Operação compra — fluxo dia-a-dia
Este capítulo descreve o passo-a-passo para registrar adiantamento a fornecedor (compra). O fluxo é simétrico ao de venda, mas com diferenças importantes — principalmente que o reconhecimento normalmente vem pela importação do XML do fornecedor.
Pré-requisito: configuração inicial concluída — incluindo a Operação de compra com "Gera Adiantamento" marcada (ver capítulo dedicado).
1. Gerar pedido de compra com adiantamento ao fornecedor
O sistema gera uma Fatura de Adiantamento a Fornecedor (sinal contábil "-").
2. Pagar o adiantamento ao fornecedor
Via tela de pagamento padrão (Caixa Recebimento/Pagamento) — saída do banco para o fornecedor.
Após o pagamento, a Fatura de Adto fica com status LIQUIDADO.
3. Receber XML do fornecedor e importar
Quando o fornecedor emitir a NF da entrega e enviar o XML, importe pela tela dedicada:
O sistema automaticamente:
- Reconhece o adto (vincula à NF importada)
- Abate a Fatura de Despesa (gerada pela NF) no valor já adiantado
O exemplo acima considera a importação do XML para uma nota recebida, mas é possível lançar uma nota de compra pela tela de emissão de notas (uma NFe de importação por exemplo), que irá atender normalmente
4. Conferir no DRE
O DRE do mês da NF mostra o valor do adto como despesa reconhecida, sob a RD da operação da NF (não a RD "Adiantamento a Fornecedores").
Resumo do ciclo de vida
| Mês | Ação | DRE | Balancete | Status do adto |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Pedido compra + pagamento PIX ao fornecedor | — | + R$ X "Adto a Fornecedores" | LIQUIDADO |
| 2 | XML do fornecedor importado | + R$ X despesa reconhecida | — | RECONHECIDO |
Caso: NF do fornecedor inclui IPI/ICMS-ST
Quando a NF do fornecedor tem impostos extras embutidos no total (IPI, ICMS-ST), o mesmo comportamento da venda acontece:
- Adto cobre o valor das mercadorias (ex: R$ 1.000)
- NF inclui impostos extras (ex: R$ 1.150 total)
- Fatura de Despesa fica com saldo residual de R$ 150 (impostos) que devem ser pagos ao fornecedor separadamente