Operação compra — fluxo dia-a-dia

Este capítulo descreve o passo-a-passo para registrar adiantamento a fornecedor (compra). O fluxo é simétrico ao de venda, mas com diferenças importantes — principalmente que o reconhecimento normalmente vem pela importação do XML do fornecedor.
Pré-requisito: configuração inicial concluída — incluindo a Operação de compra com "Gera Adiantamento" marcada (ver capítulo dedicado).
1. Gerar pedido de compra com adiantamento ao fornecedor

Menu Cadastros → Emissão de Pedido → tipo Compra

Selecionar fornecedor
Selecionar a operação de compra com adto (a configurada com "Gera Adiantamento")
Adicionar produtos
Gravar

O sistema gera uma Fatura de Adiantamento a Fornecedor (sinal contábil "-").
2. Pagar o adiantamento ao fornecedor
Via tela de pagamento padrão (Caixa Recebimento/Pagamento) — saída do banco para o fornecedor.
Após o pagamento, a Fatura de Adto fica com status LIQUIDADO.
3. Receber XML do fornecedor e importar
Quando o fornecedor emitir a NF da entrega e enviar o XML, importe pela tela dedicada:

Menu Cadastros → Importar XML

Selecionar o arquivo XML do fornecedor

Importante: clicar no botão "Relacionar Pedido" e selecionar o pedido de compra criado no passo 1
Selecionar a operação de compra normal (sem "Gera Adiantamento")
Gravar

O sistema automaticamente:

Reconhece o adto (vincula à NF importada)
Abate a Fatura de Despesa (gerada pela NF) no valor já adiantado

O exemplo acima considera a importação do XML para uma nota recebida, mas é possível lançar uma nota de compra pela tela de emissão de notas (uma NFe de importação por exemplo), que irá atender normalmente
4. Conferir no DRE
O DRE do mês da NF mostra o valor do adto como despesa reconhecida, sob a RD da operação da NF (não a RD "Adiantamento a Fornecedores").
Resumo do ciclo de vida

Mês
Ação
DRE
Balancete
Status do adto

1
Pedido compra + pagamento PIX ao fornecedor
—
+ R$ X "Adto a Fornecedores"
LIQUIDADO

2
XML do fornecedor importado
+ R$ X despesa reconhecida
—
RECONHECIDO

Caso: NF do fornecedor inclui IPI/ICMS-ST
Quando a NF do fornecedor tem impostos extras embutidos no total (IPI, ICMS-ST), o mesmo comportamento da venda acontece:

Adto cobre o valor das mercadorias (ex: R$ 1.000)
NF inclui impostos extras (ex: R$ 1.150 total)
Fatura de Despesa fica com saldo residual de R$ 150 (impostos) que devem ser pagos ao fornecedor separadamente