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Adiantamento de Pedidos

Este manual descreve o funcionamento do módulo de Adiantamento de Pedidos no sistema. Cada capítulo aborda uma área: Visão geral e conceito contábil (este capítulo) — fundamentos teóricos Configuração inicial — cadastros que devem ser feitos uma vez ao implantar Operação venda — fluxo dia-a-dia para pedidos com adto de cliente Operação compra — fluxo dia-a-dia para adto a fornecedor (via XML) Consulta de Adiantamentos — tela administrativa (Vincular NF, Desvincular, Devolver) Relatórios — DRE, Balancete, comportamento esperado Troubleshooting — erros comuns, casos especiais, glossário

Visão geral e conceito contábil

Este manual descreve o funcionamento do módulo de Adiantamento de Pedidos no sistema. Cada capítulo aborda uma área:

O que é: Tratamento contábil correto para situações em que o cliente paga (ou a empresa paga ao fornecedor) antes da emissão da Nota Fiscal. O adiantamento é registrado como passivo (cliente) ou ativo (fornecedor), virando receita ou despesa apenas quando a NF é emitida.

O problema do recebimento antecipado

Quando um cliente paga um pedido antes da empresa emitir a Nota Fiscal correspondente, esse dinheiro não é receita ainda. Segundo o CPC 47 / IFRS 15 (Receita de Contrato com Cliente), a receita só pode ser reconhecida quando a obrigação de performance for cumprida — ou seja, quando a mercadoria/serviço é efetivamente entregue (representado pela NF).

Até a NF ser emitida, esse dinheiro recebido é uma obrigação da empresa para com o cliente — um passivo chamado "Adiantamento de Clientes".

Simetricamente, quando a empresa paga adiantado a um fornecedor (antes da NF de entrada chegar), esse dinheiro é um ativo ("Adiantamento a Fornecedores") até o produto/serviço ser entregue.

Lançamentos contábeis

Venda — cliente adianta

Evento Débito Crédito
Recebimento do adiantamento Banco/Caixa (Ativo) Adiantamento de Clientes (Passivo)
Emissão da NF Adiantamento de Clientes (Passivo) Receita de Vendas
Devolução Adiantamento de Clientes (Passivo) Banco/Caixa (Ativo)

Compra — empresa adianta ao fornecedor

Evento Débito Crédito
Pagamento do adiantamento Adiantamento a Fornecedores (Ativo) Banco/Caixa (Ativo)
Recebimento da NF Despesa / Estoque Adiantamento a Fornecedores (Ativo)
Estorno Banco/Caixa (Ativo) Adiantamento a Fornecedores (Ativo)

Impacto nos relatórios

Estado da Fatura A (adto) DRE Balancete por RD/CC Tela Antecipações
Aberta (pedido criado, ainda não pago) — — —
Liquidada (cliente pagou) — + valor sob "Adto Clientes/Fornecedores" + saldo de adto
Reconhecida (NF emitida) + valor sob RD da NF (data da NF) (já registrado quando liquidou) saldo zerado
Devolvida — movimento de estorno saldo zerado

Regra-chave: o DRE só "vê" o adiantamento quando este é reconhecido pela emissão da NF. O Balancete por RD/Centro de Custo enxerga a movimentação financeira real (regime de caixa).

Estados da Fatura de Adiantamento

Ao longo de seu ciclo de vida, uma Fatura de Adiantamento (chamada internamente de "Fatura A") passa por estes estados:

Status Significado
ABERTO Adto criado mas ainda não pago (saldo > 0)
LIQUIDADO Cliente pagou (ou empresa pagou ao fornecedor), saldo = 0, mas a NF ainda não foi emitida
RECONHECIDO NF emitida — o adto agora conta no DRE da data da NF
DEVOLVIDO Adto foi estornado/devolvido — saldo zerado mas sem reconhecimento contábil

Estes estados são visíveis na tela Consulta de Adiantamentos (capítulo dedicado).

Configuração inicial

Esta configuração deve ser feita uma única vez ao implantar o módulo no cliente. Após concluída, o sistema está pronto para operar com adiantamentos.

Pré-requisitos: SQL Fase 1 executado, EDMX atualizado, sistema compilado e funcional.

1. Cadastrar a Receita/Despesa de "Adiantamento de Clientes"

Esta RD representa o passivo de adiantamentos de clientes (vendas).

  1. Menu Cadastros → Receitas e Despesas
  2. Botão Novo
  3. Preencher:
    • Descrição: Adiantamento de Clientes
    • Grupo: criar (ou usar) um grupo chamado Adiantamentos
    • Tipo: + (entrada/receita)
    • DRE: marcar "Não considerar no DRE" (campo idnDreNenhum)
  4. Salvar

Atenção: a flag "Não considerar no DRE" é crítica. Sem ela, o adiantamento contaria como receita imediatamente quando o cliente pagasse, contrariando o modelo de passivo.

2. Cadastrar a Receita/Despesa de "Adiantamento a Fornecedores"

Mesmo procedimento do item 1, mas:

3. Criar Operação que gera adiantamento (venda)

A operação é o "switch" que diz ao sistema "este tipo de pedido gera adiantamento". Você pode ter várias operações com essa configuração (uma por canal de venda, por exemplo).

  1. Menu Cadastros → Operações
  2. Botão Novo (ou editar uma operação existente de venda)
  3. Preencher os campos normais (descrição, CFOP, série, tipo de operação = Saída, etc.)
  4. Na seção Tipos de Operação, marcar:
    • Gerar Fatura ✓
    • Gera Adiantamento ✓ (checkbox novo)
  5. No campo Receita/Despesa Padrão, selecionar a RD criada no item 1 (Adiantamento de Clientes)
  6. Salvar

Ao salvar, se a RD apontada não tiver "Não considerar no DRE" marcado, o sistema mostra um aviso pedindo confirmação. Recomenda-se sempre marcar — mas é apenas alerta, não bloqueio.

4. Criar Operação que gera adiantamento (compra)

Similar ao item 3, mas:

5. (Opcional) Operador dedicado para API

Se a empresa for usar a API externa (e-commerce, integração), pode-se configurar um operador dedicado:

  1. Menu Cadastros → Operadores → criar um operador API_WEB (ou nome equivalente)
  2. No cadastro do Emitente, configurar o campo Operador API apontando para esse operador

Este passo é opcional e só relevante quando a API estiver em uso.

Checklist de aceitação

Após concluir a configuração, confirme:

Operação venda — fluxo dia-a-dia

Este capítulo descreve o passo-a-passo para vender com adiantamento de cliente, do pedido à emissão da NF e reconhecimento contábil.

Pré-requisito: configuração inicial concluída (ver capítulo dedicado).

1. Gerar pedido com adiantamento

  1. Menu Cadastros → Emissão de Pedido
  2. Selecionar o parceiro (cliente)
  3. Selecionar a operação cadastrada como adto (a que tem "Gera Adiantamento" marcado)
  4. Adicionar produtos normalmente
  5. Escolher a forma de pagamento (PIX, dinheiro, etc.)
  6. Gravar

O sistema irá gerar automaticamente uma Fatura de Adiantamento (internamente identificada como "Fatura A") com sinal contábil "+" (entrada/receita).

2. Receber o adiantamento

Após gravar o pedido, o sistema abre a tela de recebimento normalmente. Receba o valor à vista (PIX, dinheiro, cartão) ou registre boleto futuro — o fluxo é idêntico a qualquer outro recebimento.

Quando o cliente paga, a Fatura A é liquidada (saldo = 0). O movimento bancário/de caixa é registrado normalmente.

Neste momento o DRE ainda não conta nada — o adto está como passivo. O Balancete por RD mostra o valor sob "Adiantamento de Clientes".

3. Emitir Nota Fiscal (reconhecimento automático)

Quando chegar o momento de entregar a mercadoria/serviço, emita a NF normalmente pela tela Emissão de Nota Fiscal:

  1. Localizar o pedido com adto
  2. Faturar normalmente (a operação da NF pode ser diferente da do pedido — use a operação de venda normal, sem "Gera Adiantamento")
  3. Autorizar/emitir a NF

O sistema automaticamente:

  1. Vincula a Fatura de adiantamento à NF emitida (reconhecimento contábil)
  2. Abate a nova Fatura de Recebível (gerada pela NF) no valor do adto já recebido — assim o cliente não é cobrado em dobro

Cuidado se a NF tem ICMS-ST ou IPI: a Fatura de Recebível nasce com o valor TOTAL da NF (incluindo impostos), e o sistema abate apenas o valor do adto. Se o adto foi R$ 1.000 e a NF é R$ 1.150 (com impostos), sobrará um saldo de R$ 150 na Fatura de Recebível — esse resíduo é dos impostos extras e deve ser cobrado/recebido separadamente, ou negociado com o cliente.

4. Conferir no DRE

Após emitir a NF, gere o DRE do mês da NF:

Resumo do ciclo de vida (Cenário "100% adto PIX")

Mês Ação DRE Balancete Saldo adto na tela Consulta
1 Pedido + PIX recebido — + R$ 1.000 "Adto Clientes" R$ 1.000
3 NF emitida + R$ 1.000 Receita — R$ 0

Resumo do ciclo de vida (Cenário "Sinal parcial 50%")

Mês Ação Status no sistema DRE Balancete
1 Pedido R$ 10.000, R$ 5.000 PIX adto + R$ 5.000 a prazo Fatura A R$ 10.000 ABERTO + parcela à vista — + R$ 5.000 "Adto Clientes" (após PIX)
3 NF emitida Fatura A RECONHECIDO + Fatura B com resíduo + R$ 10.000 receita reconhecida —

O comportamento de "sinal parcial" (Cenário 2) usa uma Fatura para o adto E outra Fatura para o saldo a prazo. O usuário pode configurar essa divisão na hora de montar o pedido escolhendo formas de pagamento mistas.

Operação compra — fluxo dia-a-dia

Este capítulo descreve o passo-a-passo para registrar adiantamento a fornecedor (compra). O fluxo é simétrico ao de venda, mas com diferenças importantes — principalmente que o reconhecimento normalmente vem pela importação do XML do fornecedor.

Pré-requisito: configuração inicial concluída — incluindo a Operação de compra com "Gera Adiantamento" marcada (ver capítulo dedicado).

1. Gerar pedido de compra com adiantamento ao fornecedor

  1. Menu Cadastros → Emissão de Pedido → tipo Compra
  2. Selecionar fornecedor
  3. Selecionar a operação de compra com adto (a configurada com "Gera Adiantamento")
  4. Adicionar produtos
  5. Gravar

O sistema gera uma Fatura de Adiantamento a Fornecedor (sinal contábil "-").

2. Pagar o adiantamento ao fornecedor

Via tela de pagamento padrão (Caixa Recebimento/Pagamento) — saída do banco para o fornecedor.

Após o pagamento, a Fatura de Adto fica com status LIQUIDADO.

3. Receber XML do fornecedor e importar

Quando o fornecedor emitir a NF da entrega e enviar o XML, importe pela tela dedicada:

  1. Menu Cadastros → Importar XML
  2. Selecionar o arquivo XML do fornecedor
  3. Importante: clicar no botão "Relacionar Pedido" e selecionar o pedido de compra criado no passo 1
  4. Selecionar a operação de compra normal (sem "Gera Adiantamento")
  5. Gravar

O sistema automaticamente:

O exemplo acima considera a importação do XML para uma nota recebida, mas é possível lançar uma nota de compra pela tela de emissão de notas (uma NFe de importação por exemplo), que irá atender normalmente

4. Conferir no DRE

O DRE do mês da NF mostra o valor do adto como despesa reconhecida, sob a RD da operação da NF (não a RD "Adiantamento a Fornecedores").

Resumo do ciclo de vida

Mês Ação DRE Balancete Status do adto
1 Pedido compra + pagamento PIX ao fornecedor — + R$ X "Adto a Fornecedores" LIQUIDADO
2 XML do fornecedor importado + R$ X despesa reconhecida — RECONHECIDO

Caso: NF do fornecedor inclui IPI/ICMS-ST

Quando a NF do fornecedor tem impostos extras embutidos no total (IPI, ICMS-ST), o mesmo comportamento da venda acontece:

Consulta de Adiantamentos

A tela Consulta de Adiantamentos é o painel administrativo para gerenciar todos os adiantamentos em aberto, liquidados, reconhecidos e devolvidos.

Acesso à tela

Versão ainda não disponível no momento que o manual está sendo escrito, o caminho será atualizado aqui assim que definido

Colunas exibidas

Coluna Descrição
Cód. Código interno da Fatura de Adiantamento
Data Data do pedido / criação do adto
Tipo CLIENTE (venda) ou FORNECEDOR (compra)
Parceiro Razão social do cliente/fornecedor
Valor Valor original do adto
Saldo Saldo a receber/pagar (0 = liquidado)
Status ABERTO / LIQUIDADO / RECONHECIDO / DEVOLVIDO
Nº Pedido Pedido vinculado
NF Reconhec. Número da NF (ou movimento) que reconheceu este adto
Receita/Despesa Nome da RD configurada
Motivo Baixa Texto descritivo quando devolvido ou abatido

Ações disponíveis

Na ribbon superior da tela há três botões com ações administrativas:

Botão Ícone Quando usar
Vincular NF Corrente Adto foi liquidado mas a NF correspondente foi emitida sem vincular ao pedido — usar para fazer a vinculação manual
Desvincular NF Corrente quebrada NF foi vinculada por engano, ou NF foi cancelada
Devolver Adto Seta de retorno Cliente desistiu da compra — estornar o adiantamento (gera movimento bancário de saída)

Ação: Vincular NF manualmente

Use esta ação quando:

Passo a passo

  1. Selecionar a linha do adto na grid (status deve ser LIQUIDADO)
  2. Clicar no botão Vincular NF
  3. O sistema mostra um diálogo com as NFs candidatas — todas do mesmo parceiro+emitente, com mesmo sentido (saída para vendas / entrada para compras), autorizadas (cstat 100 ou 150)
  4. Selecionar a NF e clicar Vincular
  5. Confirmar

Após a vinculação, o adto aparecerá no DRE do mês da NF como receita/despesa.

Ação: Desvincular NF

Use esta ação quando:

Passo a passo

  1. Selecionar a linha do adto na grid (status deve ser RECONHECIDO)
  2. Clicar no botão Desvincular NF
  3. Confirmar (atenção: o sistema mostra um aviso de que o adto sairá do DRE)

Cuidado: desvincular um adto reconhecido faz com que ele saia do DRE do mês original da NF. Se o DRE daquele mês já foi fechado/auditado, isso pode gerar inconsistência. Use apenas em correções genuínas (NF errada/cancelada).

Ação: Devolver Adiantamento

Use quando o cliente desiste da compra (ou a empresa desiste de comprar do fornecedor) antes da NF ser emitida.

Pré-requisitos

Passo a passo

  1. Selecionar a linha do adto na grid
  2. Clicar no botão Devolver Adto
  3. Selecionar a conta bancária de onde sairá o dinheiro do estorno (para venda) ou onde entrará (para compra)
  4. Informar o motivo da devolução (obrigatório, livre)
  5. Clicar Confirmar Devolução
  6. Confirmar a MessageBox final

O que o sistema faz

Relatórios e comportamento contábil

Este capítulo descreve como os adiantamentos aparecem (ou não) nos relatórios principais do sistema.

DRE (Demonstrativo de Resultados)

O DRE opera em regime de competência — só registra receitas e despesas no momento em que elas são reconhecidas, não quando o dinheiro entra/sai.

Comportamento dos adiantamentos no DRE

Hierarquia de data para reconhecimento

Quando um adto é reconhecido por uma NF, o DRE usa esta ordem de preferência para determinar em qual mês contar:

  1. dataCompetencia da NF (se preenchida)
  2. dataEmissaoNotaFiscal (se preenchida)
  3. dataEmissao (fallback final)

Balancete por RD / Centro de Custo

O Balancete opera em regime de caixa — registra o movimento financeiro real 

Comportamento dos adiantamentos no Balancete

Balancete por grupo DRE

Este relatório agrupa por classificação no DRE (Receita / Despesa Fixa / Variável / etc.).

Como as RDs de adiantamento têm "Não considerar no DRE" marcado, não aparecem nesse relatório — comportamento intencional. O saldo de adto deve ser consultado na tela de Consulta de Adiantamentos ou no Balanço Patrimonial.

Consulta geral de Faturas

Na consulta geral de Faturas, as Faturas de adto aparecem normalmente. Para filtrar apenas adiantamentos, use a Consulta de Adiantamentos dedicada (capítulo dedicado neste manual).

Tabela resumo — onde o adto aparece

Relatório Adto aberto Adto liquidado Adto reconhecido
DRE — — + valor (no mês da NF)
Balancete por RD/CC — + valor sob "Adto Clientes/Fornecedores" (já registrado quando liquidou)
Balancete por grupo DRE — — —
Contas a Receber + valor — —
Borderô / Fluxo de Caixa — + valor —
Conciliação Bancária — + valor —
Consulta de Adiantamentos + (status ABERTO) + (status LIQUIDADO) + (status RECONHECIDO)

Exemplo prático — Cenário "100% adto"

Pedido R$ 10.000, cliente paga PIX em janeiro, NF emitida em março:

Mês DRE Balancete RD/CC Tela Antecipações
Janeiro (PIX) — + R$ 10.000 "Adto Clientes" R$ 10.000
Março (NF) + R$ 10.000 Receita — R$ 0

Exemplo prático — Cenário "50% adto + 50% boleto"

Pedido R$ 10.000, R$ 5.000 PIX em janeiro como adto + R$ 5.000 boletos para fev/mar/abr, NF emitida em março:

Mês DRE Balancete RD/CC Tela Antecipações
Janeiro + R$ 5.000 (Fatura B pela dataFatura) + R$ 5.000 "Adto Clientes" R$ 5.000
Fev — + R$ 1.667 receita boleto —
Março + R$ 5.000 (Fatura A reconhecida) + R$ 1.667 receita boleto R$ 0
Abril — + R$ 1.667 receita boleto —

Note como o DRE em março reconhece os R$ 5.000 do adto (que tinha sido pago em janeiro), enquanto os outros R$ 5.000 já tinham aparecido pela data da fatura no DRE de janeiro.

Troubleshooting e glossário

Casos especiais e cuidados

NF com impostos extras (ICMS-ST, IPI)

Quando a NF tem ICMS-ST ou IPI que somam ao valor total, surge uma diferença entre o valor do adto e o valor da NF:

O operador deve cobrar/receber esses R$ 150 separadamente, ou ajustar a operação para que o adto já inclua a expectativa de impostos. (É possível configurar os pedidos para calcularem impostos como IPI e ICMS ST)

Excluir pedido com adiantamento

Estado da Fatura de Adto Pode excluir o pedido?
ABERTA (sem pagamento) Sim, normalmente — não há dinheiro a estornar
LIQUIDADA (cliente pagou) Não. O sistema bloqueia e orienta usar "Devolver Adto"
RECONHECIDA (NF emitida) Não. Cancelar via fluxo fiscal (NF de devolução)

Excluir Pagamento de adto reconhecido

Se você tentar excluir um Pagamento que liquidou uma Fatura de adto já reconhecida em NF, o sistema bloqueia com a mensagem:

"Este Pagamento liquidou Faturas de Adiantamento JÁ RECONHECIDAS em NF... Desvincule esses adiantamentos via Consulta de Adiantamentos antes de excluir."

Solução: ir na Consulta de Adiantamentos, desvincular a NF do adto, depois voltar e excluir o pagamento.

Gerar boleto para Fatura de adto

O sistema bloqueia geração de boleto para Faturas de adto. Adto representa dinheiro a receber por outra via (PIX, depósito, dinheiro à vista) — não se cobra adto via boleto.

Se quiser que o cliente pague o adto via boleto a vencer, use a operação normal (sem "Gera Adiantamento") com forma de pagamento boleto. Só ative o adto quando o recebimento for confirmado.

Erros comuns e como resolver

"Operação marcada como 'Gera Adiantamento' exige uma Receita/Despesa Padrão"

Causa: tentou salvar uma operação com "Gera Adiantamento" marcado, mas sem preencher o campo R/D Padrão.

Solução: preencher o campo R/D Padrão apontando para a RD de adiantamento (ver capítulo "Configuração inicial").

"A Receita/Despesa não está marcada como 'Não Considerar no DRE'..."

Causa: ao salvar a operação, o sistema detectou que a RD apontada não tem a flag "Não considerar no DRE" marcada.

Solução: confirmar Sim para continuar (o adto contará no DRE imediatamente, contra o modelo recomendado) OU cancelar, ir na RD e marcar a flag, depois voltar.

"Esta Fatura é um Adiantamento de Pedido LIQUIDADO. Não pode ser removida diretamente..."

Causa: tentou excluir uma Fatura de Adto liquidada — há dinheiro real movimentado que precisa ser estornado contabilmente.

Solução: usar a ação Devolver Adto na Consulta de Adiantamentos para fazer o estorno bancário registrado.

"Existem Faturas de Adiantamento ABERTAS nos pedidos desta NF..."

Causa: tentou emitir a NF de um pedido cuja Fatura de Adto ainda não foi liquidada (cliente não pagou o adto ainda).

Solução: ir na tela de Caixa Recebimento, liquidar a Fatura de Adto, depois retornar e emitir a NF.

"Este Pagamento liquidou Faturas de Adiantamento JÁ RECONHECIDAS em NF..."

Causa: tentou excluir um Pagamento que liquidou um adto que já foi reconhecido (NF emitida).

Solução: desvincular o adto da NF primeiro (ação Desvincular NF na Consulta de Adiantamentos), depois excluir o Pagamento.

Adto não aparece como reconhecido após emitir a NF

Possíveis causas:

Solução: usar a ação Vincular NF na Consulta de Adiantamentos para vincular manualmente.

Glossário

Termo Significado
Adiantamento Pagamento (ou recebimento) feito antes da emissão da Nota Fiscal correspondente
Fatura de Adto (Fatura A) Fatura interna do sistema com origem 3 que representa o adiantamento (passivo ou ativo)
Fatura de Recebível (Fatura B) Fatura interna criada pela emissão/importação da NF — representa o recebível/pagável normal
Reconhecimento Ato de vincular um adiantamento a uma NF emitida, transformando o passivo/ativo em receita/despesa contábil
Vinculação Sinônimo de reconhecimento
Devolução Estorno bancário do adiantamento — usado quando o pedido é cancelado antes da NF
Liquidação Pagamento (ou recebimento) que zera o saldo da Fatura — diferente do reconhecimento
Abatimento Redução do saldo da Fatura de Recebível em valor já adiantado — feita automaticamente pelo sistema na emissão/importação da NF
Sinal contábil Indicador "+" (receita/entrada) ou "-" (despesa/saída) da Fatura
CPC 47 / IFRS 15 Norma contábil brasileira/internacional que define quando uma receita pode ser reconhecida
RD Receita/Despesa (cadastro de classificação contábil)
cstat Código de status da NF na SEFAZ. 100 = autorizada; 150 = autorizada fora de prazo
origemFatura Campo interno da Fatura que classifica de onde veio: 1=Pedido, 2=NotaFiscal, 3=PedidoAdiantamento, 4=OrdemServico, 5=Manual, 6=Agrupamento, 7=AdiantamentoManual (legado)
idnDreNenhum Flag da RD que indica "não considerar no DRE" — essencial para RDs de adiantamento

Suporte

Em caso de dúvidas operacionais ou comportamentos inesperados:

  1. Conferir as seções "Casos especiais" e "Erros comuns" deste capítulo
  2. Verificar os filtros da operação e da RD (capítulo "Configuração inicial")
  3. Reproduzir o cenário em ambiente de teste com dados controlados
  4. Contatar o suporte do sistema com:
    • Número do pedido
    • Códigos da(s) Fatura(s) envolvida(s)
    • Print da tela e mensagem de erro
    • Descrição do que esperava acontecer

Versão deste manual: Rev 1 — 2026-05-21