é integrado com a API do sistema e permite que o prestador do serviço tenha um site onde o usuário pode verificar os horários disponíveis e fazer uma reserva. Os detalhes técnicos da API podem ser conferidos no manual através do link: https://documenter.getpostman.com/view/4417796/TVRkao9H#83cd3b5c-7abd-43f4-b099-88d22ec5d552

 

Cadastrar um Agendamento

Um Agendamento é tudo aquilo que você disponibiliza horários para reserva. Se a sua empresa fornece quadras para atividades esportivas, é no Cadastro do Agendamento que você vai cadastrar cada uma das quadras e os horários disponíveis.

O sistema auxilia na geração dos horários conforme os parâmetros que são definidos no cadastro do Agendamento.  Para acessar a tela de Cadastro, acesso o menu Cadastros -> Agendamento -> Cadastrar Agendamentos. Uma tela similar a imagem abaixo será aberta

A tabela abaixo descreve a função de cada um dos campos

Nome da propriedade Descrição Validações
Descrição

A descrição/nome do agendamento que está sendo cadastrado. 

Uma empresa que fornece aluguel de quadras geralmente informará nesse campo o nome das suas quadras.

Uma mecânica pode informar na descrição o nome do serviço que está disponibilizando para agendamento.

 Campo obrigatório, texto livre
Valor Valor cobrado na reserva do horário. Neste campo é informado o valor padrão para reserva Campo não é obrigatório e pode ser deixado com valor igual a zero
Tempo da reserva (em minutos) Tempo de cada reserva (em minutos). Neste campo é esperado que você informe o tempo de duração da reserva. Se a reserva for de uma hora, informe 60

Campo obrigatório

O tempo informado não pode ser maior que o total de minutos entre a hora inicial e final
Intervalo entre cada reserva (em minutos) Tempo de intervalo que o sistema deve considerar entre uma reserva e outra. A necessidade deste intervalo depende do tipo de agendamento sendo cadastrado, um exemplo de uso pode ser o de uma clinica que precise de alguns minutos entre cada reserva para fazer uma limpeza do ambiente

Campo não obrigatório
Hora da primeira reserva no dia Informe a hora da primeira reserva que será disponibilizada. Exemplo: 08:00

Campo obrigatório
Hora da ultima reserva no dia Informa a hora final das reservas

Campo obrigatório
Observações Campo de texto livre

Campo não obrigatório
Desativado Ao marcar esta opção, o Agendamento é desativado e não é mais listado como uma opção para reservas

Campo não obrigatório
Ignorar estes dias da semana Selecione um ou mais dias em que a geração de horários deve ser ignorada. Por exemplo, no sábado e Domingo se a sua empresa não atende nestes dias

Campo não obrigatório
Não gerar horários entre Use esta opção se a geração de horários deve ser ignorada entre dois horários especificos. Por exemplo, entre 12:00 e 13:30, por exemplo.

Campo não obrigatório

 

Informado todos os campos, basta clicar em Gravar para salvar o Agendamento. Assim que o cadastro for salvo, os horários serão gerados. 

Se os horários que foram gerados não ficaram de acordo com o esperado, você pode desativar o agendamento e cadastrar outro. Não é possível editar os parâmetros de geração de um horário depois que já foi salvo

Consultar os horários gerados

Quando cadastramos um agendamento, os horários são gerados de forma automática pelo sistema conforme os parâmetros informados na tela e podemos consultar os horários através do menu Cadastros -> Agendamento -> Consultar horários gerados.

Na imagem abaixo temos um exemplo de agendamento gerado

Nesta tela podemos ver os horários gerados para cada dia da semana. No exemplo acima o horário inicial foi definido para as 15:00 até as 22:00.

Nesta tela ainda podemos editar o valor ou desativar algum dos horários gerados, basta marcar direto na Grid e depois clicar em Salvar.

Na tela é exibido dois campos, Valor e Valor Agendamento. O Valor Agendamento é o que foi definido no cadastro do Agendamento e será o valor padrão no cadastro. Ao definir um valor diferente para aquele horário, será assumido sempre este valor. Esta opção é útil em situações onde você deseja definir algum horário promocional

Reservar um horário

Para reservar um horário, acesse o menu Cadastros -> Agendamento -> Consultar Horários disponíveis. Uma tela similar a da imagem abaixo será aberta

 

 

Nesta tela é possível verificar os horários disponíveis, os já reservados, visualizar os detalhes, bloquear e cancelar.

Bloqueio/Desbloqueio de horário

O recurso de bloqueio de um horário é utilizado para não permitir uma reserva. Para bloquear, basta selecionar o horário desejado e clicar no botão Desbloquear/Bloquear horário, conforme a imagem abaixo

Ao clicar neste botão em um horário que está disponível, será exibido uma tela solicitando a data de validade do bloqueio e o motivo, conforme a imagem abaixo

No exemplo acima, este horário está bloqueado até o dia 30/06. 

Ao confirmar o bloqueio, o registro ficará em vermelho na tela de consulta e não estará disponível para reserva

Caso precise desbloquear o horário, basta clicar novamente no mesmo botão e confirmar a operação

Reservando um horário

Para reservar um horário, basta escolher o dia no calendário que é exibido no topo da tela, selecionar um ou mais registros e clicar no botão Reservar Horários, conforme o exemplo abaixo

Ao clicar em Reservar Horários, a tela abaixo será aberta

A tela será aberto com os horários selecionados. Neste caso o precisamos apenas definir se esta reserva será recorrente, se for, a opção Reserva Recorrente deve ser marcada. Esta opção deve ser marcada antes de informar o Parceiro Responsável, pois não é possível definir a recorrência da reserva depois que já foi salva.

No campo Parceiro Responsável informamos o cliente que está solicitando a reserva. Ao informar o Parceiro, a reserva será salva automaticamente.

O campo observação é opcional.

A reserva é salva automaticamente assim que o Parceiro é informado.

Visualizando os detalhes/Cancelando uma reserva

Para visualizar os detalhes ou cancelar uma reserva, basta selecionar a reserva e clicar no botão Ver Reserva, conforme o exemplo abaixo

Ao clicar no botão, a tela de Reserva é exibida e podemos ver os detalhes. É possível modificar o Parceiro e adicionar uma observação, mas não é possível mudar a data ou adicionar uma recorrência.

Se a reserva não está correta, você pode efetuar o Cancelamento, o que permite fazer uma nova reserva dos horários. Para cancelar, basta clicar no botão Cancelar Reserva indicado na imagem abaixo

Será exibido uma mensagem de confirmação e na sequencia o motivo do cancelamento. Informe um motivo e clique no OK. Ao fazer isso a reserva estará Cancelada e o horário disponível novamente.